Sewa acara diukur dalam pengiriman, bukan item baris. Satu pernikahan bisa mencapai delapan puluh baris — meja bundar, kursi chiavari, linen, gelas, lantai dansa — dikirim ke tempat dengan jendela akses dua jam dan diambil pada tengah malam hari Minggu. Stok yang sama dijanjikan untuk tiga pekerjaan pada akhir pekan yang sama, jadi ketersediaan harus tepat hingga hari, bukan minggu. Kemudian semuanya dihitung kembali, dicuci, dan dikemas ulang sebelum Selasa, dengan kekurangan dikenakan biaya saat bukti masih segar. Perangkat lunak mendapatkan tempatnya di mana volume berada: revisi penawaran, ketersediaan di acara yang tumpang tindih, daftar pengambilan yang dapat dipercaya oleh pemuat, dan faktur yang mencerminkan apa yang benar-benar kembali.
Kategori peralatan yang kami dukung
Tantangan umum dalam penyewaan acara
Pesanan multi-item yang kompleks
Satu pesanan pernikahan dapat mencapai puluhan baris, dibagi di alamat pengiriman dan tanggal acara. Satu baris yang terlewat di kantor ditemukan oleh klien pada hari itu, di depan tamu mereka.
Waktu putar yang ketat antara acara
Peralatan meninggalkan satu acara pada Minggu malam dan dibutuhkan pada Selasa pagi. Di antaranya harus dihitung, dicuci, diperiksa, dan dikemas ulang, sementara ketersediaan tetap jujur untuk semua yang sudah dipesan.
Penagihan sewa yang kompleks secara akurat
Sewa multi-hari, multi-item membawa biaya pengiriman dan pengambilan, tarif paruh minggu, kekurangan, dan pengembalian terlambat. Menghitung itu secara manual mengundang kesalahan, dan kesalahan setelah acara berubah menjadi nota kredit dan panggilan telepon yang canggung.
Akses tempat dan pengiriman tepat waktu
Tempat memberi Anda jendela, bukan hari. Tempat pemuatan, lift, urutan pembangunan tenda, dan waktu mulai acara semuanya harus selaras, dan van yang tiba terlambat diingat lama setelah acara.
Kekurangan dan kerusakan saat pengembalian
Gelas, peralatan makan, dan linen kembali dalam keadaan kurang, pecah, atau bernoda. Kecuali jumlah dan kondisinya dicatat terhadap pekerjaan dengan bukti, biaya kekurangan diperdebatkan dan kerugian tetap pada Anda.
Kekurangan stok di musim puncak
Setiap Sabtu di bulan Juni dipesan sekaligus. Menutupi celah berarti menyewa kursi atau lantai dansa dari pemasok lain dengan pemberitahuan singkat, kemudian melacak biaya itu dan pengembaliannya terhadap acara yang tepat.
Bagaimana Renttix membantu
Bangun pesanan besar sekali
Gunakan wizard pesanan lengkap atau layar pesanan cepat untuk membangun daftar baris panjang dengan cepat, dan simpan kombinasi berulang sebagai bundel. Menambahkan bundel menempatkan setiap item ke pesanan sebagai barisnya sendiri, dengan tarif diskon bundel dan dikelompokkan di bawah nama bundel, sehingga inventaris dan pengiriman masih melihat setiap item.
Ketersediaan di acara yang tumpang tindih
Ketersediaan diperiksa untuk jendela sewa yang tepat, termasuk baris berbasis kuantitas seperti kursi dan gelas. Jendela pemeliharaan yang direncanakan dan unit yang ditahan keluar secara otomatis, sehingga tidak ada yang dijanjikan dua kali di akhir pekan yang sibuk.
Pengiriman tepat waktu dan perencanaan rute
Setiap pesanan membawa jendela waktu pengiriman, kontak situs, dan instruksi pengemudi. Papan pengiriman merencanakan hari berdasarkan rute, dan batas kendaraan dalam kilogram atau meter kubik mencegah van dimuat melebihi kapasitasnya.
Pengambilan dan pengembalian yang dihitung
Pengambilan dan pengembalian gudang dijalankan dari daftar pengambilan dengan pemindaian barcode, dan antrean depot menjaga setiap pesanan bergerak melalui persiapan. Laporan kerusakan menangkap foto terhadap pekerjaan, sehingga biaya kerusakan dan kekurangan membawa bukti.
Penagihan yang sesuai dengan sewa
Definisi tarif dan aturan durasi sewa menerapkan biaya harian, mingguan, dan paruh minggu secara konsisten. Jalankan faktur dan batch mengangkat dokumen, dan nota kredit dikeluarkan dan dilacak di tempat yang sama ketika sesuatu perlu disesuaikan.
Sewa silang tanpa kehilangan margin
Ketika Anda kekurangan, buat sub-sewa terhadap acara yang dicakupnya, buat pesanan pembelian pemasok, dan lacak melalui konfirmasi, dalam sewa, dan dikembalikan, sehingga lantai dansa yang disewa kembali ke pemasok yang tepat.
Alur kerja utama
Pertanyaan dan penawaran
Bangun penawaran dari katalog Anda, revisi saat klien mengubah jumlah tamu, dan kirim untuk persetujuan. Revisi disimpan, sehingga Anda dapat melihat apa yang berubah antara versi dua dan versi lima.
Konfirmasi, deposit, dan perjanjian
Ubah penawaran yang disetujui menjadi pesanan tanpa mengetik ulang. Ambil deposit sebagai persentase atau jumlah tetap melalui tautan pembayaran aman, dan kirim perjanjian sewa untuk tanda tangan elektronik.
Persiapan dan pengambilan
Daftar pengambilan pergi ke gudang, di mana setiap item dipindai keluar terhadap barisnya pada pesanan. Pesanan antre pengiriman paling awal terlebih dahulu, dan pengambilan tidak dapat ditandatangani sementara baris masih kurang kecuali seseorang menimpanya, sehingga peti gelas yang hilang ditemukan di halaman daripada di tempat.
Pengiriman, pembangunan, dan pengumpulan
Pekerjaan mendarat di papan pengiriman dengan jendela waktunya, kontak situs, dan instruksi pengemudi. Pelanggan mendapatkan pesan ETA dan tautan pelacakan, dan pengumpulan direncanakan sebagai pemberhentian tersendiri.
Check-in dan faktur
Pengembalian dihitung di depot, kekurangan dan kerusakan diangkat sebagai laporan kerusakan dengan foto, dan jalankan faktur mengambil sewa, biaya pengiriman, dan tambahan dalam satu kali.
Integrasi terkait
Stripe
Ambil deposit dan saldo melalui tautan pembayaran sebelum acara, dan biarkan pelanggan menyelesaikan faktur mereka dari portal. Pesanan ditandai dibayar hanya setelah Stripe mengonfirmasi pembayaran, bukan saat tautan dikirim.
Xero
Dorong faktur dan nota kredit ke Xero sehingga penagihan acara mencapai akun Anda tanpa mengetik ulang, dan pembayaran direkonsiliasi terhadap pekerjaan yang mereka miliki.
QuickBooks
Sinkronisasi akuntansi yang sama untuk QuickBooks Online, dengan catatan pelanggan dan pemasok tetap selaras, sehingga faktur acara dan nota kredit mendarat di buku besar Anda tanpa mengetik ulang.
Twilio
Kirimkan pesan ETA kepada pelanggan saat pengemudi menandai pekerjaan dalam perjalanan, dengan tautan pelacakan langsung, sehingga koordinator tempat tahu kapan van tiba tanpa menelepon kantor Anda.
Google Maps
Alamat tempat dipilih dari autocomplete saat pesanan diketik dan dikodekan saat disimpan, sehingga rumah pedesaan atau pintu masuk lapangan mendarat di peta dengan koordinat yang dapat dicocokkan oleh papan pengiriman dengan rute.
Calendar feed
Berlangganan jadwal operasi dari Google Calendar, Outlook, atau Apple Calendar, sehingga setiap pengiriman dan pengumpulan duduk di buku harian yang sudah dibuka tim Anda.
Pertanyaan umum
Ya. Pesanan dibangun baris demi baris dari katalog Anda, dan kombinasi berulang dapat disimpan sebagai bundel. Menambahkan bundel menempatkan setiap itemnya ke pesanan sebagai barisnya sendiri, dengan tarif diskon bundel dan dikelompokkan di bawah nama bundel, sehingga inventaris dan pengiriman masih melihat setiap item. Pesanan panjang dapat dibuat melalui wizard pesanan lengkap atau layar pesanan cepat, dan daftar pengambilan dihasilkan dari apa yang ada di pesanan.
Ketersediaan diperiksa terhadap jendela sewa yang tepat daripada satu minggu penuh, sehingga acara Jumat dan Minggu yang tumpang tindih terlihat sebagai konflik yang mereka alami. Stok berbasis kuantitas seperti kursi dan gelas dikumpulkan dan dihitung, dan unit dalam pemeliharaan, ditandai rusak atau ditahan dikecualikan dari angka yang tersedia.
Pengembalian diperiksa di depot, dan apa pun yang kurang atau rusak diangkat sebagai laporan kerusakan terhadap pesanan dengan foto terlampir. Catatan tersebut duduk dengan pekerjaan, sehingga biaya dapat dijelaskan dengan bukti daripada ingatan. Jika biaya kemudian perlu dibalik, nota kredit diangkat dan dilacak di tempat yang sama.
Ya. Setiap pesanan dapat membawa deposit sebagai persentase atau jumlah tetap, dan pelanggan membayar melalui tautan aman yang dapat Anda kirim melalui email dari pesanan. Deposit keamanan yang dapat dikembalikan diambil sebagai penahanan kartu daripada biaya berjalan di Airwallex, di mana ia ditempatkan, ditangkap, atau dilepaskan dari pesanan itu sendiri. Status deposit duduk di pesanan bersama dengan saldo yang belum dibayar.
Ya. Buat sub-sewa terhadap acara yang dicakupnya, catat pemasok dan biaya yang disepakati, dan buat pesanan pembelian darinya. Sewa dilacak melalui konfirmasi, dalam sewa, dan dikembalikan, dengan kaki keluar dan kembali serta bukti pengiriman, sehingga stok yang disewa kembali tepat waktu dan biaya menutupi acara duduk terhadap pesanan yang diangkat untuknya.
Keduanya. Produk dapat berbasis kuantitas — lima ratus kursi dihitung sebagai kumpulan — atau berbasis aset, di mana setiap unit membawa nomor, riwayat, dan catatan kondisinya sendiri. Sebagian besar bisnis acara menjalankan campuran: kursi, linen, dan gelas berdasarkan kuantitas, dengan lantai dansa, generator, dan panggung dilacak sebagai aset individu.
Siap memodernisasi operasi penyewaan Anda?
Pembayaran + deposit diaktifkan • Penyiapan cepat • Uji coba tanpa kartu kredit