Sewa AV dan produksi bergantung pada daftar peralatan, bukan satuan barang. Ballroom konferensi, panggung festival, atau roadshow perusahaan memerlukan ratusan item — meja, amplifier, line array, lampu bergerak, truss, motor, distro, komunikasi, dan kabel — dikemas dalam kotak penerbangan dan dimuat dalam urutan tertentu. Tanggal tidak berubah. Muat masuk adalah Kamis, terlepas dari apakah mikrofon radio cadangan kembali dari pekerjaan terakhir. Sebagian besar perusahaan menjalankan campuran stok milik sendiri dan sewa silang, dan area persiapan adalah titik kemacetan: semuanya harus diuji, dikemas, dan diperiksa sesuai spesifikasi sebelum truk berangkat. Perangkat lunak mendapatkan tempatnya dengan menyimpan ketersediaan, persiapan, dan dokumen di satu tempat, sehingga gudang dan kantor melihat pekerjaan yang sama.
Kategori peralatan yang kami dukung
Tantangan umum dalam penyewaan AV dan produksi
Daftar peralatan dengan ratusan item
Spesifikasi satu pertunjukan mencakup beberapa ratus item di bidang suara, pencahayaan, video, dan kabel. Membangun kembali daftar itu secara manual untuk setiap permintaan lambat, dan adaptor yang terlewat ditemukan di lokasi daripada di gudang.
Tanggal masuk yang tidak pernah berubah
Acara tidak bisa ditunda. Jika pekerjaan yang kembali terlambat atau item gagal dalam tes PAT, kru berikutnya tetap memuat pada pukul enam pagi Kamis. Anda memerlukan hari bentrok sebelumnya, bukan pada hari itu.
Pertunjukan yang tumpang tindih, satu area persiapan
Akhir pekan yang sibuk menumpuk tiga atau empat pekerjaan di atas satu sama lain. Rak amplifier yang sama berputar semalam di antara dua di antaranya, dan gudang tidak memiliki urutan kerja yang dapat diandalkan selain siapa yang berteriak paling keras.
Sewa silang yang tidak ada catatannya
Ketika Anda kekurangan, Anda menyewa dari perusahaan di jalan. Peralatan tiba, keluar untuk pekerjaan, dan kembali. Enam minggu kemudian faktur pemasok datang dan tidak ada yang yakin pertunjukan mana yang dimaksud.
Mengejar peralatan setelah pembongkaran
Pembongkaran terjadi pada pukul dua pagi dalam gelap. Kotak kembali ke truk yang salah, kabel tetap di atap, dan item yang hilang hanya muncul ketika pekerjaan berikutnya membutuhkannya dan truk sedang dimuat.
Sertifikat uji yang diminta oleh tempat
Tempat menginginkan dokumen sebelum mereka membiarkan Anda masuk ke pintu dermaga. Setiap item utama memerlukan catatan PAT dan setiap hoist rantai dan sling memerlukan tanggal LOLER, disimpan per unit daripada per baris katalog.
Bagaimana Renttix membantu
Paket dan bundel yang dipesan bersama
Definisi peralatan mencatat apa yang terkandung dalam unit lengkap — meja, PSU-nya, kabelnya — dan Renttix memeriksa komposisi langsung terhadap daftar itu ketika unit diperiksa kembali. Bundel adalah paket tingkat katalog: menambahkan satu menulis setiap produk anak ke dalam pesanan sebagai barisnya sendiri, masing-masing dengan snapshot tarif dan pajaknya sendiri dan diskon bundel diterapkan, diberi label dengan bundel asalnya.
Ketersediaan di seluruh armada
Tampilan ketersediaan pada kalender pemesanan adalah grid per produk, per hari untuk jendela yang Anda pilih, difilter berdasarkan depot atau kategori. Anda melihat hari bentrok sebelum pekerjaan dikonfirmasi, bukan setelahnya.
Persiapan dan pengiriman berbasis pemindaian
Antrian persiapan gudang mencantumkan pesanan berdasarkan pengiriman terdekat. Pemilih memindai barcode, tag RFID, atau nomor aset terhadap baris pesanan, sehingga kotak yang salah gagal di rak. Menyelesaikan pemilihan menandai pekerjaan siap untuk dikirim.
Sewa silang dicatat pada pesanan
Sewa silang mencatat pemasok, jumlah, tarif sewa, biaya yang disepakati, dan periode sewa terhadap baris pesanan yang dicakupnya, dengan pesanan pembelian terkait dan apakah itu datang ke depot Anda atau langsung ke lokasi.
Rezim inspeksi yang mengatur pemesanan
Atur PAT, LOLER, atau rezim Anda sendiri dengan interval dan cakupan. Ketika unit terlambat, Anda memilih kebijakan: melacaknya diam-diam, memperingatkan saat pemesanan, atau mengecualikannya dari ketersediaan sehingga tidak dapat mencapai tempat.
Check-in dengan pencatatan kondisi
Pengembalian dipindai di gerbang triase dengan daftar periksa, dengan penilaian kondisi dan foto. Kegagalan mengarahkan unit ke antrian bengkel dan menaikkan pekerjaan perbaikan, dan peralatan yang rusak tidak akan dipesan untuk pertunjukan berikutnya.
Alur kerja utama
Spesifikasi dan penawaran
Permintaan datang sebagai spesifikasi teknis. Bangun penawaran baris demi baris, dengan baris layanan untuk kru dan pengiriman di samping peralatan, dan kirim ke portal pelanggan untuk dilihat, dikomentari, dan diterima. Penawaran yang diterima langsung menjadi pesanan.
Konfirmasi dan alokasi
Tanggal pasti, jendela pengiriman, dan alamat lokasi dicantumkan pada pesanan, dengan kontak lokasi dan instruksi khusus untuk pengemudi — kode gerbang, waktu dermaga, catatan akses. Aset dialokasikan ke baris, dan pekerjaan muncul di kalender pemesanan dan papan pengiriman.
Persiapan dan pengepakan
Pesanan masuk ke antrian persiapan gudang. Setiap item dipindai terhadap barisnya, dan daftar pengambilan serta catatan pengiriman dicetak. Menyelesaikan pemilihan menandai pekerjaan siap untuk dimuat.
Muat masuk dan serah terima
Papan pengiriman menunjukkan rute hari itu. Pengemudi menjalankan rute, mengambil foto dan tanda tangan sebagai bukti pengiriman, dan pelanggan dapat mengikuti pekerjaan melalui tautan pelacakan.
Pembongkaran, check-in, dan faktur
Peralatan dipindai kembali di gerbang triase dengan kondisi dicatat. Kerusakan menaikkan laporan terhadap pesanan. Pekerjaan kemudian masuk ke dalam proses faktur, dengan biaya sewa silang dan biaya kerusakan yang dilampirkan.
Integrasi terkait
Xero
Faktur dan nota kredit didorong ke Xero terhadap kode akun yang dipetakan, sehingga apa yang kantor Anda buat untuk pertunjukan adalah apa yang dilihat akuntan Anda, tanpa mengetik ulang.
QuickBooks
Rute dorong yang sama untuk QuickBooks, dengan catatan pelanggan dan kode pajak disinkronkan antara kedua sistem sehingga detail akun tidak terpisah.
Google Maps
Geocode alamat tempat dan lokasi sehingga titik pengiriman duduk dengan benar pada peta pengiriman dan perencanaan rute bekerja dari koordinat nyata daripada kode pos yang diketik.
Twilio
Ketika pengemudi menandai rute, kontak lokasi mendapatkan SMS dengan ETA dan tautan pelacakan langsung, sehingga seseorang berada di dermaga ketika truk tiba.
Calendar feed
Berlangganan jadwal pengiriman sebagai umpan iCal di Google, Outlook, atau Apple Calendar, sehingga manajer proyek melihat rute minggu ini tanpa masuk ke sistem.
HubSpot
Pelanggan didorong sebagai kontak dan perusahaan, dan setiap pesanan menjadi kesepakatan yang tahapannya mengikuti pekerjaan hingga dibayar, sehingga permintaan dan pekerjaan pertunjukan berulang tetap di CRM tanpa mengetik ulang.
Pertanyaan umum
Ya. Bundel adalah paket tingkat katalog: Anda membangun paket sekali, dan menambahkannya ke pesanan menulis setiap produk anak sebagai barisnya sendiri, dihargai dari tarifnya sendiri dengan diskon bundel diterapkan dan diberi label dengan bundel asalnya. Definisi peralatan adalah hal yang terpisah — mereka mencatat apa yang terkandung dalam unit lengkap, dan komposisi langsung diperiksa terhadap daftar itu ketika unit diperiksa kembali. Anda menyesuaikan baris yang diperluas untuk pertunjukan tertentu daripada mengetik ulang daftar.
Ketersediaan diperiksa terhadap tanggal pada pesanan, dan tampilan ketersediaan pada kalender pemesanan menunjukkan grid per produk, per hari untuk jendela yang Anda pilih, difilter berdasarkan depot atau kategori. Stok yang sudah terikat pada pekerjaan tidak bebas untuk yang lain. Unit dengan inspeksi yang terlambat juga dapat dikecualikan dari ketersediaan.
Ya. Sewa silang mencatat pemasok, produk, jumlah, tarif sewa, biaya yang disepakati, dan periode sewa terhadap baris pesanan yang dicakupnya. Anda menetapkan apakah itu masuk ke depot Anda atau langsung ke lokasi, menghubungkan pesanan pembelian, dan memindahkannya melalui Dikonfirmasi, Disewa, dan Dikembalikan dengan catatan pergerakan untuk pelacakan dan bukti pengiriman.
Ya. Jenis inspeksi diatur dengan interval, cakupan, dan kebijakan untuk unit yang terlambat — abaikan, peringatkan saat pemesanan, atau blokir unit dari ketersediaan. PAT dan LOLER dikirim sebagai preset bersama rezim regional lainnya. Pengingat muncul sebelum kedaluwarsa, dan laporan pemeliharaan yang jatuh tempo mencantumkan apa yang akan datang berdasarkan depot.
Antrian persiapan pesanan diurutkan berdasarkan pengiriman terdekat. Pemilih memindai barcode, tag RFID, atau nomor aset, dan setiap pemindaian divalidasi terhadap baris pesanan, sehingga item yang salah gagal di rak daripada di lokasi. Menyelesaikan pemilihan menandai pesanan siap untuk dikirim. Pengembalian dipindai kembali dengan kondisi dan foto dicatat.
Baris layanan duduk di samping baris sewa pada pesanan yang sama dan dapat ditagih per kunjungan, per jam, per hari, per minggu, atau sebagai jumlah tetap, sehingga waktu teknisi dan biaya pengiriman dikutip dengan peralatan, dibawa ke pesanan ketika penawaran dikonversi dan dijumlahkan dengan pajaknya pada pro-forma. Proses faktur terjadwal menagih baris sewa — biaya layanan tidak mengalir ke dalamnya sendiri. Jadwal staf, ketersediaan, dan lembar waktu ditangani secara terpisah di bawah Workforce.
Siap memodernisasi operasi penyewaan Anda?
Pembayaran + deposit diaktifkan • Penyiapan cepat • Uji coba tanpa kartu kredit