रेंटल डिस्पैच सॉफ्टवेयर: डिलीवरी, ड्राइवर और उपकरण की योजना कैसे बनाएं

एक डिपो से एक ग्राहक तक एक ही उपकरण पहुंचाना एक सुलझी हुई समस्या है: एक ड्राइवर चुनें, उसे एक पता दें, और वह निकल पड़े। एक ही दिन में बारह या बीस उपकरण बारह या बीस अलग-अलग ग्राहकों तक पहुंचाना, कुछ डिलीवर किए जा रहे हैं, कुछ वापस लिए जा रहे हैं, कुछ पहले से ही सुबह के तय स्लॉट के लिए प्रतिबद्ध हैं, कुछ लचीले हैं, एक बिल्कुल अलग समस्या है। यह जितना शेड्यूलिंग का मामला है, उतना ही सीक्वेंसिंग का भी: कौन-से स्टॉप एक-दूसरे के पास हैं, कौन-सा ड्राइवर पहले से ही उस दिशा में जा रहा है, और कौन-से पते वाकई पहुंच में हैं, यह रूट तय होने से पहले पता कर लिया जाए, बजाय इसके कि वैन लोड होकर निकल जाने के बाद पता चले।

रेंटल डिस्पैच का यही वह हिस्सा है जिस पर सबसे कम ध्यान दिया जाता है। ड्राइवर के निकलने के बाद क्या होता है, इस बारे में बहुत कुछ कहा जा सकता है, सड़क पर वे जिस ड्राइवर ऐप का इस्तेमाल करते हैं उससे लेकर ग्राहक के इंतज़ार के दौरान दिखने वाले डिलीवरी अनुभव तक, और हैंडओवर के समय ठोस सबूत जुटाने के बारे में तो और भी बहुत कुछ। यह लेख इन सबसे पहले वाले कदम के बारे में है: ऑफिस में योजना बनाने वाली स्क्रीन, जहां दिन का राउंड असल में बनता है, इससे पहले कि कोई ड्राइवर डिपो से निकले। अगर राउंड ठीक से नहीं बनाया गया, तो न तो कोई बेहतरीन ऐप और न ही हैंडओवर का कोई सबूत उसे ठीक कर पाएगा जो आगे होता है, एक ड्राइवर जो एक ही दिन में एक ही पिन कोड को तीन बार पार करता है, एक स्टॉप जिसके सर्विस एरिया से बाहर होने का पता तब तक नहीं चला जब तक ड्राइवर वहां जाकर खड़ा नहीं हो गया, या किसी नियमित ग्राहक की साप्ताहिक विज़िट भूल जाना क्योंकि किसी ने पिछले हफ्ते की लिस्ट से राउंड दोबारा नहीं बनाया।

दिन के राउंड की शुरुआत उन बुकिंग से होनी चाहिए जो पहले से मौजूद हैं, न कि उस सुबह रूट प्लान कर रहे किसी व्यक्ति द्वारा नए सिरे से टाइप की गई लिस्ट से। एक रेंटल ऑर्डर में डिलीवरी का पता, बाहर जा रहे या वापस आ रहे आइटम, साइट पर संपर्क व्यक्ति और संबंधित तारीखें पहले से मौजूद होती हैं, क्योंकि यह जानकारी ऑर्डर लेते समय दर्ज की गई थी, डिस्पैच के समय गढ़ी नहीं गई थी। इनमें से किसी भी जानकारी को अलग प्लानिंग टूल में फिर से टाइप करना ही वह जगह है जहां गलतियां घुसती हैं: पिन कोड में उलटा हुआ अंक, गलत लाइन से कॉपी किया गया संपर्क नंबर, आइटम की मात्रा जो असल में कोट की गई मात्रा से चुपचाप अलग हो जाए।

Renttix में, डिलीवरी और पिकअप जॉब सीधे एक डिस्पैच बोर्ड पर प्लान किए जाते हैं, जो किसी अलग स्प्रेडशीट के बजाय खुद ऑर्डर से जानकारी लेते हैं। यह सुनने से कहीं ज़्यादा मायने रखता है: दिन का राउंड प्लान करने वाला व्यक्ति उसी रिकॉर्ड पर काम कर रहा होता है जिसमें ग्राहक का ऑर्डर मौजूद है, इसलिए ऑर्डर में किया गया कोई बदलाव, बदली हुई मात्रा, अलग साइट संपर्क, दोबारा तय की गई तारीख, वही बदलाव है जो बोर्ड पर दिखता है, न कि कुछ ऐसा जिसे अलग से रूट प्लान संभालने वाले व्यक्ति तक पहुंचाना पड़े।

जब दिन के जॉब बन जाते हैं, तो अगला काम है उन्हें ऐसे क्रम में सजाना जिसे कोई ड्राइवर वाकई एक सही तरतीब में पूरा कर सके। इसमें कुछ भी असाधारण नहीं है: पास-पास स्थित डिलीवरी और पिकअप को एक ही रूट में समूहबद्ध करना, बजाय इसके कि एक ड्राइवर पूरे शहर में इधर-उधर भटके जबकि दूसरा ड्राइवर तीन गलियां दूर काम संभाले, रूट प्लानिंग का एक बुनियादी और अच्छी तरह समझा गया सिद्धांत है। इसका फायदा साफ है: कम दूरी, स्टॉप के बीच कम बर्बाद होने वाला समय, और एक ऐसा राउंड जिसे ड्राइवर अपने दिमाग में रख सके, न कि वह जो सैटनैव द्वारा स्टॉप-दर-स्टॉप तय हो, जिसे यह अंदाज़ा ही न हो कि आगे क्या आने वाला है।

डिस्पैच बोर्ड पर, जॉब को रूट के हिसाब से समूहबद्ध किया जाता है और सीधे ड्राइवरों को सौंपा जाता है, ताकि दिन प्लान कर रहा व्यक्ति राउंड का पूरा स्वरूप बनते हुए देख सके: कौन-से स्टॉप साथ में जाने चाहिए, किस ड्राइवर का दिन पहले से हल्का है और वह एक और जॉब ले सकता है, और कौन-से जॉब अभी तक किसी को नहीं सौंपे गए हैं। डिस्पैच बोर्ड पर यह तस्वीर बनाना, बजाय एक प्रिंटेड लिस्ट और अलग नक्शे के बीच तालमेल बिठाने के, राउंड को एक ही योजना बना देता है, न कि कई ऐसे दस्तावेज़ जिन्हें ड्राइवरों के निकलने तक आपस में मेल खाना ज़रूरी हो।

डिस्पैच प्लानिंग में सबसे ज़्यादा बचाई जा सकने वाली समस्याओं में से एक है ऐसा पता जिसे शुरुआत में ही स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए था। फोन पर ली गई बुकिंग, या नए ऑर्डर के लिए दोबारा इस्तेमाल किया गया कोई पुराना ग्राहक पता, उस इलाके से बाहर हो सकता है जिसे कोई डिपो वास्तव में सर्विस दे सकता है, और इसका पता तब चलता है जब कोई ड्राइवर अपने तय स्लॉट से चालीस मिनट देर से किसी गेट के बाहर खड़ा होकर ऑफिस को फोन करके पूछ रहा हो कि उसे क्या करना चाहिए।

Renttix इसे प्लानिंग के चरण में ही संभालता है, सड़क पर नहीं। हर डिपो का एक सर्विस एरिया होता है जिसे नक्शे पर एक पॉलीगॉन के रूप में तय किया जाता है, और डिलीवरी के पते इसके खिलाफ जांचे जाते हैं। किसी जुड़े हुए स्टोरफ्रंट के ज़रिए दिया गया ऑर्डर चेकआउट से पहले ही रोक दिया जाता है अगर पता संबंधित डिपो के कवरेज से बाहर हो, ताकि वह बुकिंग शुरुआत में ही स्वीकार न हो। जो ऑर्डर किसी और तरीके से बोर्ड तक पहुंचते हैं, उनके लिए भी दिन प्लान करते समय वही जांच लागू होती है: किसी डिपो के सर्विस एरिया से बाहर का स्टॉप डिस्पैच बोर्ड पर आउट-ऑफ-एरिया के रूप में तभी फ्लैग कर दिया जाता है जब राउंड अभी बन ही रहा होता है, वैन के डिपो से निकल जाने के बाद नहीं। यही असली फर्क है: किसी जॉब के व्यावहारिक होने या न होने की बातचीत प्लानिंग स्क्रीन पर होती है, जहां उसे सही डिपो को दोबारा सौंपने या ग्राहक से पूछने का समय होता है, न कि सड़क किनारे खड़े किसी व्यक्ति के मोबाइल पर।

रेंटल कारोबार का एक बड़ा हिस्सा दोहराया जाने वाला कारोबार है: वही ग्राहक हर हफ्ते उसी दिन वही सामान ले रहा हो, या कोई कॉन्ट्रैक्ट महीनों तक तय अंतराल पर डिलीवरी और पिकअप के साथ चल रहा हो। हर एक दिन खाली पन्ने से राउंड प्लान करना, यहां तक कि उन ग्राहकों के लिए भी जिनका पैटर्न कभी नहीं बदलता, बेकार मेहनत है, और यह भरोसेमंदी के लिहाज़ से भी एक जोखिम है। अगर कल का राउंड बनाना इस पर निर्भर करता है कि किसी को याद रहे कि किसी खास ग्राहक की साप्ताहिक विज़िट बकाया है, तो देर-सवेर कोई न कोई भूल ही जाएगा।

दोहराए जाने वाले शेड्यूल इसे खुद ही डिस्पैच जॉब बनाकर हल करते हैं। पैटर्न एक बार तय कर दिया जाता है, और उसके बाद, संबंधित डिलीवरी और पिकअप अपने-आप सही दिनों पर बोर्ड पर दिखने लगते हैं, पहले से ही अपने होम रूट के साथ चिह्नित। अगला हफ्ता प्लान करने वाला कोई डिपो शून्य से शुरुआत नहीं करता; दोहराई जाने वाली विज़िट पहले से ही संबंधित दिनों पर मौजूद होती हैं, और असली प्लानिंग का काम नए या एक-बार वाले जॉब को व्यवस्थित करने और उन्हें पहले से मौजूद शेड्यूल के इर्द-गिर्द फिट बिठाने का होता है।

एक जुड़ा हुआ लेकिन अलग मामला है वह किराया जिसमें एक बार की डिलीवरी और आखिर में एक पिकअप के बजाय अपना खुद का लगातार चलने वाला सर्विस कंपोनेंट शामिल हो। लंबे किराये पर लिया गया एक पोर्टेबल टॉयलेट जिसे हर हफ्ते सर्विस की ज़रूरत हो, इसका सबसे साफ उदाहरण है: यूनिट एक बार बाहर जाती है, लेकिन किराया चलने तक एक तय चक्र पर ड्राइवर को साइट पर वापस आना पड़ता है, और हर विज़िट अपने आप में एक अलग जॉब होती है, जिसके होने का अपना अलग रिकॉर्ड होता है।

किसी ऑर्डर में सर्विस लाइन जोड़ना इसे सीधे संभालता है: Renttix उस बिंदु से किराये की पूरी अवधि के लिए विज़िट शेड्यूल बना देता है, और हर विज़िट को उसके अपने जीवनचक्र में ट्रैक किया जाता है, शेड्यूल्ड से लेकर पूरा होने तक, और फिर इनवॉइस के लिए तैयार तक। यह आखिरी कदम बिलिंग जितना ही प्लानिंग के लिए भी मायने रखता है: इनवॉइस के लिए तैयार में पड़ी कोई पूरी हो चुकी विज़िट एक दिखने वाला संकेत है कि जॉब वाकई हुआ और ठीक से बंद किया गया, न कि कुछ ऐसा जिसे महीने के अंत में अलग से याद दिलाकर पूरा करवाना पड़े।

राउंड को अच्छी तरह प्लान करना काम का आधा हिस्सा है; ड्राइवरों के निकलने के बाद यह वाकई कैसा चल रहा है, यह जानना बाकी आधा हिस्सा है। जैसे ही कोई जॉब सौंप दिया जाता है और कोई ड्राइवर उसे कर रहा होता है, उसका स्टेटस रीयल टाइम में ऑफिस को दिखता है। चल रहा, रुका हुआ, या पूरा हो चुका कोई जॉब उसी बोर्ड पर दिखता है जिस पर उसे प्लान किया गया था, न कि इसका पता तभी चलता है जब ड्राइवर दिन के अंत में डिपो लौटता है।

किसी डिस्पैचर के लिए, यही फर्क है किसी समस्या पर तब प्रतिक्रिया देने और बाद में उसके बारे में पता चलने के बीच, जब तक कुछ करने के लिए अभी भी समय बचा हो। अगर रूट में आगे कोई जॉब देर हो जाने वाला है क्योंकि पहले वाला स्टॉप उम्मीद से ज़्यादा लंबा खिंच गया, तो यह तब दिखता है जब बाकी दिन को अभी भी एडजस्ट किया जा सकता है। जॉब के साथ ड्राइवर का अपना अनुभव, हस्ताक्षर, फोटो और बाकी सब कुछ कैप्चर करना, एक ऐसा विषय है जो अपने खुद के लेख का हकदार है; प्लानिंग की तरफ से जो मायने रखता है वह यह है कि डिस्पैच बोर्ड और ड्राइवर ऐप एक ही अंतर्निहित जॉब को पढ़ते हैं, न कि दो अलग सिस्टम जिन्हें हाथ से मिलाना पड़े।

उदाहरण के तौर पर, एक डिपो को लें जो अगले दिन की डिलीवरी और पिकअप को एक मिश्रित राउंड में प्लान कर रहा है: उस हफ्ते आए कुछ नए एक-बार वाले ऑर्डर, कई लंबे समय से चल रहे किराये जिनकी साप्ताहिक सर्विस विज़िट बकाया है, और खत्म हो रहे किराये के लिए दो पिकअप। इनमें से कुछ भी अलग-अलग लिस्ट से जोड़ने की ज़रूरत नहीं है। एक-बार वाले ऑर्डर बोर्ड पर हैं क्योंकि वे शुरू से ही ऑर्डर के रूप में बुक किए गए थे; साप्ताहिक सर्विस विज़िट पहले से वहां हैं क्योंकि वे अपनी सर्विस लाइन द्वारा बनाई गई थीं; और पिकअप बोर्ड पर हैं क्योंकि उनके किराये की अंतिम तारीख ने उन्हें ट्रिगर किया। उस सुबह प्लानर का असली काम आउट-ऑफ-एरिया फ्लैग किए गए किसी भी पते की जांच करना, बाकी बचे स्टॉप को इलाके के हिसाब से सही रूट में समूहबद्ध करना, और उन्हें ड्यूटी पर मौजूद ड्राइवरों को सौंपना है, न कि उस राउंड को दोबारा गढ़ना जो ज़्यादातर पहले से ही वहां व्यवस्थित होने का इंतज़ार कर रहा था।

यही असल वजह है डिस्पैच प्लानिंग को एक अलग अनुशासन की तरह देखने की, जो न तो ड्राइवर ऐप है और न ही डिलीवरी रिकॉर्ड: यही वह चरण है जहां कोई दिन या तो एक अच्छी तरतीब वाली, व्यावहारिक योजना बन जाता है, या अच्छे इरादों की एक ऐसी लिस्ट जो सुबह के बीच तक बिखर जाती है। अगर आप देखना चाहते हैं कि आपके अपने डिपो, सर्विस एरिया और नियमित ग्राहकों के साथ आपके अपने डिस्पैच बोर्ड पर ऐसा मिश्रित राउंड कैसा दिखेगा, तो डेमो बुक करें और हम आपको पूरी प्रक्रिया दिखाएंगे।