El alquiler de equipos médicos y de movilidad se gestiona por unidades individuales, no por lotes. Una cama articulada va a una dirección específica, permanece durante meses y regresa necesitando limpieza antes de que pueda ser utilizada por otra persona. Las tiendas de equipos comunitarios, los minoristas de movilidad y las empresas de alquiler clínico manejan cientos de dispositivos con número de serie distribuidos en hogares, salas y entornos de cuidado, cada uno con sus propias fechas de servicio y pruebas eléctricas. La facturación rara vez es semanal: es un alquiler abierto a largo plazo facturado mensualmente a un ayuntamiento, una fundación, una aseguradora o una familia. El software se gana su lugar en tres tareas. Saber dónde está cada dispositivo y quién lo ha tenido. Mantener el stock no apto fuera del sistema de reservas. Facturar alquileres que nunca terminan.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de equipos médicos
Rastrear un dispositivo después del hecho
Los avisos de retirada nombran un rango de serie, no un cliente. Si el historial de alquiler está en una hoja de cálculo, responder cuáles de los tuyos están afectados y quién los tiene lleva un día que no tienes, y produce una respuesta en la que no puedes confiar completamente.
Limpieza antes de la reemisión
Un dispositivo regresa de un hogar y va directamente al estante porque la zona de devoluciones está llena. Nadie registra la limpieza. Semanas después no hay evidencia de que el artículo estuviera apto para reemisión, y no hay forma de demostrar lo contrario.
Fechas de servicio y prueba por unidad
Los elevadores necesitan una revisión exhaustiva, los dispositivos de red necesitan pruebas eléctricas, las bombas necesitan calibración. Rastrear esos intervalos serie por serie en un diario significa que algo siempre se pasa por alto, generalmente mientras el dispositivo está en un alquiler prolongado.
Alquileres largos que se escapan de la facturación
El equipo comunitario permanece fuera durante meses o años. La facturación mensual manual se desliza en ambas direcciones: se recoge un artículo y aún se cobra, o permanece fuera y deja de cobrarse silenciosamente. Ambos casos surgen en una auditoría en lugar de en un informe.
Entregas a domicilios, no a depósitos
Los conductores entregan en pisos, viviendas protegidas y direcciones rurales sin una entrada obvia. Una entrega fallida para una cama dependiente del alta no es un problema de reprogramación, y el teléfono comienza a sonar antes de que el conductor haya salido de la calle.
Fallos reportados y luego perdidos
Una sala o un cuidador llama para decir que la bomba del colchón está alarmando. El mensaje llega a una bandeja de entrada, se transmite al taller de memoria, y nadie puede decir más tarde cuándo se informó, quién lo tomó o qué se hizo al respecto.
Cómo Renttix ayuda
Historial de alquiler a nivel de serie
Cada dispositivo es un activo con su propio registro: historial de alquiler por cliente y fechas, historial de mantenimiento, transferencias de depósito y una línea de tiempo de custodia. Cuando se pregunta qué unidades fueron a dónde, filtras el registro de activos en lugar de reconstruirlo a partir de documentos.
Retenciones de retirada y cuarentena
Las retenciones se aplican al activo — retirada de seguridad, cuarentena, cumplimiento, legal, administrativo. Una retención que bloquea el alquiler hace que la unidad no se pueda reservar en el momento en que se aplica, por lo que un dispositivo sospechoso no puede deslizarse en el siguiente pedido mientras investigas.
Inspección y enrutamiento de devoluciones
Las devoluciones pasan por una puerta de triaje. El inspector trabaja con una lista de verificación, califica la condición y elige una disposición: listo, limpiar, inspeccionar, reparar o cuarentena. Cualquier cosa enviada a la zona de lavado o al taller permanece fuera de disponibilidad hasta que se firme como lista.
Intervalos de prueba que bloquean la reserva
Los tipos de inspección tienen sus propios intervalos, recordatorios y políticas. Configura un tipo para advertir y la reserva se realiza con una bandera. Configúralo para bloquear y Renttix rechaza la reserva, nombrando los activos cuya certificación ha caducado.
Facturación recurrente para alquileres largos
Los alquileres pueden ser abiertos sin una recogida programada, y las suscripciones de alquiler se facturan en un ciclo a través de tu propia cuenta de Stripe, generando una factura normal de Renttix cada vez. Pausa la facturación sin recoger, o cancela y deja que se genere el trabajo de recogida.
Un portal para salas y cuidadores
Los clientes inician sesión para ver alquileres en vivo, reportar un fallo directamente en la cola del taller, solicitar la finalización del alquiler o una extensión, leer informes de visitas de servicio completadas y pagar facturas, sin otra llamada a tu oficina.
Flujos de trabajo clave
Referencia o pedido tomado
Un prescriptor, equipo de cuidado o cliente privado solicita equipo. Se verifica la disponibilidad contra el stock real para las fechas, se registra la dirección de entrega y el contacto del sitio, y se genera el pedido.
Preparación, verificación y selección
El pedido llega a la cola de preparación del almacén con una lista de selección numerada. Los seleccionadores escanean cada unidad — código de barras del producto, etiqueta RFID o número de activo — y el conteo seleccionado aumenta contra la línea. Un código que no está en el pedido se rechaza en el estante, se rechaza la sobreselección de una línea, y cerrar la selección mientras una línea aún está corta requiere una anulación deliberada.
Entrega, instalación y traspaso
La entrega aparece en el tablero de despacho con una ventana de tiempo. El conductor navega hasta la dirección, instala y captura una firma y fotos. El cliente recibe un mensaje en ruta con un enlace de seguimiento en vivo.
El alquiler se ejecuta y se factura
Los alquileres abiertos se facturan en su ciclo. Los fallos reportados a través del portal abren trabajos de taller. Las visitas de servicio se programan desde el calendario de mantenimiento mientras el dispositivo aún está en uso.
Recogida y vuelta al stock
La finalización del alquiler es solicitada por el cliente o generada en la oficina y se programa un trabajo de recogida. Al regresar, la unidad es inspeccionada, calificada, enviada a limpieza o reparación, y solo entonces se vuelve a hacer reservable.
Integraciones relevantes
Xero
Las facturas, notas de crédito y pagos se sincronizan con Xero en lugar de ser reintroducidos, y las compras de activos pueden publicarse como diarios de activos fijos. Sage y QuickBooks se conectan de la misma manera si ese es tu libro mayor.
Stripe
Tarjeta en archivo para alquileres que duran meses. Las suscripciones de alquiler se facturan a través de tu propia cuenta de Stripe, y los clientes pueden liquidar facturas desde el portal sin llamar a cuentas.
Calendar feed
Las entregas, recogidas, mantenimientos y visitas de inspección se publican como un feed iCal firmado — una URL para todo, una por ruta — para que un coordinador vea cada trabajo con su ventana de tiempo, dirección del sitio y número de contacto en Outlook, Google o Apple Calendar. Es solo de salida, y rotar el secreto revoca cada URL ya emitida.
Google Maps
Las direcciones del sitio y de entrega se eligen de la búsqueda de direcciones de Google y se fijan a coordenadas, por lo que el tablero de despacho y el conductor trabajan desde una ubicación real en lugar de una línea escrita.
Twilio
SMS en el día. Cuando el conductor va en ruta, el cliente recibe un mensaje de texto con un enlace de seguimiento en vivo, y un mensaje de finalización con el recibo firmado después.
SSO
El personal inicia sesión a través de tu proveedor de identidad existente, por lo que el acceso a la oficina se otorga y revoca centralmente cuando las personas se unen, cambian de departamento o se van.
Preguntas frecuentes
Sí, a nivel de serie. Cada activo lleva su propio historial de alquiler con el pedido, el cliente y las fechas de salida y regreso, junto con el historial de mantenimiento, transferencias de depósito y una línea de tiempo de custodia que muestra dónde se movió la unidad. Cuando un aviso de retirada nombra un rango de serie, filtras el registro de activos en lugar de reconstruir la imagen a partir de notas de entrega.
Las devoluciones pasan por una puerta de inspección. El inspector registra una lista de verificación, califica la condición y elige una disposición: listo, limpiar, inspeccionar, reparar o cuarentena. Cualquier cosa enviada a la zona de lavado o al taller se mantiene allí en el sistema, y la cuarentena añade una retención que bloquea el alquiler, por lo que la unidad no puede ser reservada hasta que se firme como lista.
Esa es tu elección por tipo de inspección. Configura el tipo para advertir y la reserva procede con una bandera en pantalla. Configúralo para bloquear y Renttix rechaza la reserva y nombra los activos fallidos, por lo que una prueba eléctrica vencida o una revisión exhaustiva detiene el pedido en lugar de ser notada después.
Sí. Los alquileres pueden ser abiertos sin una recogida programada, y las suscripciones de alquiler se facturan en un ciclo a través de tu propia cuenta de Stripe, generando una factura normal en Renttix cada vez. La facturación puede pausarse mientras el equipo permanece con el cliente, y cancelar una suscripción genera el trabajo de recogida.
A través del portal del cliente. Un informe de fallo presentado contra un pedido o número de activo abre un trabajo en la cola del taller con las propias palabras del cliente como descripción del fallo, y notifica a tu oficina. El cliente luego ve la visita de servicio programada y puede leer el informe de visita completado en el mismo lugar.
No. Los activos pueden importarse con tus números de activo existentes, junto con clientes, productos, depósitos y categorías. El escaneo de códigos de barras y RFID ofrece la mejor precisión en el almacén, pero los artículos sin etiquetar aún se seleccionan y verifican manualmente, por lo que puedes pasar a escanear dispositivo por dispositivo.
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