El alquiler de catering es cuestión de números. Una boda son novecientas piezas de vajilla, cuatrocientas copas, un lote de cubiertos, mantelería y una cámara frigorífica móvil, todo saliendo en la misma carga y todo de vuelta el martes. Parte del stock es equipo serializado que vale miles — hornos combinados, armarios calientes, lavavasos — y parte se cuenta por docenas y se descarta por caja. Las entregas llegan en la ventana de acceso del lugar, no en la tuya, y la diferencia entre lo que salió y lo que volvió es un número real que debe ser evidenciado antes de poder cobrarlo. Renttix maneja ambos tipos de stock en un solo pedido.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de catering
Contar por cientos, dos veces
Cada pedido se cuenta al salir del almacén y al regresar. Seis cajas de cristalería y una docena de cajas de platos es una hora del día de alguien en cada extremo, y los números rara vez coinciden a la primera.
Dos tipos de stock, un pedido
Un solo pedido de evento mezcla un horno combinado con número de serie con seiscientas copas contadas por cantidad. Necesitan lógica de disponibilidad diferente, manejo de devoluciones diferente y cargos diferentes, pero salen en la misma furgoneta.
Ventanas de acceso del lugar
El equipo debe estar antes del servicio y salir después del último invitado. Los muelles de carga, los ascensores de servicio y el acceso al suelo de la carpa estrechan el margen, y una furgoneta tardía es un problema que el cliente ve de inmediato.
Roturas discutidas más tarde
Catorce copas rotas y una bandeja astillada se convierten en una llamada telefónica tres semanas después del evento. Sin una devolución contada y fotografías, el cargo es una negociación en lugar de una línea de factura.
Stock que se desvía del almacén
Las cajas vuelven al estante equivocado, se llevan a otro trabajo en el último minuto o nunca regresan. La cifra del libro y la cifra del estante se separan silenciosamente hasta que un gran pedido no se puede completar.
Documentación eléctrica y de gas
Los hornos, frigoríficos y lavavasos necesitan pruebas cíclicas, y los lugares piden el certificado. Llevar un seguimiento de qué unidad fue la última en ser probada, y detener una que esté fuera de fecha para que no salga, es fácil de perder en un verano ajetreado.
Cómo Renttix ayuda
Líneas de cantidad contadas al entrar y salir
La vajilla, cristalería y cubiertos se configuran como productos basados en cantidad. El pedido registra lo que salió; el registro de devolución lo que volvió. Renttix compara los dos y señala el déficit por línea en lugar de como un todo.
Equipo serializado y stock a granel juntos
Un horno combinado puede ser rastreado como un activo individual con su propio número e historial, mientras que la cristalería junto a él en el mismo pedido se rastrea por cantidad. La disponibilidad y las devoluciones funcionan correctamente para ambos.
Selección y registro impulsados por escaneo
La cola del almacén lista los pedidos por fecha de entrega. El personal escanea códigos de barras o números de activos para seleccionar contra la línea correcta, y escanea al devolver con una condición. Registrar un activo como dañado o perdido cambia su estado en ese momento, por lo que deja de ofrecerse como disponible hasta que se resuelva.
Cargos por rotura o exención
Los informes de daños llevan fotos, una descripción, una decisión de responsabilidad y un cargo que necesita aprobación. Si prefieres vender cobertura, se pueden configurar niveles de exención de daños con una prima y un monto de cobertura, y las reclamaciones se rastrean contra ellos.
Ventanas de entrega que el lugar aceptará
Los pedidos llevan una ventana de tiempo de entrega y un contacto del sitio. El tablero de despacho programa la entrega y la recogida por separado, y los vehículos pueden llevar límites de peso y volumen para que una carga no se planifique en una furgoneta que no la soportará.
Inventarios que resuelven la discusión
Realiza un inventario de todo, una categoría o un depósito. Renttix muestra la cifra esperada frente a la cifra contada con la variación por línea, y comprometer el conteo ajusta el libro. Los niveles bajos de stock señalan líneas antes de que se agoten.
Flujos de trabajo clave
Consulta y presupuesto
Toma el resumen del evento — cubiertos, estilo de servicio, fecha — y construye un presupuesto con la vajilla, cristalería, mantelería y equipo de cocina. La disponibilidad se verifica en las fechas de alquiler antes de enviarlo.
Confirma y programa la entrega
Convierte el presupuesto en un pedido, registra la dirección del lugar, la ventana de tiempo de entrega y el contacto del sitio, y deja que el tablero de despacho levante el trabajo de entrega en la fecha correcta.
Selecciona y cuenta al salir
El pedido llega a la cola del almacén. El personal escanea o cuenta cada línea, la cantidad seleccionada se registra contra el pedido, y la carga se marca como preparada para que el despacho pueda ver que está lista para salir.
Entrega en la ventana
El conductor realiza la ruta desde el trabajo de despacho, con el contacto del lugar, notas de acceso y ventana de tiempo en pantalla. La prueba de entrega captura una firma, el nombre del receptor y fotos de lo que se dejó.
Recoge, concilia y factura
El trabajo de recogida trae todo de vuelta. Las devoluciones contadas se comparan con el pedido línea por línea, las faltas y roturas generan un informe de daños con un cargo, y el alquiler se incluye en la corrida de facturación.
Integraciones relevantes
Xero
Envía facturas de alquiler, cargos por rotura y notas de crédito a Xero, para que la documentación del evento se cierre en el libro mayor sin reescribir.
Stripe
Acepta pagos con tarjeta en facturas y depósitos, incluso desde el portal del cliente, para que un lugar o cliente privado pueda liquidar sin una llamada telefónica.
Google Maps
Búsqueda de direcciones en pedidos y el mapeo detrás de la planificación de rutas, para que las direcciones de los lugares se geocodifiquen correctamente y las entregas del día se secuencien de manera sensata.
Twilio
Conecta tu propia cuenta de Twilio. Cuando un conductor marca un trabajo en ruta, el contacto del lugar puede recibir un SMS con una ETA y un enlace de seguimiento en vivo.
WooCommerce
Vende alquileres más pequeños para fiestas y consumidores en línea con disponibilidad en tiempo real, y haz que esos pedidos caigan en el mismo stock y despacho que tu trabajo comercial.
Calendar feed
Suscríbete al calendario de despacho como un feed iCal para que las entregas y recogidas de la semana aparezcan en el calendario de Google o Outlook del equipo de operaciones.
Preguntas frecuentes
Sí. Configúralos como productos basados en cantidad y el pedido registra la cantidad que salió. Cuando el alquiler se devuelve, introduces la devolución contada, y Renttix la compara línea por línea con la cantidad original y señala cualquier déficit. El déficit se queda en el pedido, por lo que el cargo por rotura se basa en un conteo registrado en lugar de en la memoria.
Sí. Los productos son o bien basados en activos, donde cada unidad tiene su propio número e historial de servicio, o basados en cantidad, donde mantienes un conjunto. Ambos tipos están en el mismo pedido con la lógica de disponibilidad correcta aplicada a cada uno. Un solo pedido de evento puede, por lo tanto, mezclar un horno combinado serializado con cajas de cristalería y mantelería.
De dos maneras. Puedes generar un informe de daños contra el pedido con los artículos, fotos, una descripción y si el cliente es responsable, luego establecer un cargo que pasa por un paso de aprobación. O puedes ejecutar niveles de exención de daños, cada uno con una prima y un monto de cobertura, y registrar reclamaciones contra la cobertura que el cliente compró.
Los pedidos llevan una ventana de tiempo de entrega, un contacto del sitio y notas de acceso, y el tablero de despacho programa la entrega y la recogida como trabajos separados. Las paradas pueden fijarse para que el optimizador de rutas no mueva una entrega crítica en tiempo, y los vehículos pueden llevar límites de peso y volumen para que una carga se planifique en una furgoneta que pueda llevarla.
Sí. Defines regímenes de inspección con un intervalo — PAT es el común para eléctricos de catering — y los aplicas a una categoría o producto. Renttix rastrea lo que está pendiente y lo que está atrasado, y cada régimen tiene una política: ignorar, advertir o bloquear el activo para que no salga hasta que se vuelva a probar.
Subalquílalo. Renttix tiene un registro de subalquileres que vincula al proveedor, el equipo, la tarifa acordada, el período de alquiler y el pedido que cubre, junto con los tramos de tránsito entre proveedor, depósito y cliente. Mantienes el costo del stock alquilado visible contra el trabajo en lugar de encontrarlo en una factura del proveedor más tarde.
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