El alquiler de vehículos depende del tiempo de respuesta. Una furgoneta regresa a las cuatro, necesita un lavado, una revisión de combustible y una inspección, y se alquila de nuevo a las ocho de la mañana siguiente. Entre esos dos momentos se encuentran una lectura de kilometraje, un nivel de combustible, un registro de estado y un depósito que alguien tiene que liberar. Añade ITV, servicios y trabajos de reparación, y el mostrador está haciendo tres trabajos a la vez. El software es importante aquí porque un registro de vehículo tiene que llevar el alquiler, las lecturas, las fechas de prueba y el historial de daños, y porque la persona en el mostrador necesita la respuesta a "¿tienes un Luton para el jueves?" en segundos, no después de llamar al patio.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de vehículos
Disponibilidad ciega en el mostrador
Dos empleados cotizando desde la misma pizarra eventualmente prometerán la misma furgoneta dos veces. Reservas provisionales, vehículos retenidos para un cliente habitual y unidades en el taller, todos están fuera de la lista desde la que el mostrador está cotizando.
Disputas de kilometraje y combustible
El arrendatario dice que el tanque estaba a tres cuartos. La hoja de registro dice la mitad, y nadie anotó el odómetro en la entrega. El exceso de kilometraje no se factura porque la lectura inicial nunca se capturó correctamente desde el principio.
Reclamaciones de daños sin evidencia
Un umbral raspado o un espejo roto se convierte en una quincena de correos electrónicos. Sin fotografías fechadas tomadas en la entrega y de nuevo al regreso, el depósito se reembolsa por completo y la reparación sale de tu margen.
Las verificaciones en el mostrador ralentizan la entrega
La identificación con foto, el depósito, los términos de crédito y un acuerdo firmado deben realizarse antes de que las llaves se muevan. Hacer eso en papel con una cola detrás significa que se recortan esquinas en exactamente los alquileres que más necesitan verificación.
Fechas de prueba y servicio que se acercan
Las ITV, los servicios y la rectificación de defectos llevan fechas. Si se pierde una, un vehículo sale cuando no debería, o se retira de una reserva confirmada en el último momento con un cliente esperando.
Vehículos que nunca generan ingresos
Algunas furgonetas nunca paran; otras se quedan en la última fila durante semanas. Sin un registro por vehículo de días en alquiler frente a días en propiedad, las decisiones de reemplazo y compra se toman según la impresión del gerente.
Cómo ayuda Renttix
Disponibilidad por grupo de vehículos
El calendario de reservas y la verificación de disponibilidad muestran lo que está realmente libre para las fechas solicitadas, por depósito. Las reservas se verifican contra la flota en el momento del compromiso, por lo que dos personas no pueden vender la misma furgoneta dos veces.
Kilometraje y combustible capturados en la entrega
Una definición de tarifa puede llevar una configuración de medidor de kilometraje o horas de motor, con unidades incluidas por día y una tarifa por unidad adicional. Las lecturas se toman al reservar y al devolver, escritas o leídas desde la telemática.
Registros de estado con fotos fechadas
La entrega y la recogida capturan una firma, fotos con sello GPS, una lista de verificación, nivel de combustible en octavos y una lectura de medidor por vehículo. Los informes de daños llevan esas fotos hasta una resolución registrada y un monto.
Verificaciones y depósitos antes de la entrega
La verificación de identificación con foto, el acuerdo de alquiler firmado y el depósito están en el pedido. Una verificación de preparación para el despacho informa al mostrador si el acuerdo está firmado, el dinero está en la cuenta y la cuenta está clara.
Fechas de prueba, servicio y defectos
Las pruebas e inspecciones te permiten definir tus propios regímenes con un intervalo y un modo de advertencia o bloqueo. El programa de mantenimiento, el informe de mantenimiento pendiente y el tablero de planificación del taller manejan el trabajo en sí.
Informes de utilización y vehículos inactivos
La utilización de activos muestra el tiempo en alquiler frente al tiempo en propiedad. Los activos inactivos listan cualquier cosa por debajo del veinte por ciento. La rentabilidad por producto descuenta los ingresos del costo de mantenimiento, para que sepas qué mantener y qué vender.
Flujos de trabajo clave
Consulta y grupo de vehículos
El mostrador verifica la disponibilidad para las fechas y el grupo solicitado — Luton, volquete, nueve plazas — en todos los depósitos. Se envía una cotización con la tarifa, la asignación de kilometraje y el depósito indicado.
Verificaciones del arrendatario y acuerdo
La verificación de identidad se realiza donde tu política lo requiere, los términos de crédito se verifican contra la cuenta, y el acuerdo de alquiler se firma electrónicamente antes de liberar el vehículo.
Salida
En la entrega, el vehículo se reserva contra el pedido con su lectura de odómetro. Donde un conductor entrega, la prueba de entrega añade nivel de combustible, una lista de verificación de inspección, fotos y la firma del receptor. El depósito se coloca al mismo tiempo.
En alquiler
El cliente extiende o finaliza el alquiler desde el portal en lugar de llamar. Donde la telemática está conectada, el odómetro y la ubicación se mantienen actualizados y las alertas de geocerca señalan un vehículo que ha salido de su sitio esperado.
Entrada y factura
La entrada captura el medidor final, la inspección de retorno registra una lista de verificación, grado de condición y fotos, se levantan daños donde sea necesario, se libera el depósito y la ejecución de la factura recoge el alquiler.
Integraciones relevantes
Stripe
Pagos con tarjeta, además de verificaciones de documentos de identidad de Stripe — pasaporte, carnet de conducir o tarjeta de identificación, con una coincidencia de selfie opcional — que pueden bloquear el pago, la firma electrónica o la recogida en el depósito.
Airwallex
El rail en vivo para depósitos de seguridad. Coloca una retención o un cargo contra el pedido, luego captúralo o libéralo una vez que el vehículo haya sido registrado e inspeccionado.
Samsara
Extrae el odómetro, las horas del motor, la ubicación y el estado de encendido en cada registro de vehículo, alimenta la lectura del medidor al reservar y al devolver, y genera alertas de geocerca cuando un alquiler sale de su sitio.
Xero
Envía facturas, notas de crédito y pagos, para que el mostrador de alquiler y la oficina de cuentas dejen de introducir las mismas cifras dos veces.
Google Maps
Autocompletado de direcciones en clientes, depósitos, pedidos y trabajos de despacho, para que el mostrador elija una dirección en lugar de escribirla. Las direcciones de entrega se geocodifican en el pedido, lo que permite que un alquiler entregado caiga en la ruta cuya geocerca lo cubre.
Shopify
Reserva en línea contra disponibilidad en vivo con depósitos tomados al finalizar la compra. Las facturas de alquiler a largo plazo se cobran como un cargo recurrente en lugar de volver a introducirse cada mes.
Preguntas frecuentes
Sí. Una definición de tarifa puede llevar una configuración de medidor de kilometraje o horas de motor, con las unidades incluidas por día y una tarifa cobrada por unidad adicional. Las lecturas se toman al reservar y de nuevo al devolver — escritas por quien esté en el vehículo, o leídas desde un dispositivo telemático mapeado. El número de activo se almacena con la lectura, por lo que la factura indica qué vehículo fue leído.
Realiza la verificación de identidad de documentos a través de Stripe Identity, que acepta un pasaporte, carnet de conducir o tarjeta de identificación y puede añadir una coincidencia de selfie. Tú decides cuándo se aplica — por valor de pedido, clientes en efectivo o cuenta, solo nuevos clientes — y si un arrendatario no verificado está bloqueado para el pago, la firma electrónica, la recogida en el depósito o la entrega por conductor. No se conecta a DVLA, por lo que las verificaciones de derechos y sanciones permanecen como un paso separado.
Los depósitos se colocan, capturan o liberan contra el pedido en sí, con el estado en vivo en el registro, y los clientes pueden autorizar los suyos desde el portal. La condición se captura en la entrega y el regreso como fotos, una lista de verificación, nivel de combustible y una lectura de medidor. Los informes de daños pueden ser levantados por tu equipo o por el cliente con fotos adjuntas, luego resueltos con un monto registrado contra el pedido.
Sí. Las pruebas e inspecciones te permiten definir tus propios regímenes — ITV, inspección de seguridad, lo que sea que realices — cada uno con su propio intervalo y un modo de advertencia o bloqueo. El bloqueo impide que el vehículo sea alquilado hasta que se registre la inspección. El servicio se planifica en el programa de mantenimiento, el informe de mantenimiento pendiente lista lo que está atrasado por depósito, y el tablero de planificación del taller programa el trabajo.
El stock se mantiene por depósito, y la disponibilidad, el informe de stock del depósito y el localizador de activos son conscientes del depósito, por lo que el mostrador puede ver si un vehículo está en esta sucursal o en la siguiente. Mover un vehículo entre sucursales se registra como una transferencia de stock con una verificación de condición al recibir. No hay un módulo de precios dedicado para alquileres de ida.
Sí. El portal del cliente toma solicitudes de finalización de alquiler y solicitudes de extensión, que llegan a una cola para que tu equipo las apruebe en lugar de aplicarse automáticamente. Los clientes pueden ver sus alquileres en vivo, descargar acuerdos y facturas, ver estados de cuenta, pagar en línea y levantar un informe de fallo o daño con fotos, que llega a tu equipo con las imágenes adjuntas.
¿Listo para modernizar tus operaciones de alquiler?
Pagos + depósitos activados • Configuración rápida • Prueba sin tarjeta de crédito