El alquiler de herramientas se mueve rápido. Un cliente entra a las siete y media queriendo un martillo neumático para el día, y espera que esté probado, con combustible y listo para salir antes de que el tráfico aumente. Detrás de ese mostrador hay un catálogo de cientos de líneas —algunas serializadas, la mayoría en cantidades a granel— rotando entre depósitos, furgonetas y obras toda la semana. El dinero está en la rotación y la utilización más que en las tarifas principales, así que el equipo inactivo y los días no facturados duelen. El software se gana su lugar cuando responde a tres preguntas sin que nadie tenga que ir al almacén: qué está libre en esas fechas, qué debe devolverse hoy y qué no se ha facturado aún. Renttix pone el mostrador, el almacén y la oficina en los mismos registros.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de herramientas
Colas en el mostrador y papeleo
Los clientes del sector no esperan. Comprobar disponibilidad, abrir un pedido de cuenta, imprimir un contrato de alquiler y conseguir que se firme tiene que ocurrir en el tiempo que lleva cargar una furgoneta.
Stock a granel y equipo serializado
Alquilas 300 puntales idénticos por cantidad y 20 generadores por número de serie. Un sistema tiene que gestionar ambos con precisión, o el mostrador promete equipo que el almacén no puede encontrar.
Tarifas diarias, semanales y de alquiler prolongado
El mismo taladro tiene tres precios. Cobrar correctamente un fin de semana de viernes a lunes, respetar el alquiler mínimo y bajar a una tarifa de día extra después de la primera semana es donde la tarificación manual pierde dinero.
Fechas de prueba y equipo defectuoso
Las fechas de PAT, los intervalos de inspección y las etiquetas de defectos son fáciles de perder entre miles de artículos. Nadie quiere que un transformador o un cable de 110V salga del almacén con una prueba caducada.
Desalquileres que nadie anotó
Un cliente llama para desalquilar y nunca se registra, o insisten en que llamaron y no lo hicieron. El equipo entonces se queda en la obra durante semanas, sin generar ingresos y bloqueando la próxima reserva.
Entregas planificadas en una pizarra
Veinte entregas y recogidas al día en dos furgonetas, y cada cliente quiere una franja horaria. Las rutas se construyen de memoria, y la oficina no puede decir dónde está realmente un conductor.
Cómo ayuda Renttix
Pedido Rápido en el mostrador
La pantalla de Pedido Rápido lleva a un cliente que entra a un alquiler en vivo en un solo paso: cliente, fechas de alquiler, líneas y tarifas, transporte, luego depósito, código de ejecución de factura y condiciones de pago. El contrato de alquiler se envía para firma electrónica y vuelve firmado contra el pedido.
Disponibilidad que cuenta en ambos sentidos
Renttix gestiona cantidades a granel y activos serializados en un solo catálogo. La disponibilidad se calcula en vivo a partir de los alquileres comprometidos en cada depósito, y una reserva en conflicto se bloquea en lugar de asignarse doblemente en silencio.
Definiciones de tarifas diseñadas para alquiler
Establece una unidad base de hora, día, noche, semana, mes o bloque por producto, con alquiler mínimo, días facturables y una tarifa de día extra para días más allá de una semana completa. La facturación sigue las fechas reales.
Pruebas e inspecciones que bloquean
La configuración de Pruebas e Inspecciones mantiene un régimen por tipo de artículo —PAT, PUWER, LOLER— con su intervalo, días de recordatorio y registro de certificado. Configúralo para bloquear y el equipo vencido sale de la disponibilidad.
Solicitudes de desalquiler y extensión
Los clientes realizan solicitudes de desalquiler y extensión en el portal, por lo que la fecha queda registrada con una marca de tiempo. Renttix también envía recordatorios previos a la devolución y de vencimiento, y Quick Off Hire cierra un alquiler en un solo paso.
Un tablero de despacho, no una pizarra
Las entregas y recogidas de hoy están en el tablero de despacho por ruta, conductor y vehículo. Los conductores confirman cada parada con fotos, una firma y GPS, y el cliente recibe un enlace de seguimiento una vez que la furgoneta está en camino.
Flujos de trabajo clave
Consulta en el mostrador o por teléfono
Un cliente del sector pregunta qué tienes para el jueves. Comprueba la disponibilidad en vivo para las fechas, calcula el precio de la línea desde su definición de tarifa y genera un presupuesto o pasa directamente a un pedido.
Alquilar y firmar
Confirma el pedido, asigna el activo serializado o la cantidad a granel, establece el depósito, la ejecución de la factura y las condiciones de pago, y envía el contrato de alquiler para su firma. El equipo ahora está comprometido y fuera de disponibilidad.
Preparar y entregar
El almacén prepara según la lista de preparación, escaneando cada artículo a medida que sube a la furgoneta. El conductor sigue la ruta desde la aplicación del conductor y captura fotos, una firma y la ubicación en la entrega.
En alquiler y seguimiento
El alquiler se ejecuta y se acumulan cargos. Se envían recordatorios previos a la devolución, el cliente puede extender o desalquilar a través del portal, y cualquier cosa vencida aparece en el informe de alquileres activos.
Registrar, revisar y facturar
Escanea la devolución en el depósito, registra daños o piezas faltantes, y dirige el artículo al área de lavado, inspección o taller. Se añaden los cargos finales y el pedido se recoge en la próxima ejecución de factura.
Integraciones relevantes
Xero
Las facturas, notas de crédito y pagos generados en Renttix se envían a Xero a medida que se completa cada ejecución de factura, por lo que el mostrador de alquiler no tiene que volver a introducir nada en las cuentas.
Sage
Para los almacenes que utilizan Sage como libro mayor, las facturas y notas de crédito de Renttix se sincronizan, manteniendo la facturación de alquiler y las cuentas en sintonía sin una exportación mensual.
Stripe
Acepta pagos con tarjeta contra facturas y permite que los clientes de cuenta paguen en línea a través del portal del cliente, con el pago registrado de nuevo en la factura en Renttix.
Airwallex
Toma un depósito de seguridad contra un alquiler como retención de tarjeta o cargo directo, con el cliente autorizándolo desde un enlace. Si el equipo regresa dañado, captura parte de la retención contra la reparación y el saldo vuelve al cliente.
WooCommerce
Publica el catálogo de alquiler en un sitio WooCommerce con disponibilidad en vivo y niveles de tarifas. Las reservas en línea llegan como pedidos en Renttix en lugar de en una bandeja de entrada separada.
Calendar feed
Suscríbete una vez a una URL iCal firmada y las entregas y recogidas del depósito aparecen en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar con sus franjas horarias. Toma cada ruta o una sola, y la aplicación de calendario la actualiza por sí sola.
Preguntas frecuentes
Sí. Quick Order está diseñado para alquileres en mostrador y por teléfono: elige al cliente, comprueba la disponibilidad, calcula el precio de las líneas y listo. Quick Off Hire los cierra de la misma manera. Si también vendes consumibles, las pantallas de punto de venta gestionan las ventas en mostrador y se sitúan junto a los pedidos de alquiler en el mismo registro de cliente.
A través de definiciones de tarifas. Cada producto lleva una unidad base —hora, día, noche, semana, mes o bloque— con un período mínimo de alquiler y una lista de días facturables. Establece de lunes a viernes como facturables y los días de fin de semana dejan de sumar a la factura. Los días más allá de una semana completa pueden cobrarse a una tarifa de día extra más baja en lugar de activar una segunda semana completa.
Sí, si lo deseas. Configura un régimen de inspección —PAT, PUWER, LOLER o el tuyo propio— con un intervalo y los productos a los que se aplica. Cada régimen tiene una política de bloqueo: ignorar, advertir o bloquear. En bloqueo, un artículo con una prueba vencida o fallida se retira de la disponibilidad y no puede asignarse sin un permiso de anulación.
Configura el producto como stock a granel y Renttix rastrea la cantidad en lugar de unidades individuales, por depósito. Los productos serializados obtienen un número de activo, código de barras o etiqueta QR, y su propio historial de alquiler y servicio. Ambos viven en el mismo catálogo, y el inventario reconcilia las cantidades contadas contra el libro con una variación que apruebas antes de que se confirme.
El escaneo de devolución señala lo que no regresó. Un informe de daños registra el artículo, las notas y las fotografías, y el cargo se asocia al pedido para que aparezca en la factura final. Si un equipo está incompleto, la definición del equipo te dice qué componente falta. Cualquier cosa realmente perdida abre un caso de investigación que se cierra como recuperado, perdido o dado de baja.
Sí. Los productos mantienen stock por depósito, la disponibilidad se calcula por ubicación, y las transferencias de stock mueven unidades entre sucursales con un paso de recepción en el otro extremo. El informe de localización de activos te dice dónde está un artículo determinado, y el stock del depósito muestra lo que cada sucursal tiene. La oficina central aún ve el panorama completo en todo el grupo.
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