El alquiler de muebles está bajo presión. Una boda necesita 240 sillas Chiavari, 24 mesas redondas y la ropa de cama para vestirlas, cargadas en un pedido que debe completarse en una ventana de dos horas en el lugar. Un acondicionamiento de oficina requiere 80 escritorios en un contrato renovable. Un trabajo de escenografía viste una casa durante seis semanas y quiere que se retire el día que se vende. El stock es voluminoso, fácil de marcar y se alquila en lotes, por lo que dos preguntas deciden si el trabajo genera dinero: exactamente cuántos de cada artículo están disponibles en esa fecha, y en qué estado regresaron. El software se gana su lugar en esos dos aspectos y en la lista de carga.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de muebles
Contar cientos de piezas
Un solo pedido puede tener cuarenta líneas y mil artículos. Una línea cotizada de memoria en lugar de desde el stock y la furgoneta sale con dieciocho sillas menos, en un lugar lleno de invitados, sin una segunda oportunidad para corregirlo.
El mismo stock en tres consultas
El trabajo de eventos se concentra los viernes y sábados. Las mismas sillas se asignan provisionalmente a varios trabajos, dos se confirman, y nadie nota la doble reserva hasta que la lista de preparación no se puede completar en la mañana de la carga.
Desgaste que nadie registra
Los muebles regresan rayados, manchados o con una pata suelta. Vuelven al estante porque la zona de devoluciones está llena, y el daño lo descubre el siguiente cliente en lugar de tú.
Ventanas de acceso al lugar ajustadas
Los muelles de carga, las reservas de ascensores y las horas de acceso no se mueven. Las entregas, instalaciones y recogidas deben planificarse en torno a ellas, y un trabajo que pierde su turno a menudo no obtiene otro ese día.
Furgonetas llenas antes de estar pesadas
Los muebles ocupan espacio mucho antes de alcanzar un límite de peso. Las cargas planificadas solo por el número de artículos terminan con un sofá dejado en el muelle y una segunda vuelta que consume el margen de todo el trabajo.
Picos para los que no puedes tener stock
La temporada de bodas y la prisa por acondicionar necesitan tres veces tu cantidad normal de sillas durante seis fines de semana. El alquiler cruzado de otros proveedores es normal. Rara vez se rastrea lo que pagaste frente a lo que cobraste.
Cómo Renttix ayuda
Disponibilidad en tiempo real en cada línea
Los pedidos y cotizaciones se construyen contra la disponibilidad real para las fechas solicitadas, por producto y por depósito. El conteo proviene del stock y los compromisos existentes, por lo que un pedido de cuarenta líneas se cotiza de la misma manera que uno de dos líneas.
Paquetes para conjuntos vestidos
Define una mesa vestida como un paquete — mesa, sillas, ropa de cama, cristalería — y al agregarlo a un pedido, cada artículo se añade como su propia línea, con su propio precio y el descuento del paquete aplicado y marcado con el nombre del paquete, por lo que cada pieza sigue utilizando su propio stock. Los paquetes con precio se publican en Shopify y WooCommerce.
Escaneo de preparación contra listas numeradas
El almacén trabaja con una cola de preparación con una lista de recogida numerada por pedido, escaneando los artículos a medida que se sacan. Una línea incorrecta o sobre recogida falla en el estante, y la oficina ve el pedido cambiar a preparado.
Clasificación de condición al registrar
Las devoluciones se escanean de nuevo con una condición contra cada escaneo, luego se clasifican en la inspección desde grado A hasta dañado o condenado. Las piezas marcadas se envían a limpieza o reparación y permanecen no reservables hasta que pasan.
Ventanas de entrega y capacidad de carga
Los trabajos llevan ventanas de tiempo y pueden dividirse en partes para instalaciones escalonadas. Los vehículos tienen una capacidad en metros cúbicos además de un límite de peso, y el guardia de asignación advierte antes de que un despachador sobrecargue una furgoneta.
Alquiler cruzado rastreado en el pedido
Cuando tu propio stock se agota, levanta un subalquiler contra el pedido con el proveedor, el período de alquiler y el costo acordado registrado en él, una orden de compra detrás, y la opción de llevar el equipo a tu depósito o enviarlo directamente al cliente. El cliente aún recibe un trabajo, de una sola empresa.
Flujos de trabajo clave
Consulta y cotización
El planificador envía una lista. Construyes una cotización contra la disponibilidad en tiempo real para la fecha, la agrupas bajo el proyecto del cliente con la dirección del lugar y el contacto del sitio, y la envías.
Confirmación y depósito
La cotización se convierte en un pedido. Los acuerdos de alquiler se envían para firma electrónica, los depósitos y pagos con tarjeta se procesan a través de tu proveedor de pagos, y se crea el trabajo de entrega con su ventana de acceso.
Preparación y carga
El pedido llega a la cola de preparación del almacén. Los recolectores escanean contra la lista de recogida numerada, el pedido se marca como preparado, y la carga se planifica contra el volumen de la furgoneta así como el peso.
Entrega e instalación
El conductor realiza la entrega desde el tablero de despacho con una ventana de tiempo y un enlace de seguimiento para el cliente, instala o deja según las instrucciones, y captura la firma y fotos como prueba de entrega.
Desmontaje y reinicio
La recogida se reserva para la fecha de desmontaje. Todo se escanea de nuevo con una condición, se clasifica en la inspección, y se envía a limpieza, reparación o directamente al stock. Los daños alimentan el recargo antes de que se envíe la factura.
Integraciones relevantes
Shopify
Publica productos de alquiler y paquetes con precio en una tienda Shopify con disponibilidad verificada antes de que se pueda reservar una fecha. Los pedidos de la tienda llegan a Renttix como pedidos reales desde los que trabaja tu oficina.
WooCommerce
Lo mismo para sitios de WordPress. Los productos, paquetes y disponibilidad se publican en Woo, y los pedidos regresan a la misma lista de pedidos que todo lo demás.
Stripe
Acepta depósitos y pagos de saldo con tarjeta, guarda una tarjeta en archivo para contratos de oficina y escenografía continuos, y permite a los clientes liquidar facturas desde el portal del cliente.
Google Maps
Las direcciones de lugares y sitios se eligen desde la búsqueda de direcciones de Google y se fijan a coordenadas, por lo que las entregas del día se muestran en un mapa real en lugar de una lista de líneas escritas.
Calendar feed
Suscribe calendarios de Google, Apple o Outlook a un feed iCal firmado del tablero de despacho — uno para todo, uno por ruta — para que las entregas y recogidas aparezcan con su ventana de tiempo, dirección del sitio y contacto. El enlace se puede revocar y volver a emitir en cualquier momento.
Xero
Las facturas, notas de crédito y pagos se sincronizan con Xero, por lo que una temporada de facturación de eventos no se convierte en un enero de reingreso de datos. Sage y QuickBooks se conectan de la misma manera.
Preguntas frecuentes
Sí. Un pedido lleva tantas líneas como necesite el trabajo, cada una verificada contra la disponibilidad en tiempo real para las fechas, y cada pedido produce una lista de recogida numerada para el almacén. Los recolectores escanean los artículos contra las líneas a medida que los sacan, por lo que una línea corta o sobre recogida se detecta en el edificio en lugar de en el lugar.
Cada devolución se escanea con una condición, luego la inspección registra una lista de verificación, un grado de condición y una disposición. Los grados van desde nuevo y grado A hasta dañado y condenado. Cualquier cosa por debajo del estándar se envía a limpieza o reparación y permanece no reservable hasta que pasa, por lo que las piezas desgastadas dejan de llegar a los clientes por accidente.
Los paquetes lo hacen. Agrupa la mesa, sillas, ropa de cama y cristalería bajo un solo paquete, y al agregar ese paquete a un pedido, cada artículo se añade como su propia línea — con su propio precio y el descuento del paquete aplicado y marcado con el nombre del paquete, por lo que cada pieza sigue utilizando su propio stock y se despacha como cualquier otra línea. Los paquetes valoran un grupo de productos juntos y se pueden publicar en una tienda Shopify o WooCommerce para reserva en línea. Las definiciones de kit hacen algo diferente: registran lo que una unidad completa debería tener adjunto, y la inspección de devolución verifica el conjunto que regresó contra eso.
Los vehículos pueden llevar una capacidad en metros cúbicos junto a un límite de peso, y cada trabajo lleva una cifra de volumen. La optimización de rutas utiliza ambas dimensiones, y el guardia de asignación manual advierte a un despachador antes de que una furgoneta esté físicamente sobrecargada mientras aún está bajo su límite de peso, que es el fallo habitual en muebles.
Levanta un subalquiler contra el pedido. El proveedor, la cantidad, el período de alquiler y el costo acordado se registran en él, con una orden de compra detrás, y eliges si el equipo entra en tu depósito para salir en tu propia furgoneta o se envía directamente del proveedor al cliente. Las etapas de salida y retorno llevan sus propias fechas, transportista, número de seguimiento y prueba de entrega, por lo que lo que te costó el alquiler cruzado y dónde está actualmente están ambos registrados.
Sí, y principalmente difieren por duración y facturación. Los alquileres de eventos cortos se facturan en el pedido. Los contratos de oficina y escenografía pueden ser indefinidos en un ciclo recurrente sin recogida programada. Los pedidos se pueden agrupar bajo un proyecto de cliente con su propia dirección de sitio y contacto, por lo que un acondicionamiento en varias fases se mantiene unido.
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