El alquiler de unidades de bienestar y cabinas es un negocio de alquiler a largo plazo y alto servicio. Una unidad llega al sitio, se coloca con grúa o se deja en posición, y luego permanece allí durante meses mientras el dinero entra en un ciclo. Lo que mantiene al cliente rara vez es la entrega, sino el servicio. Baños vaciados, unidades de bienestar limpiadas, consumibles reabastecidos, y algo en archivo para probar que la visita ocurrió. Mientras tanto, la oficina intenta responder preguntas simples: cuántas unidades hay en ese sitio, cuáles deben retirarse, y si alguien realmente asistió el jueves pasado. El software es importante porque la flota está dispersa en docenas de sitios activos, las visitas se repiten cada semana, y la facturación se ejecuta junto a ambas.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de bienestar
Alquileres largos, facturación cíclica
Las unidades permanecen en el sitio durante meses. La facturación debe ejecutarse en un ciclo, prorratear períodos parciales en ambos extremos, y detenerse en la fecha real de fin de alquiler en lugar de cuando alguien se acuerda de actualizar el registro.
El servicio es el contrato
Un baño no vaciado es una queja a la hora del almuerzo. Las visitas semanales y quincenales deben planificarse, enrutarse, atenderse y evidenciarse en cientos de unidades, y una ronda perdida deshace meses de buen servicio.
Nadie sabe dónde están las unidades
Las unidades se mueven por un sitio, el cliente las traslada entre sitios, y ocasionalmente se olvidan por completo. Averiguar qué unidad está dónde, desde cuándo, y qué sigue generando se convierte en una ronda de llamadas semanal.
Llamadas fallidas arruinan la ronda
Compuesto cerrado, sin llave, unidad enterrada detrás de materiales almacenados. Una llamada de servicio fallida cuesta combustible y tiempo, retrasa el resto de la ronda, y la oficina a menudo no se entera durante días.
Detalle de entrega y posicionamiento
Las cabinas necesitan una grúa o hiab, una base nivelada y una posición específica en el terreno. Esos detalles suelen vivir en una llamada telefónica entre el representante y el gerente del sitio, no en la hoja de trabajo del conductor.
Devoluciones que llegan tarde
El sitio llama el viernes para decir que las unidades se retiraron el lunes. Las devoluciones retroactivas, las fechas disputadas y las notas de crédito que siguen consumen tiempo administrativo y amargan cuentas que de otro modo estaban perfectamente felices.
Cómo ayuda Renttix
Facturación cíclica con períodos parciales
Las definiciones de tarifas se ejecutan en unidades base semanales o mensuales con períodos mínimos de alquiler. Cada cuenta lleva un código de ejecución de factura y un período de facturación, y la ejecución de la factura genera cada alquiler activo, prorrateando el período parcial al finalizar el alquiler.
Rondas de servicio recurrentes
Los trabajos recurrentes generan visitas de limpieza y vaciado semanalmente, quincenalmente, mensualmente o con una regla personalizada. Cada uno está geocodificado a una ruta y aparece en el tablero de despacho con el vehículo y conductor correctos adjuntos.
Líneas de servicio con precio por visita
Las plantillas de servicio fijan el precio de una visita por visita, por unidad por visita, por hora, por semana o fijo. Adjuntarlas al pedido, donde se valoran en el presupuesto y el acuerdo de alquiler, y cada visita programada se convierte en un evento de servicio marcado como cobrable o incluido, valorado al completarse y listo para facturar.
Evidencia de cada visita
Las cuadrillas completan la visita en la aplicación de Campo contra una lista de verificación, con fotos, firma, GPS y marcas de tiempo. La prueba de entrega registra el resultado, incluyendo si se realizó el servicio o falló, y la razón: sin acceso, rechazado, seguridad.
Dónde está cada unidad
El informe de alquileres activos lista cada alquiler activo con su sitio y fechas, y el informe de localización de activos encuentra unidades individuales. El stock del depósito y los activos inactivos muestran lo que está en el patio sin generar ingresos.
Un portal para equipos de sitio
Los gerentes de sitio ven sus pedidos y facturas, descargan la nota de entrega o el acuerdo firmado, generan solicitudes de fin de alquiler y extensiones, y reportan fallos. Cada solicitud tiene marca de tiempo, lo que termina con la mayoría de las discusiones sobre fechas.
Flujos de trabajo clave
Consulta y detalles del sitio
Tome la consulta contra el cliente y el proyecto, capture la dirección del sitio, notas de contacto y acceso, y cotice las unidades junto a las líneas de servicio. Envíelo para firma electrónica.
Entrega y posicionamiento
Reserve la entrega en el tablero de despacho con un vehículo y conductor, y la cuadrilla registra la posición final con fotos, una firma y cualquier problema de acceso antes de salir del sitio.
Las rondas de servicio se ejecutan solas
Los trabajos recurrentes colocan las visitas semanales o quincenales en el plan del día automáticamente, enrutadas con el resto de la ronda. Cada asistencia se completa contra una lista de verificación con fotos.
Alquiler permanente facturado en ciclo
La ejecución de la factura recoge cada alquiler activo en su período de facturación y genera una factura por pedido, prorrateando el período parcial en cada extremo. Previsualice la ejecución para ver cuántas facturas producirá, luego revise el lote antes de enviar nada.
Fin de alquiler, recogida, registro
El sitio genera una solicitud de fin de alquiler en el portal, el despacho reserva la recogida, la unidad se registra de nuevo con la condición capturada, y la factura final se prorratea a la fecha de fin de alquiler.
Integraciones relevantes
Trackunit
Mapee el dispositivo de una unidad rastreada a su registro de activo y la sincronización telemática escribe la última posición y horas de motor en él. Si una unidad en alquiler se mueve del sitio al que fue entregada, la verificación de geocerca genera una alerta en la oficina.
Google Maps
Los sitios están geocodificados para la planificación de rutas, áreas de servicio del depósito y optimización del día, por lo que una ronda de servicio se secuencia correctamente en lugar de resolverse de memoria cada mañana.
Twilio
Cuando un conductor marca un trabajo en ruta, Renttix puede enviar un SMS al contacto del sitio con una ETA y un enlace de seguimiento desde su propia cuenta de Twilio, para que el compuesto esté abierto a la llegada.
WhatsApp se ejecuta a través de su propio número de Twilio, por lo que los mensajes hacia y desde los contactos del sitio llegan al canal que realmente leen, con el hilo mantenido contra el cliente.
Xero
Las facturas cíclicas, notas de crédito y pagos se publican en Xero, por lo que la facturación de alquileres cada cuatro semanas se concilia en las cuentas sin que nadie tenga que escribirlo dos veces.
Calendar feed
Suscríbase al feed iCal de despacho y el personal de transporte o depósito ve las entregas del día, visitas de servicio y recogidas en el calendario que ya usan.
Preguntas frecuentes
Sí. Las definiciones de tarifas pueden establecerse en una unidad base semanal o mensual con un período mínimo de alquiler, y cada cuenta lleva un código de ejecución de factura y un período de facturación. La ejecución de la factura genera cada alquiler activo en su ciclo. Los períodos parciales al inicio y al finalizar el alquiler se prorratean, y el lote de facturas es revisable antes de enviar nada.
Los trabajos recurrentes generan visitas diarias, semanales, quincenales, mensuales o con una regla personalizada. Cada programación tiene su propia dirección del sitio, contacto, vehículo y conductor, y está geocodificada para que los trabajos generados se adjunten a la ruta correcta. Aparecen en el tablero de despacho junto a las entregas y recogidas, y las cuadrillas las completan en la aplicación de Campo.
Sí. Las plantillas de servicio definen la base de facturación — por visita, por unidad por visita, por hora, por día, por semana o fijo — con una tarifa y duración predeterminadas. Agréguelas como líneas de servicio en el pedido y se valoran en el presupuesto y el acuerdo de alquiler. Cada visita programada se convierte entonces en un evento de servicio que lleva esa tarifa y su cantidad planificada, marcado como cobrable o incluido; cuando la cuadrilla lo completa, el evento registra las horas o cantidad reales, calcula el cargo final y está listo para facturar.
Cada asistencia produce un registro de prueba de entrega: el resultado, incluyendo si se realizó el servicio o falló, la razón del fallo como sin acceso o rechazado, fotos etiquetadas como artículo, daño, acceso o papeleo, una firma, GPS y marcas de tiempo.
El portal del cliente toma solicitudes de fin de alquiler y solicitudes de extensión contra un pedido específico, con marca de tiempo cuando el sitio las genera. Cada una hace cola para que un despachador la apruebe, lo que reserva la recogida o empuja la fecha de retorno esperada. Debido a que la solicitud lleva su propia fecha, una devolución disputada se convierte en un asunto de registro en lugar de recuerdo.
Agrupe los pedidos de un cliente bajo un proyecto, que tiene su propio nombre, referencia, dirección del sitio y contacto. Una cuenta de múltiples sitios se lee entonces como un registro por sitio en lugar de una lista de pedidos sueltos. El informe de alquileres activos muestra alquileres activos y fechas, y el informe de localización de activos encuentra una unidad específica.
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