El alquiler de maquinaria es un negocio de flotas con un problema de transporte asociado. Una excavadora de 3 toneladas no gana nada estando en el almacén, y no mucho más estando en un sitio que dejó de trabajar hace tres semanas y nunca llamó para finalizar el alquiler. Las máquinas se mueven entre depósitos, sitios y el taller; cada una lleva un intervalo de servicio, un certificado de inspección y un conjunto de accesorios que pueden o no regresar con ella. La oficina necesita saber dónde está cada unidad, en qué está alquilada, cuándo le toca servicio y qué hizo el último operador con ella. Renttix mantiene la flota, el contrato, el taller y la facturación en un solo registro.
Categorías de equipos que soportamos
Desafíos comunes en el alquiler de maquinaria
Saber dónde está cada máquina
La maquinaria se mueve de sitio en sitio sin que nadie avise a la oficina. Las transferencias ocurren en el camión del cliente, los accesorios se intercambian entre trabajos, y la lista del almacén deja de coincidir con lo que realmente hay fuera.
Registros de inspección y servicio
Cada máquina lleva un intervalo de servicio y una fecha de examen legal. Demostrar que ambos estaban al día el día que una máquina salió es lo que pedirá una auditoría del cliente o una investigación de incidente.
Disputas por daños, combustible y finalización de alquiler
El equipo regresa con una pantalla rota, medio tanque y una fecha de finalización de alquiler disputada. Sin fotografías y lecturas fechadas de ambos extremos del alquiler, la discusión se resuelve a quien grite más fuerte.
Servicio por horas, no por fechas
Un manipulador telescópico en un trabajo de autopista acumula 500 horas en el tiempo que una máquina de almacén hace 80. El servicio en el calendario o sobre-servicia la mitad de la flota o deja que la otra mitad pase su intervalo.
Alquileres largos facturados a mano
Una máquina en un contrato de seis meses debe ser facturada cada cuatro semanas, a la tarifa negociada, teniendo en cuenta la quincena que el sitio estuvo cerrado. Hacer eso en una hoja de cálculo para 200 contratos es cómo se pierde ingresos.
Tiempo de taller que no puedes ver
Una máquina entra al taller y desaparece de la vista del mostrador de alquiler. Nadie sabe si está esperando una pieza, esperando un ingeniero, o lista para volver a salir y no ganando nada.
Cómo Renttix ayuda
Visibilidad en tiempo real de activos y almacén
Cada unidad tiene un registro de activo con su custodia actual, estado y ubicación. El localizador de activos y los informes de stock del depósito responden dónde está una máquina, y las transferencias de stock registran los movimientos entre depósitos correctamente.
Regímenes de inspección con certificados
Adjunta un régimen LOLER, PUWER o interno a una categoría con su intervalo. Cada examen se registra como aprobado, con advertencia o fallido, con el inspector, fotografías y un certificado numerado que puedes reimprimir bajo demanda.
Medidor y combustible en la entrega
Las políticas de entrega hacen que las horas del motor y el nivel de combustible sean obligatorios en la recogida, o en ambos extremos del alquiler, y cada elemento de la lista de verificación de condiciones se puede establecer para entrega, recogida o ambos. El conductor no puede enviar la prueba de entrega hasta que se respondan, y cada lectura se guarda como evidencia fechada.
Servicio impulsado por horas de motor
Conecta Trackunit, Samsara o un feed AEMP y Renttix lee las horas del motor y la ubicación de la máquina. Las reglas de servicio se ejecutan en horas acumuladas, por lo que la alerta se dispara en la flota que realmente está trabajando.
Alquileres largos en corridas de facturación
Establece un período de facturación y un código de corrida de facturación en el contrato, y la corrida de facturación lo recoge según lo programado. Las suspensiones cubren cierres, y el exceso medido se liquida en la factura final al término.
Un tablero de taller para ingenieros
Los trabajos de taller se colocan en un tablero de planificación por ingeniero y estado, con piezas, horas de trabajo y tiempo de inactividad registrados contra la máquina. Los clientes pueden aprobar un presupuesto de reparación desde un enlace antes de que comience el trabajo.
Flujos de trabajo clave
Consulta y verificación de disponibilidad
Un contratista quiere una excavadora de 5 toneladas durante ocho semanas a partir del día 12. Verifica la disponibilidad en los depósitos para el período, calcula el precio según la tarifa acordada con el cliente y emite un presupuesto.
Contrato levantado y máquina asignada
Convierte el presupuesto en un pedido y asigna la máquina específica. La conformidad se verifica en la asignación, por lo que una unidad con un examen vencido no es la que se coloca en el camión de carga baja.
Entrega al sitio
El trabajo se coloca en el tablero de despacho con un vehículo y conductor. En la entrega, el conductor registra las horas del motor, el combustible, las fotografías de condición y una firma, y el contacto del sitio recibe un enlace de seguimiento de antemano.
En alquiler, servicio en el sitio
Las horas se acumulan a partir de telemática o lecturas manuales. Cuando las horas acumuladas cruzan un intervalo de regla de servicio, la máquina se marca como servicio debido y el taller recibe una notificación.
Finalización de alquiler, inspección y liquidación
El cliente finaliza el alquiler a través del portal, se programa la recogida y el retorno se inspecciona en el depósito. Se cobran daños, accesorios faltantes y exceso de medidor, luego el contrato se cierra en la corrida de facturación.
Integraciones relevantes
Trackunit
Extrae la ubicación de la máquina y las horas del motor de Trackunit en el registro de activos, para que las alertas de servicio debido se ejecuten en uso real en lugar de estimaciones.
Samsara
Samsara proporciona el mismo feed de horas del motor, odómetro y posición, lo que se adapta a los almacenes que ya utilizan hardware de Samsara en sus depósitos y vehículos.
AEMP Telematics
El feed estándar AEMP (ISO 15143-3) cubre flotas de marcas mixtas, por lo que las máquinas informan horas y ubicación a través de un estándar en lugar de un portal por fabricante.
Google Maps
Las direcciones de los sitios se completan a medida que se escriben y se geocodifican en el pedido, por lo que la entrega lleva coordenadas reales y cae en la ruta cuyo geofence la cubre en lugar de ser ordenada a mano.
Xero
Las facturas de contrato, notas de crédito y pagos se envían a Xero a medida que se completa cada corrida de facturación, lo cual es importante cuando un solo alquiler largo se factura veinte veces a lo largo de su vida.
Sage
Para los almacenes en Sage, las facturas y notas de crédito generadas en Renttix se sincronizan con el libro mayor, por lo que la facturación de alquiler de maquinaria y las cuentas se mantienen sincronizadas sin una re-clave mensual.
Preguntas frecuentes
Sí. Cada máquina tiene un registro de activo que contiene su custodia, estado y depósito, y el informe de localización de activos responde dónde está una unidad dada. Los movimientos entre depósitos pasan por una transferencia de stock con un paso de recepción, por lo que una máquina en tránsito es visible en lugar de estar desaparecida. Los informes de utilización y activos inactivos se ejecutan por depósito.
Sí. Configura un tipo de inspección con un intervalo, los productos que cubre y una política de bloqueo. Los exámenes registrados llevan un resultado de aprobado, advertencia o fallido, los detalles del inspector, fotografías, una fecha de caducidad y un certificado numerado. En caso de bloqueo, una máquina con un examen vencido o fallido se retira de la disponibilidad hasta que se vuelva a probar.
Sí, a través de Trackunit, Samsara o un feed estándar AEMP. Renttix sincroniza las horas del motor, el odómetro y la posición en el activo y mantiene cada lectura como historial en lugar de solo el último número. Las reglas de servicio pueden ejecutarse en horas acumuladas en lugar de fechas del calendario, y las lecturas también se pueden escribir manualmente al reservar y finalizar el alquiler.
Haciendo que la evidencia sea una parte requerida del trabajo. Una política de entrega puede forzar las horas del motor y el nivel de combustible en la recogida, o en ambos extremos del alquiler, y cada elemento de la lista de verificación de condiciones se puede establecer para entrega, recogida o ambos; el conductor no puede completar la parada hasta que se respondan. Las fotografías, la firma, la posición GPS y las marcas de tiempo se adjuntan a la prueba de entrega, y los daños encontrados al retorno se registran con fotografías antes de ser cobrados.
El contrato lleva un período de facturación y un código de corrida de facturación, y la corrida de facturación recoge todo lo debido en ese ciclo. Las definiciones de tarifas manejan unidades base semanales y mensuales, alquiler mínimo y días no facturables. Si el sitio se cierra, una suspensión cubre el período. Las horas medidas más allá de la asignación se liquidan en la factura final.
Renttix tiene subalquileres. Levanta uno contra la línea de pedido, registra el proveedor, la tarifa de alquiler y el costo acordado, y rastrea las etapas de tránsito — proveedor al sitio, sitio de regreso al proveedor — con una prueba de entrega en cada uno. El cliente ve una línea de alquiler normal, y lo que estás pagando al proveedor se registra contra ella.
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