Gestión de servicios de campo

Un trabajo de servicio que comienza en el taller rara vez termina allí. Los ingenieros viajan a las instalaciones de los clientes, descubren problemas que no estaban en el trabajo original y necesitan respuestas de la oficina mientras están frente a la máquina.

Renttix trata el servicio de campo como un flujo de trabajo de primera clase. Cada ingeniero abre los trabajos del día en la aplicación Renttix Field y los realiza con la misma estructura que usa el taller: iniciar el trabajo, pausarlo, ponerlo en espera por repuestos, reanudarlo y completarlo. La oficina ve cada cambio de estado a medida que ocurre.

Las listas de verificación de servicio se generan automáticamente a partir del tipo de tarea, por lo que un ingeniero que da servicio a un generador ve las verificaciones del generador y un ingeniero que inspecciona una plataforma elevadora ve las verificaciones que requiere esa plataforma. Los elementos obligatorios deben completarse antes de que se pueda cerrar el trabajo, lo que significa que el estándar que establezca en la oficina es el estándar que se aplica en el sitio.

El tiempo en el trabajo se captura a medida que el ingeniero trabaja, con un temporizador en marcha que sugiere la entrada de mano de obra cuando terminan. La mano de obra se registra en horas contra el trabajo a sus tarifas de oficina: sin hojas de horas para descifrar al final de la semana, ni horas olvidadas que se descartan en silencio.

Y la máquina no tiene que ser suya. El equipo propiedad del cliente se repara a través del mismo flujo de trabajo con su propio historial, de modo que la parte de servicio de su negocio cubre todo lo que cuida, no solo lo que alquila.

El trabajo no termina cuando se realiza la labor. Termina cuando el cliente acepta que el trabajo está hecho y cuando hay un registro que lo demuestra.

La hoja de trabajo en Renttix Field reúne el trabajo realizado, los repuestos utilizados, las verificaciones completadas y las fotos del sitio en un solo documento. El cliente lo revisa en el dispositivo del ingeniero y firma en la pantalla, en persona. La firma está vinculada a esa hoja de trabajo y se almacena junto a la orden de trabajo.

Se genera un PDF del informe de servicio firmado en el acto y se puede compartir con el cliente antes de que el ingeniero abandone el sitio, por correo electrónico, mensaje o cualquier método de uso compartido que admita el dispositivo. Su oficina recibe el mismo documento junto al registro del trabajo, sin que nadie tenga que escanear papeles o escribir notas de memoria.

Las disputas sobre qué se hizo, cuándo y si el cliente lo aceptó se convierten en conversaciones breves. El documento existe, está firmado y se creó en el momento en que ocurrió el trabajo.

La mayoría de las visitas de servicio de campo revelan algo extra: una pieza desgastada, una falla que el cliente no reportó, un trabajo que requiere una visita de regreso. Lo que separa una operación organizada de una caótica es lo que ocurre a continuación.

Los ingenieros usan repuestos directamente de su stock en la furgoneta, y los repuestos fluyen al trabajo automáticamente, facturados a través del mismo motor de cobro que usa el taller, con el stock descontado una sola vez. Si la furgoneta no lleva la pieza, el ingeniero solicita repuestos desde el sitio. El trabajo se pone en espera, la oficina ve la solicitud en la bandeja de entrada de operaciones de campo y nada se pierde en una llamada telefónica.

Cuando el cliente quiere que se le presupueste un trabajo adicional, el ingeniero genera un presupuesto en el sitio utilizando sus tarifas de oficina y el catálogo de repuestos en vivo. El cliente recibe un presupuesto adecuado, no un número garabateado en una tarjeta, y el presupuesto se vincula al trabajo original para su seguimiento.

Gastos, mensajes a la oficina y solicitudes de trabajos de seguimiento recorren la misma ruta. Todo lo que un ingeniero captura en el campo llega al sistema en el que la oficina ya trabaja, y todo funciona sin conexión primero: se captura en el sitio y se sincroniza en el momento en que se restaura la conexión.