Software für Mietdisposition: So planen Sie Lieferungen, Fahrer und Geräte

Ein einzelnes Gerät von einem Depot zu einem Kunden zu bringen, ist ein gelöstes Problem: Man wählt einen Fahrer, gibt ihm eine Adresse, und er fährt los. Zwölf oder zwanzig Geräte am selben Tag zu zwölf oder zwanzig verschiedenen Kunden zu bringen, manche werden geliefert, manche abgeholt, manche sind bereits auf ein festes Zeitfenster am Vormittag festgelegt, andere flexibel, ist ein völlig anderes Problem. Es ist ebenso eine Frage der Reihenfolge wie der Terminplanung: welche Stopps nahe beieinander liegen, welcher Fahrer ohnehin in diese Richtung fährt, und welche Adressen tatsächlich erreichbar sind, geklärt, bevor eine Route festgelegt wird, statt erst entdeckt, wenn ein Transporter beladen und losgefahren ist.

Das ist genau der Teil der Mietdisposition, dem am wenigsten Aufmerksamkeit geschenkt wird. Es gibt viel zu sagen darüber, was passiert, sobald ein Fahrer losfährt, von der Fahrer-App, die er unterwegs nutzt, bis zum Liefererlebnis, das ein Kunde während des Wartens sieht, und noch mehr über die zuverlässige Erfassung von Nachweisen bei der Übergabe. Dieser Artikel behandelt den Schritt davor: den Planungsbildschirm im Büro, auf dem die Tagestour tatsächlich zusammengestellt wird, bevor ein Fahrer den Hof verlässt. Ist die Tour schlecht geplant, gleicht keine noch so ausgefeilte App und kein Übergabenachweis das aus, was danach folgt: ein Fahrer, der dieselbe Postleitzahl dreimal am Tag durchquert, ein Stopp, von dem niemand wusste, dass er außerhalb des Einzugsgebiets liegt, bis der Fahrer bereits davor stand, oder der wöchentliche Besuch eines Stammkunden, der vergessen wurde, weil niemand die Tour aus der Liste der Vorwoche neu aufgebaut hat.

Ausgangspunkt für die Tagestour sollten die bereits vorhandenen Buchungen sein, nicht eine neu getippte Liste von der Person, die an diesem Morgen die Routen plant. Ein Mietauftrag enthält bereits die Lieferadresse, die Artikel, die hinaus- oder zurückgehen, den Ansprechpartner vor Ort und die betreffenden Termine, weil diese Informationen bei der Auftragsaufnahme erfasst wurden, nicht erst bei der Disposition erfunden wurden. Genau das erneute Eintippen in ein separates Planungstool ist die Quelle von Fehlern: eine vertauschte Ziffer in einer Postleitzahl, eine Kontaktnummer, die von der falschen Zeile übernommen wurde, eine Artikelmenge, die sich unbemerkt von dem entfernt, was tatsächlich angeboten wurde.

Bei Renttix werden Liefer- und Abholaufträge direkt auf einem Dispositionsboard geplant, ausgehend vom Auftrag selbst statt von einer parallelen Tabelle. Das ist wichtiger, als es klingt: Die Person, die die Tagestour plant, arbeitet mit demselben Datensatz, in dem auch der Kundenauftrag liegt, sodass eine Änderung an einem Auftrag, eine korrigierte Menge, ein anderer Ansprechpartner vor Ort, ein verschobenes Datum, genau die Änderung ist, die auf dem Board erscheint, statt separat an die Person weitergegeben werden zu müssen, die für die Routenplanung zuständig ist.

Sobald die Aufträge des Tages bestehen, geht es als Nächstes darum, sie so anzuordnen, dass ein Fahrer sie in einer sinnvollen Reihenfolge abarbeiten kann. Das ist nichts Ausgefallenes: Lieferungen und Abholungen, die nahe beieinander liegen, in derselben Route zu bündeln, statt einen Fahrer im Zickzack durch die Stadt zu schicken, während ein zweiter drei Straßen weiter fährt, ist ein grundlegendes, gut bekanntes Prinzip der Routenplanung. Der Nutzen liegt auf der Hand: weniger Kilometer, weniger verschwendete Minuten zwischen den Stopps, und eine Tour, die ein Fahrer im Kopf behalten kann, statt ihr Stopp für Stopp von einem Navi zu folgen, das keine Ahnung hat, was als Nächstes kommt.

Auf dem Dispositionsboard werden Aufträge nach Route gruppiert und direkt Fahrern zugewiesen, sodass die planende Person die gesamte Form einer Tour beim Aufbau erkennen kann: welche Stopps zusammengehören, welcher Fahrer bereits einen leichten Tag hat und noch einen weiteren übernehmen kann, und welche Aufträge noch niemandem zugewiesen sind. Dieses Bild auf dem Dispositionsboard aufzubauen, statt zwischen einer ausgedruckten Liste und einer separaten Karte zu jonglieren, macht aus der Tour einen einzigen Plan statt mehrerer Dokumente, die bis zur Abfahrt der Fahrer alle übereinstimmen müssen.

Eines der am leichtesten vermeidbaren Probleme in der Dispositionsplanung ist eine Adresse, die von vornherein nicht hätte angenommen werden dürfen. Eine telefonisch aufgenommene Buchung oder eine alte Kundenadresse, die für einen neuen Auftrag wiederverwendet wird, kann außerhalb des Gebiets liegen, das ein Depot realistisch bedienen kann, und meist bemerkt es erst jemand, wenn ein Fahrer vierzig Minuten nach seinem geplanten Zeitfenster vor einem Tor steht und telefonisch beim Büro nachfragt, was er tun soll.

Renttix löst dieses Problem bereits in der Planungsphase, nicht am Straßenrand. Jedes Depot verfügt über ein Einzugsgebiet, das als Polygon auf einer Karte definiert ist, und Lieferadressen werden dagegen geprüft. Eine Bestellung, die über einen angebundenen Onlineshop aufgegeben wird, wird vor dem Checkout blockiert, wenn die Adresse außerhalb des Einzugsgebiets des zuständigen Depots liegt, sodass die Buchung von vornherein nicht zustande kommt. Bei Aufträgen, die auf anderem Weg auf das Board gelangen, greift bei der Tagesplanung dieselbe Prüfung: Ein Stopp außerhalb des Einzugsgebiets eines Depots wird auf dem Dispositionsboard als außerhalb des Gebiets markiert, während die Tour noch zusammengestellt wird, nicht erst, nachdem ein Transporter den Hof verlassen hat. Das ist der entscheidende Unterschied: Die Frage, ob ein Auftrag realistisch ist, wird auf dem Planungsbildschirm geklärt, mit genug Zeit, ihn dem richtigen Depot neu zuzuweisen oder beim Kunden nachzufragen, statt auf dem Mobiltelefon von jemandem, der am Straßenrand steht.

Ein großer Teil des Mietgeschäfts ist Wiederholungsgeschäft: derselbe Kunde nimmt jede Woche am selben Tag dieselben Artikel, oder ein Vertrag läuft über Monate mit Lieferungen und Abholungen in festen Abständen. Jeden einzelnen Tag eine Tour auf einem leeren Blatt zu planen, selbst für Kunden, deren Muster sich nie ändert, ist vergeudete Mühe, und es ist auch ein Zuverlässigkeitsrisiko. Wenn der Aufbau der Tour für morgen davon abhängt, dass sich jemand daran erinnert, dass ein bestimmter Kunde seinen wöchentlichen Besuch erwartet, wird früher oder später jemand es vergessen.

Wiederkehrende Zeitpläne lösen dieses Problem, indem sie die Dispositionsaufträge selbst erzeugen. Das Muster wird einmal festgelegt, und von da an erscheinen die betreffenden Lieferungen und Abholungen automatisch an den richtigen Tagen auf dem Board, bereits mit ihrer Stammroute versehen. Ein Depot, das die nächste Woche plant, beginnt nicht bei null; die wiederkehrenden Besuche liegen bereits an den betreffenden Tagen, und die eigentliche Planungsarbeit besteht darin, die neuen oder einmaligen Aufträge einzuordnen und sie um den bereits bestehenden Zeitplan herum einzupassen.

Ein verwandter, aber eigenständiger Fall ist eine Miete, die eine eigene laufende Servicekomponente enthält, statt einer einmaligen Lieferung mit anschließender Abholung. Eine mobile Toilette in einer Langzeitmiete, die jede Woche gewartet werden muss, ist das klarste Beispiel: Die Einheit geht nur einmal hinaus, aber ein Fahrer muss für die gesamte Dauer der Miete in einem festen Zyklus vor Ort erscheinen, und jeder dieser Besuche ist ein eigener Auftrag mit einem eigenen Nachweis, dass er stattgefunden hat.

Das Hinzufügen eines Servicepostens zu einem Auftrag löst dies direkt: Renttix erstellt daraufhin den Besuchsplan für die gesamte Laufzeit der Miete, und jeder Besuch wird über seinen eigenen Lebenszyklus hinweg verfolgt, von geplant über abgeschlossen bis abrechnungsbereit. Dieser letzte Schritt ist für die Planung ebenso wichtig wie für die Abrechnung: Ein abgeschlossener Besuch im Status abrechnungsbereit ist ein sichtbares Signal, dass der Auftrag stattgefunden hat und ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, statt am Monatsende separat nachverfolgt werden zu müssen.

Die Tour gut zu planen ist die halbe Arbeit; zu wissen, wie es tatsächlich läuft, sobald die Fahrer unterwegs sind, ist die andere Hälfte. Sobald ein Auftrag zugewiesen wurde und ein Fahrer ihn bearbeitet, ist sein Status in Echtzeit für das Büro sichtbar. Ein Auftrag, der läuft, angehalten ist oder abgeschlossen wurde, erscheint auf demselben Board, auf dem er geplant wurde, statt erst bekannt zu werden, wenn der Fahrer am Ende des Tages ins Depot zurückkehrt.

Für einen Disponenten ist das der Unterschied zwischen einer Reaktion auf ein Problem, solange noch Zeit bleibt, etwas dagegen zu tun, und dem nachträglichen Erfahren davon. Wenn ein weiter hinten liegender Auftrag auf einer Route sich verspäten wird, weil ein früherer Stopp länger gedauert hat, ist das sichtbar, während der Rest des Tages noch angepasst werden kann. Die Erfahrung des Fahrers selbst mit dem Auftrag, die Erfassung von Unterschriften, Fotos und dem Rest, ist ein Thema, das einen eigenen Artikel verdient; von der Planungsseite aus zählt, dass das Dispositionsboard und die Fahrer-App auf demselben zugrunde liegenden Auftrag beruhen, statt auf zwei getrennten Systemen, die von Hand abgeglichen werden müssen.

Nehmen wir zur Veranschaulichung ein Depot, das die Lieferungen und Abholungen des nächsten Tages über eine gemischte Tour plant: eine Handvoll neuer Einzelaufträge, die in dieser Woche eingegangen sind, mehrere langlaufende Mieten mit fälligem wöchentlichem Servicebesuch, und zwei Abholungen für Mieten, die enden. Nichts davon muss aus separaten Listen zusammengestellt werden. Die Einzelaufträge stehen auf dem Board, weil sie von vornherein als Aufträge gebucht wurden; die wöchentlichen Servicebesuche sind bereits dort, weil sie von ihren Servicepositionen erzeugt wurden; und die Abholungen stehen auf dem Board, weil das Enddatum ihrer Miete sie ausgelöst hat. Die eigentliche Aufgabe des Planers an diesem Morgen besteht darin, jede als außerhalb des Gebiets markierte Adresse zu prüfen, die verbleibenden Stopps zu sinnvollen Routen nach Gebiet zu gruppieren und sie den diensthabenden Fahrern zuzuweisen, statt eine Tour neu zu erfinden, die größtenteils bereits dastand und nur noch organisiert werden musste.

Genau deshalb lohnt es sich, die Dispositionsplanung als eigenständige Disziplin zu behandeln, getrennt von der Fahrer-App oder dem Liefernachweis: Es ist die Phase, in der ein Tag entweder zu einem gut sequenzierten, realistischen Plan wird oder zu einer Liste guter Absichten, die bis Mitte des Vormittags zerfällt. Wenn Sie sehen möchten, wie eine gemischte Tour wie diese auf Ihrem eigenen Dispositionsboard aussehen würde, mit Ihren eigenen Depots, Einzugsgebieten und Stammkunden, vereinbaren Sie eine Demo, und wir gehen es gemeinsam durch.