Eventuthyrning mäts i utlastningar, inte artikelrader. Ett bröllop kan omfatta åttio rader — runda bord, chiavaristolar, linne, glas, ett dansgolv — levererat till en lokal med två timmars tillgång och hämtat vid midnatt på söndag. Samma lager är lovat över tre jobb samma helg, så tillgängligheten måste vara exakt på dagen snarare än veckan. Sedan räknas allt tillbaka, tvättas och packas om före tisdag, med brister debiterade medan bevisen fortfarande är färska. Programvaran förtjänar sin plats där volymen är: offertrevisioner, tillgänglighet över överlappande evenemang, plocklistor som lastarna kan lita på och fakturor som återspeglar vad som faktiskt kom hem.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom eventuthyrning
Komplexa flerobjektsbeställningar
En enda bröllopsbeställning kan omfatta dussintals rader, uppdelade över leveransadresser och evenemangsdatum. En rad som missas på kontoret upptäcks av kunden på dagen, framför deras gäster.
Snabb omställning mellan evenemang
Utrustning lämnar ett evenemang på söndag kväll och behövs på tisdag morgon. Under tiden måste det räknas, tvättas, kontrolleras och packas om, medan tillgängligheten förblir ärlig för allt som redan är bokat.
Fakturera komplexa uthyrningar korrekt
Flerdagars, flerobjektsuthyrningar har leverans- och upphämtningsavgifter, delveckopriser, brister och sena återlämningar. Att räkna ut det för hand inbjuder till fel, och fel efter ett evenemang blir till kreditnotor och obekväma telefonsamtal.
Tillgång till lokaler och tidsbestämda leveranser
Lokaler ger dig ett fönster, inte en dag. Lastkajer, hissar, tältbyggnadssekvenser och evenemangsstarttider måste alla stämma överens, och en skåpbil som anländer sent minns man långt efter evenemanget.
Brist och skador vid återlämning
Glas, bestick och linne kommer tillbaka kort, kantstött eller fläckigt. Om inte antalet och skicket registreras mot jobbet med bevis, blir bristavgiften ifrågasatt och förlusten stannar hos dig.
Lagerbrist under högsäsong
Varje lördag i juni är bokad samtidigt. Att täcka gapet innebär att hyra in stolar eller ett dansgolv från en annan leverantör med kort varsel, och sedan spåra den kostnaden och återlämningen mot rätt evenemang.
Så hjälper Renttix
Bygg stora beställningar en gång
Använd hela beställningsguiden eller snabborderskärmen för att snabbt bygga långa listor, och spara återkommande kombinationer som paket. Att lägga till ett paket lägger varje artikel på beställningen som en egen rad, till paketets rabatterade pris och grupperad under paketnamnet, så lager och leverans fortfarande ser varje artikel.
Tillgänglighet över överlappande evenemang
Tillgängligheten kontrolleras för det exakta uthyrningsfönstret, inklusive kvantitetsbaserade rader som stolar och glas. Planerade underhållsfönster och enheter under håll faller automatiskt bort, så inget lovas två gånger under en hektisk helg.
Tidsbestämd leverans och ruttplanering
Varje beställning har ett leveranstidsfönster, platskontakt och förarinstruktioner. Leveransplanen planerar dagen efter rutt, och fordonsgränser i kilogram eller kubikmeter hindrar en skåpbil från att lastas mer än vad den kan bära.
Räknade plock och räknade återlämningar
Lagerplock och återlämningar körs från plocklistan med streckkodsskanning, och depåkön håller varje beställning i rörelse genom förberedelserna. Skaderapporter fångar foton mot jobbet, så skador och bristavgifter har bevis.
Fakturering som matchar uthyrningen
Prisdefinitioner och uthyrningsregler tillämpar dag-, vecka- och delveckopriser konsekvent. Fakturakörningar och batcher skapar pappersarbetet, och kreditnotor utfärdas och spåras på samma plats när något behöver justeras.
Korsuthyrning utan att förlora marginal
När du har brist, skapa en underuthyrning mot evenemanget det täcker, generera leverantörens inköpsorder och spåra det genom bekräftat, på uthyrning och återlämnat, så att det inhyrda dansgolvet går tillbaka till rätt leverantör.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan och offert
Bygg offerten från din katalog, revidera den när kunden ändrar gästantalet, och skicka den för godkännande. Revisioner sparas, så du kan se vad som ändrades mellan version två och version fem.
Bekräftelse, deposition och avtal
Konvertera den godkända offerten till en beställning utan att skriva om. Ta en deposition som en procentandel eller ett fast belopp genom en säker betalningslänk, och skicka uthyrningsavtalet för elektronisk signatur.
Förberedelse och plock
Plocklistan går till lagret, där varje artikel skannas ut mot sin rad på beställningen. Beställningar köar med den närmaste leveransen först, och plocket kan inte signeras av medan en rad fortfarande saknas om inte någon åsidosätter det, så den saknade lådan med glas hittas på gården snarare än på platsen.
Leverans, bygg och upphämtning
Jobbet landar på leveransplanen med sitt tidsfönster, platskontakt och förarinstruktioner. Kunden får ett ETA-meddelande och en spårningslänk, och upphämtningen planeras som ett eget stopp.
Incheckning och fakturering
Återlämningar räknas in på depån, brister och skador registreras som skaderapporter med foton, och fakturakörningen plockar upp uthyrningen, leveransavgifterna och extramaterialen i ett svep.
Relevanta integrationer
Stripe
Ta emot depositioner och saldon via betalningslänk före evenemanget, och låt kunderna betala sina fakturor från portalen. Beställningen markeras som betald först när Stripe bekräftar betalningen, inte när länken skickas.
Xero
Skicka fakturor och kreditnotor till Xero så att evenemangsfaktureringen når dina konton utan att behöva skrivas om, och betalningar avstämmas mot jobbet de tillhör.
QuickBooks
Samma bokföringssynkronisering för QuickBooks Online, med kund- och leverantörsregister hållna i takt, så att evenemangsfakturor och kreditnotor landar i din huvudbok utan att behöva skrivas om.
Twilio
Skicka kunden ett ETA-sms så snart föraren markerar jobbet som på väg, med en live spårningslänk, så att platskoordinatorn vet när skåpbilen anländer utan att ringa ditt kontor.
Google Maps
Platsadresser väljs från autokomplettering när beställningen skrivs och geokodas när den sparas, så att ett herrgård eller en fältentré landar på kartan med koordinater som leveransplanen kan matcha till en rutt.
Calendar feed
Prenumerera på driftsschemat från Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender, så att varje leverans och upphämtning finns i den kalender ditt team redan öppnar.
Vanliga frågor
Ja. Beställningar byggs rad för rad från din katalog, och återkommande kombinationer kan sparas som paket. Att lägga till ett paket lägger varje artikel på beställningen som en egen rad, till paketets rabatterade pris och grupperad under paketnamnet, så lager och leverans fortfarande ser varje artikel. Långa beställningar kan skapas genom hela beställningsguiden eller snabborderskärmen, och plocklistan genereras från vad som finns på beställningen.
Tillgängligheten kontrolleras mot det exakta uthyrningsfönstret snarare än en hel vecka, så överlappande fredag- och söndagsevenemang ses som den konflikt de är. Kvantitetsbaserat lager som stolar och glas poolas och räknas, och enheter i underhåll, markerade som skadade eller under håll exkluderas från den tillgängliga siffran.
Återlämningar kontrolleras in på depån, och allt som saknas eller är skadat registreras som en skaderapport mot beställningen med bifogade fotografier. Dessa register sitter med jobbet, så avgiften kan förklaras med bevis snarare än minne. Om en avgift senare behöver återkallas, utfärdas och spåras en kreditnota på samma plats.
Ja. Varje beställning kan ha en deposition som en procentandel eller ett fast belopp, och kunden betalar genom en säker länk du kan mejla från beställningen. En återbetalningsbar säkerhetsdeposition som tas som en kortreservation snarare än en avgift körs på Airwallex, där den placeras, fångas eller släpps från beställningen själv. Depositionens status sitter på beställningen tillsammans med det utestående saldot.
Ja. Skapa en underuthyrning mot evenemanget det täcker, registrera leverantören och den överenskomna kostnaden, och generera inköpsordern från den. Uthyrningen spåras genom bekräftat, på uthyrning och återlämnat, med utgående och återvändande ben och leveransbevis, så att inhyrt lager går tillbaka i tid och kostnaden för att täcka evenemanget sitter mot beställningen det skapades för.
Både och. En produkt kan vara kvantitetsbaserad — femhundra stolar räknade som en pool — eller tillgångsbaserad, där varje enhet har sitt eget nummer, historik och skickregister. De flesta evenemangsföretag kör en blandning: stolar, linne och glas efter kvantitet, med dansgolv, generatorer och scener spårade som individuella tillgångar.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort