Verktygsuthyrning går snabbt. En kund kommer in halv åtta och vill ha en bilmaskin för dagen, och förväntar sig att den är testad, tankad och klar innan trafiken ökar. Bakom disken finns en katalog med hundratals artiklar — några med serienummer, de flesta som bulkvaror — som roterar mellan depåer, bilar och arbetsplatser hela veckan. Pengarna ligger i omsättning och utnyttjande snarare än i grundpriser, så stillastående utrustning och ofakturerade dagar skadar. Programvaran tjänar sitt syfte när den svarar på tre frågor utan att någon behöver gå ut på gården: vad är ledigt de datumen, vad ska tillbaka idag, och vad har ännu inte fakturerats. Renttix samlar disken, gården och kontoret på samma register.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom verktygsuthyrning
Köer vid disken och pappersarbete
Kunder i branschen väntar inte. Att kontrollera tillgänglighet, öppna ett konto, skriva ut ett hyresavtal och få det signerat måste ske på den tid det tar att lasta en bil.
Bulkvaror och utrustning med serienummer
Du hyr ut 300 identiska stöttor i kvantitet och 20 generatorer med serienummer. Ett system måste hantera båda korrekt, annars lovar disken utrustning som gården inte kan hitta.
Dag-, vecka- och långtidspriser
Samma borrmaskin har tre priser. Att korrekt debitera en fredag-till-måndag helg, hedra minimihyra och sänka till ett extra-dagspris efter första veckan är där manuell prissättning förlorar pengar.
Testdatum och defekt utrustning
PAT-datum, inspektionsintervaller och defektetiketter är lätta att tappa bort bland tusentals artiklar. Ingen vill att en transformator eller en 110V-kabel lämnar gården med ett utgånget test.
Avslutade hyror som ingen skrev ner
En kund ringer för att avsluta en hyra och det loggas aldrig, eller så insisterar de på att de ringde och inte gjorde det. Utrustningen står då på plats i veckor, tjänar inget och blockerar nästa bokning.
Leveranser planerade på en whiteboard
Tjugo leveranser och hämtningar per dag över två bilar, och varje kund vill ha ett tidsfönster. Rutter byggs från minnet, och kontoret kan inte säga var en förare faktiskt är.
Så hjälper Renttix
Snabborder vid disken
Snabborderskärmen tar en kund från besök till aktiv hyra i ett steg — kund, hyresdatum, artiklar och priser, transport, sedan depå, faktureringskod och betalningsvillkor. Hyresavtalet skickas ut för elektronisk signatur och kommer tillbaka signerat mot ordern.
Tillgänglighet som räknar åt båda hållen
Renttix hanterar bulkvaror och utrustning med serienummer i en katalog. Tillgänglighet beräknas live från bokade hyror över varje depå, och en krockande bokning blockeras istället för att tyst dubbelbokas.
Prisdefinitioner byggda för uthyrning
Sätt en basenhet av timme, dag, natt, vecka, månad eller block per produkt, med minimihyra, debiterbara dagar och ett extra-dagspris för dagar efter en hel vecka. Fakturering följer de verkliga datumen.
Tester och inspektioner som blockerar
Test- och inspektionsinställningen håller ett schema per artikeltyp — PAT, PUWER, LOLER — med dess intervall, påminnelsedagar och certifikatregister. Ställ in det för att blockera och försenad utrustning tas bort från tillgänglighet.
Avslutade hyror och förlängningsförfrågningar
Kunder gör avslutade hyror och förlängningsförfrågningar i portalen, så datumet finns registrerat med en tidsstämpel. Renttix skickar också påminnelser före återlämning och försenade påminnelser, och Snabb Avslutning stänger en hyra i ett steg.
En leveranstavla, inte en whiteboard
Dagens leveranser och hämtningar finns på leveranstavlan efter rutt, förare och fordon. Förarna bekräftar varje stopp med foton, en signatur och GPS, och kunden får en spårningslänk när bilen är på väg.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan vid disken eller på telefon
En kund i branschen frågar vad du har för torsdag. Kontrollera live tillgänglighet för datumen, prissätt artikeln från dess prisdefinition, och skapa en offert eller gå direkt till en order.
Hyra ut och signera
Bekräfta ordern, tilldela den serienummerförsedda utrustningen eller bulkvaran, sätt depån, faktureringskörningen och betalningsvillkoren, och skicka hyresavtalet för signatur. Utrustningen är nu bokad och inte tillgänglig.
Plocka och leverera
Lagret plockar mot plocklistan, skannar varje artikel när den går på bilen. Föraren kör rutten från förarappen och fångar foton, en signatur och plats vid leveransen.
På hyra och uppföljning
Hyran löper och avgifter ackumuleras. Påminnelser före återlämning skickas ut, kunden kan förlänga eller avsluta hyran genom portalen, och allt försenat visas i rapporten över aktiva hyror.
Boka in, kontrollera och fakturera
Skanna återlämningen vid depån, registrera skador eller saknade delar, och dirigera artikeln till tvätt, inspektion eller verkstad. Slutliga avgifter läggs till och ordern plockas upp av nästa faktureringskörning.
Relevanta integrationer
Xero
Fakturor, kreditnotor och betalningar skapade i Renttix skickas till Xero när varje faktureringskörning är klar, så hyresdisken behöver inte mata in något i bokföringen.
Sage
För depåer som använder Sage som huvudbok, synkroniseras fakturor och kreditnotor från Renttix, vilket håller hyresfakturering och bokföring i fas utan en månatlig export.
Stripe
Ta kortbetalningar mot fakturor och låt kontokunder betala online genom kundportalen, med betalningen registrerad tillbaka på fakturan i Renttix.
Airwallex
Ta en säkerhetsdeposition mot en hyra som en kortreservation eller en direkt debitering, med kunden som godkänner det från en länk. Om utrustningen kommer tillbaka skadad, fånga en del av reservationen mot reparationen och resten går tillbaka till kunden.
WooCommerce
Publicera hyreskatalogen på en WooCommerce-sida med live tillgänglighet och prisnivåer. Onlinebokningar landar som order i Renttix istället för i en separat inkorg.
Calendar feed
Prenumerera en gång på en signerad iCal-URL och depåns leveranser och hämtningar visas i Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender med deras tidsfönster. Ta varje rutt eller en enskild, och kalenderappen uppdaterar den själv.
Vanliga frågor
Ja. Snabborder är byggd för disk- och telefonhyror — välj kunden, kontrollera tillgänglighet, prissätt artiklarna och kör. Snabb Avslutning stänger dem på samma sätt. Om du också säljer förbrukningsmaterial, hanterar kassaskärmarna diskintäkter och ligger bredvid hyresorder på samma kundregister.
Genom prisdefinitioner. Varje produkt har en basenhet — timme, dag, natt, vecka, månad eller block — med en minimihyresperiod och en lista över debiterbara dagar. Sätt måndag till fredag som debiterbara och helgdagar slutar lägga till på fakturan. Dagar utöver en hel vecka kan debiteras till ett lägre extra-dagspris istället för att utlösa en andra hel vecka.
Ja, om du vill det. Ställ in ett inspektionsschema — PAT, PUWER, LOLER eller ditt eget — med ett intervall och de produkter det gäller. Varje schema har en blockpolicy: ignorera, varna eller blockera. Vid blockering tas en artikel med ett försenat eller misslyckat test bort från tillgänglighet och kan inte tilldelas utan ett överskridande tillstånd.
Ställ in produkten som bulkvara och Renttix spårar kvantitet snarare än enskilda enheter, per depå. Produkter med serienummer får ett tillgångsnummer, streckkod eller QR-etikett, och deras egen hyres- och servicehistorik. Båda finns i samma katalog, och lagerinventering stämmer av räknade kvantiteter mot boken med en avvikelse du godkänner innan den registreras.
Återlämningsskanningen flaggar vad som inte kom tillbaka. En skaderapport registrerar artikeln, anteckningarna och fotografierna, och avgiften ligger mot ordern så den landar på slutfakturan. Om en utrustning är ofullständig, berättar utrustningsdefinitionen vilken komponent som saknas. Allt som verkligen är förlorat öppnar ett utredningsärende som avslutas som återfunnet, förlorat eller avskrivet.
Ja. Produkter håller lager per depå, tillgänglighet beräknas per plats, och lageröverföringar flyttar enheter mellan filialer med ett mottagningssteg i andra änden. Tillgångslokalisatorrapporten berättar var en viss artikel finns, och depålager visar vad varje filial håller. Huvudkontoret ser fortfarande hela bilden över gruppen.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort