Fordonshyra lever och dör på snabb vändning. En skåpbil kommer tillbaka klockan fyra, behöver tvättas, tankas och kontrolleras, och är bokad igen klockan åtta nästa morgon. Mellan dessa två ögonblick finns en mätarställning, en bränslenivå, ett konditionsprotokoll och en deposition som någon måste släppa. Lägg till besiktningar, service och reparationer, och disken gör tre jobb samtidigt. Programvara är viktigt här eftersom ett fordonsregister måste innehålla hyran, mätarställningar, testdatum och skador — och eftersom personen vid disken behöver svaret på "har du en Luton till torsdag" på några sekunder, inte efter att ha ringt gården.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom fordonsuthyrning
Blind tillgänglighet vid disken
Två anställda som citerar från samma whiteboard kommer så småningom att lova samma skåpbil två gånger. Provisoriska bokningar, fordon reserverade för en stamkund och enheter på verkstaden finns alla utanför listan som disken citerar från.
Tvister om körsträcka och bränsle
Hyrestagaren säger att tanken var tre fjärdedelar. Incheckningsbladet säger hälften, och ingen skrev ner mätarställningen vid överlämning. Överskjutande körsträcka faktureras inte eftersom den inledande avläsningen aldrig fångades korrekt från början.
Skadekrav utan bevis
En skavd tröskel eller en sprucken spegel blir till två veckors e-post. Utan daterade fotografier tagna vid överlämning och återlämning återbetalas depositionen i sin helhet och reparationen tas från din marginal.
Kontroller vid disken saktar ner överlämningen
Fotolegitimation, deposition, kreditvillkor och ett undertecknat avtal måste alla ske innan nycklarna överlämnas. Att göra det på papper med en kö bakom innebär att hörn kapas på just de hyror som mest behöver kontrolleras.
Test- och servicedatum smyger sig på
Besiktningar, service och reparationer har alla datum. Missa ett och ett fordon går antingen ut när det inte borde, eller dras från en bekräftad bokning med kort varsel med en kund som väntar.
Fordon som aldrig tjänar sitt uppehälle
Vissa skåpbilar stannar aldrig; andra står på bakre raden i veckor. Utan ett per-fordon-register över dagar på hyra mot ägda dagar, fattas beslut om ersättning och köp baserat på chefens intryck.
Så hjälper Renttix
Tillgänglighet per fordonsgrupp
Bokningskalendern och tillgänglighetskontrollen visar vad som verkligen är ledigt för de begärda datumen, per depå. Bokningar verifieras mot flottan vid åtagandet, så att två personer inte kan sälja samma skåpbil två gånger.
Körsträcka och bränsle fångas vid överlämning
En prisdefinition kan innehålla en mätarinställning av körsträcka eller motortimmar, med enheter inkluderade per dag och en taxa per enhet över. Avläsningar tas vid utbokning och inbokning, skrivs in eller läses från telematik.
Konditionsprotokoll med daterade foton
Överlämning och insamling fångar en signatur, GPS-stämplade foton, en checklista, bränslenivå i åttondelar och en mätaravläsning per fordon. Skaderapporter bär dessa bilder genom till en registrerad lösning och belopp.
Kontroller och depositioner före överlämning
Fotolegitimation, det undertecknade hyresavtalet och depositionen finns alla på ordern. En avsändningsberedskapskontroll berättar för disken om avtalet är undertecknat, pengarna är inne och kontot är klart.
Testdatum, service och defekter
Testning och inspektioner låter dig definiera dina egna regimer med ett intervall och ett varnings- eller blockläge. Underhållsschema, rapporten om förfallna underhåll och verkstadsplaneringsbrädan hanterar själva arbetet.
Utnyttjande och rapporter om inaktiva fordon
Tillgångsutnyttjande visar tid på hyra mot tid ägd. Inaktiva tillgångar listar allt under tjugo procent. Lönsamhet per produkt drar av intäkter från underhållskostnader, så du vet vad du ska behålla och vad du ska sälja.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan och fordonsgrupp
Disken kontrollerar tillgänglighet för de begärda datumen och gruppen — Luton, tippbil, nio-sitsig — över depåer. En offert skickas ut med priset, körsträckan och depositionen angiven.
Hyrestagarkontroller och avtal
Identitetsverifiering körs där din policy kräver det, kreditvillkor kontrolleras mot kontot, och hyresavtalet undertecknas elektroniskt innan fordonet släpps.
Utcheckning
Vid överlämning bokas fordonet ut mot ordern med sin mätarställning. Där en förare levererar, läggs bränslenivå, en rundgångschecklista, foton och mottagarens signatur till leveransbeviset. Depositionen placeras samtidigt.
På hyra
Kunden förlänger eller avslutar hyran från portalen istället för att ringa. Där telematik är ansluten, hålls mätarställning och plats aktuella och geofence-varningar flaggar ett fordon som har lämnat sin förväntade plats.
Incheckning och fakturering
Inbokning fångar den avslutande mätaren, återlämningsinspektion registrerar en checklista, konditionsgrad och foton, skador tas upp vid behov, depositionen släpps och fakturakörningen plockar upp hyran.
Relevanta integrationer
Stripe
Kortbetalningar, plus Stripe Identity dokumentkontroller — pass, körkort eller ID-kort, med en valfri selfie-matchning — som kan styra betalning, e-signatur eller depåinsamling.
Airwallex
Den levande rälsen för säkerhetsdepositioner. Placera en hållning eller en avgift mot ordern, och fånga eller släpp den när fordonet har checkats in och inspekterats.
Samsara
Hämtar mätarställning, motortimmar, plats och tändningsstatus till varje fordonsregister, matar mätaravläsningen vid utbokning och inbokning, och höjer geofence-varningar när en hyra lämnar sin plats.
Xero
Skickar fakturor, kreditnotor och betalningar över, så att hyrdisken och ekonomiavdelningen slutar mata in samma siffror två gånger.
Google Maps
Adressautokomplettering på kunder, depåer, order och avsändningsjobb, så att disken väljer en adress istället för att mata in den. Leveransadresser geokodas på ordern, vilket är vad som låter en levererad hyra falla till den rutt vars geofence täcker den.
Shopify
Onlinebokning mot live-tillgänglighet med depositioner tagna vid kassan. Långtidskontraktsuthyrning faktureras som en återkommande avgift istället för att matas in på nytt varje månad.
Vanliga frågor
Ja. En prisdefinition kan innehålla en mätarinställning av körsträcka eller motortimmar, med enheter inkluderade per dag och en taxa debiterad per enhet över. Avläsningar tas vid utbokning och igen vid inbokning — skrivs in av den som står vid fordonet, eller läses från en kartlagd telematikenhet. Tillgångsnumret lagras med avläsningen, så fakturan säger vilket fordon som lästes av.
Det kör dokumentidentitetsverifiering genom Stripe Identity, som accepterar pass, körkort eller ID-kort och kan lägga till en selfie-matchning. Du ställer in när det gäller — efter ordervärde, kontant- eller kontokunder, endast nya kunder — och om en icke-verifierad hyrestagare blockeras från betalning, e-signatur, depåinsamling eller föraröverlämning. Det ansluter inte till DVLA, så behörighets- och påföljdskontroller förblir ett separat steg.
Depositioner placeras, fångas eller släpps mot själva ordern, med statusen live på registret, och kunder kan godkänna sina från portalen. Kondition fångas vid överlämning och återlämning som foton, en checklista, bränslenivå och en mätaravläsning. Skaderapporter kan höjas av ditt team eller av kunden med bifogade foton, och sedan lösas med ett belopp registrerat mot ordern.
Ja. Testning och inspektioner låter dig definiera dina egna regimer — besiktning, säkerhetsinspektion, vad du än kör — var och en med sitt eget intervall och ett varnings- eller blockläge. Block stoppar fordonet från att hyras tills inspektionen är registrerad. Service planeras på underhållsschemat, rapporten om förfallna underhåll listar vad som är förfallet per depå, och verkstadsplaneringsbrädan schemalägger arbetet.
Lager hålls per depå, och tillgänglighet, depålagerrapporten och tillgångslokalisatorn är alla depåmedvetna, så disken kan se om ett fordon är på denna filial eller nästa. Att flytta ett fordon mellan filialer registreras som en lageröverföring med en konditionskontroll vid mottagandet. Det finns ingen dedikerad prissättningsmodul för enkelriktad hyra.
Ja. Kundportalen tar emot avslutningsförfrågningar och förlängningsförfrågningar, som landar i en kö för ditt team att godkänna istället för att tillämpas automatiskt. Kunder kan se sina livehyror, ladda ner avtal och fakturor, visa kontoutdrag, betala online och höja en fel- eller skaderapport med foton, som når ditt team med de bifogade bilderna.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort