Maskinuthyrning är en fordonsflotta med ett transportproblem. En 3-tons grävmaskin tjänar inget på att stå på gården, och inte mycket mer på en arbetsplats som slutade arbeta för tre veckor sedan och aldrig ringde för att avsluta uthyrningen. Maskiner flyttas mellan depåer, arbetsplatser och verkstaden; varje maskin har ett serviceintervall, ett besiktningscertifikat och en uppsättning tillbehör som kanske eller kanske inte kommer tillbaka med den. Kontoret behöver veta var varje enhet är, vad den är uthyrd till, när den ska servas och vad den senaste operatören gjorde med den. Renttix håller flottan, kontraktet, verkstaden och faktureringen på ett och samma ställe.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom maskinhyrning
Veta var varje maskin är
Maskiner flyttas från plats till plats utan att någon meddelar kontoret. Överföringar sker på kundens lastbil, tillbehör byts mellan jobb, och gårdslistan slutar stämma med vad som faktiskt finns där ute.
Besiktnings- och servicerapporter
Varje maskin har ett serviceintervall och ett lagstadgat besiktningsdatum. Att bevisa att båda var aktuella den dag en maskin gick ut är vad en kundrevision eller en incidentutredning kommer att fråga efter.
Tvister om skador, bränsle och avslutad uthyrning
Utrustning kommer tillbaka med en sprucken skärm, halv tank och ett omtvistat avslutningsdatum. Utan daterade fotografier och avläsningar från båda ändarna av uthyrningen avgörs argumentet av vem som skriker högst.
Service baserat på timmar, inte datum
En teleskoplastare på ett motorvägsjobb går 500 timmar på den tid en gårdsmaskin gör 80. Service enligt kalendern överservar antingen halva flottan eller låter den andra halvan gå förbi sitt intervall.
Långa uthyrningar faktureras manuellt
En maskin på ett sexmånaderskontrakt måste faktureras var fjärde vecka, till den förhandlade räntan, med hänsyn till de två veckor platsen var stängd. Att göra det på ett kalkylblad över 200 kontrakt är hur intäkter läcker.
Verkstadstid du inte kan se
En maskin går in i verkstaden och försvinner från uthyrningsdiskens vy. Ingen vet om den väntar på en del, väntar på en tekniker eller är redo att gå ut igen och inte tjänar något.
Så här hjälper Renttix
Live synlighet av tillgångar och gård
Varje enhet har en tillgångspost med dess aktuella förvaltning, tillstånd och plats. Tillgångslokalisatorn och depåns lagerrapporter svarar på var en maskin är, och lageröverföringar registrerar flyttningar mellan depåer korrekt.
Besiktningsregimer med certifikat
Bifoga en LOLER, PUWER eller intern regim till en kategori med dess intervall. Varje besiktning registreras som godkänd, rådgivande eller underkänd, med inspektören, fotografier och ett numrerat certifikat som du kan skriva ut på begäran.
Mätare och bränsle vid överlämning
Överlämningspolicyer gör motortimmar och bränslenivå obligatoriska vid hämtning, eller vid båda ändarna av uthyrningen, och varje kontrollista kan ställas in för leverans, hämtning eller båda. Föraren kan inte lämna in leveransbeviset förrän de är besvarade, och varje avläsning sparas som daterat bevis.
Service baserat på motortimmar
Anslut Trackunit, Samsara eller ett AEMP-flöde och Renttix läser motortimmar och plats från maskinen. Serviceregler körs på ackumulerade timmar, så larmet utlöses på den flotta som faktiskt arbetar.
Långa uthyrningar på fakturakörningar
Ställ in en faktureringsperiod och fakturakörningskod på kontraktet, och fakturakörningen plockar upp det enligt schema. Avbrott täcker nedstängningar, och mätaröverskott regleras på slutfakturan vid avslutning.
En verkstadstavla för tekniker
Verkstadsjobb sitter på en planeringstavla efter tekniker och status, med delar, arbetstimmar och stillestånd registrerade mot maskinen. Kunder kan godkänna en reparationsuppskattning från en länk innan arbetet börjar.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan och tillgänglighetskontroll
En entreprenör vill ha en 5-tons grävmaskin i åtta veckor från den 12:e. Kontrollera tillgänglighet över depåer för perioden, prissätt det mot kundens överenskomna pris och utfärda en offert.
Kontrakt upprättat och maskin tilldelad
Konvertera offerten till en beställning och tilldela den specifika maskinen. Efterlevnad kontrolleras vid tilldelning, så en enhet med en förfallen besiktning är inte den som sätts på låglastaren.
Leverans till plats
Jobbet går på leveransplanen med ett fordon och en förare. Vid avlämning registrerar föraren motortimmar, bränsle, konditionsfotografier och en signatur, och platskontakten får en spårningslänk i förväg.
På uthyrning, servad på plats
Timmar ackumuleras från telematik eller manuella avläsningar. När ackumulerade timmar passerar ett serviceintervall flaggas maskinen för service och verkstaden får en notifikation.
Avslutad uthyrning, inspektera och reglera
Kunden avslutar uthyrningen via portalen, hämtning schemaläggs, och returen inspekteras vid depån. Skador, saknade tillbehör och mätaröverskott debiteras, sedan stängs kontraktet på fakturakörningen.
Relevanta integrationer
Trackunit
Hämta maskinens plats och motortimmar från Trackunit till tillgångsposten, så att serviceflaggor körs på verklig användning istället för uppskattningar.
Samsara
Samsara tillhandahåller samma motortimmar, odometer och positionsflöde, vilket passar gårdar som redan kör Samsara-hårdvara över sina depåer och fordon.
AEMP Telematics
AEMP (ISO 15143-3) standardflöde täcker blandade flottor, så maskiner rapporterar timmar och plats genom en standard istället för en portal per tillverkare.
Google Maps
Platsadresser kompletteras när de skrivs och geokodas på beställningen, så att avlämningen har verkliga koordinater och faller till den rutt vars geofence täcker den istället för att sorteras manuellt.
Xero
Kontraktfakturor, kreditnotor och betalningar skickas till Xero när varje fakturakörning slutförs, vilket är viktigt när en enda lång uthyrning faktureras tjugo gånger under dess livstid.
Sage
För gårdar på Sage synkroniseras fakturor och kreditnotor som upprättats i Renttix till huvudboken, så att maskinuthyrningsfakturering och bokföring hålls i fas utan en månatlig omnyckling.
Vanliga frågor
Ja. Varje maskin har en tillgångspost som håller dess förvaltning, tillstånd och depå, och tillgångslokalisatorrapporten svarar på var en given enhet är. Flyttningar mellan depåer går genom en lageröverföring med ett mottagningssteg, så en maskin i transit är synlig istället för saknad. Utnyttjande- och inaktivitetsrapporter körs per depå.
Ja. Ställ in en besiktningstyp med ett intervall, de produkter den täcker och en blockpolicy. Registrerade besiktningar har ett resultat som godkänd, rådgivande eller underkänd, inspektörens detaljer, fotografier, ett utgångsdatum och ett numrerat certifikat. Vid blockering tas en maskin med en förfallen eller underkänd besiktning bort från tillgänglighet tills den testas om.
Ja, genom Trackunit, Samsara eller ett AEMP-standardflöde. Renttix synkroniserar motortimmar, odometer och position till tillgången och behåller varje avläsning som historik istället för bara det senaste numret. Serviceregler kan sedan köras på ackumulerade timmar istället för kalenderdatum, och avläsningar kan också skrivas in manuellt vid bokning och avslutad uthyrning.
Genom att göra bevis till en nödvändig del av jobbet. En överlämningspolicy kan tvinga motortimmar och bränslenivå vid hämtning, eller vid båda ändarna av uthyrningen, och varje kontrollista kan ställas in för leverans, hämtning eller båda; föraren kan inte slutföra stoppet förrän de är besvarade. Fotografier, signatur, GPS-position och tidsstämplar bifogas leveransbeviset, och skador som upptäcks vid retur registreras med fotografier innan de debiteras.
Kontraktet har en faktureringsperiod och en fakturakörningskod, och fakturakörningen plockar upp allt som är förfallet på den cykeln. Prisdefinitioner hanterar veckovisa och månatliga basenheter, minimihyra och icke-debiterbara dagar. Om platsen stängs ner täcker en avstängning perioden. Mätartimmar utöver tillåtelsen regleras på slutfakturan.
Renttix har underuthyrningar. Skapa en mot orderraden, registrera leverantören, hyrespriset och den överenskomna kostnaden, och spåra transportsträckorna — leverantör till plats, plats tillbaka till leverantör — med ett leveransbevis på varje. Kunden ser en normal hyresrad, och vad du betalar leverantören förblir registrerat mot den.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort