Cateringuthyrning handlar om att räkna. Ett bröllop är niohundra delar porslin, fyrahundra glas, en uppsättning bestick, bordsdukar och ett mobilt kylrum, allt som lämnar på samma last och allt som ska tillbaka på tisdag. En del av lagret är seriemärkt utrustning värd tusentals — kombiugnar, värmeskåp, glasdiskmaskiner — och en del räknas i dussin och skrivs av per låda. Leveranser landar i lokalens tillträdesfönster, inte ditt, och skillnaden mellan vad som gick ut och vad som kom tillbaka är ett verkligt tal som måste bevisas innan du kan debitera för det. Renttix hanterar båda typerna av lager på en order.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom cateringuthyrning
Räkna i hundratals, två gånger
Varje order räknas ut ur lagret och räknas tillbaka in. Sex lådor glas och ett dussin lådor tallrikar är en timme av någons dag i varje ände, och siffrorna stämmer sällan första gången.
Två typer av lager, en order
En enda evenemangsorder blandar en seriemärkt kombiugn med sexhundra glas räknade efter kvantitet. De behöver olika tillgänglighetslogik, olika returhantering och olika avgifter, men de går ut på samma bil.
Tillträdesfönster till lokalen
Utrustningen måste vara inne före servering och ute efter sista gästen. Lastkajer, servicelifter och tillgång till marken för tält smalnar av tidsluckan, och en sen bil är ett problem som kunden ser direkt.
Skador som diskuteras senare
Fjorton trasiga glas och ett kantstött fat blir ett telefonsamtal tre veckor efter evenemanget. Utan en räknad retur och fotografier är avgiften en förhandling snarare än en fakturarad.
Lager som försvinner från gården
Lådor kommer tillbaka till fel hylla, dras in på ett annat jobb i sista minuten, eller kommer aldrig tillbaka alls. Bokföringssiffran och hyllsiffran glider isär tyst tills en stor order inte kan fyllas.
Elektriska och gasrelaterade papper
Ugnar, kylskåp och glasdiskmaskiner behöver testas i cykler, och lokaler begär certifikatet. Att hålla reda på vilken enhet som senast testades, och stoppa en föråldrad från att gå ut, är lätt att tappa bort under en hektisk sommar.
Så hjälper Renttix
Kvantitetslinjer räknade in och ut
Porslin, glas och bestick ställs in som kvantitetsbaserade produkter. Ordern registrerar vad som gick ut; avhyrning registrerar vad som kom tillbaka. Renttix jämför de två och flaggar bristen per rad istället för som en klump.
Seriemärkt utrustning och bulkvaror tillsammans
En kombiugn kan spåras som en individuell tillgång med sitt eget nummer och historia, medan glasen bredvid den på samma order spåras efter kvantitet. Tillgänglighet och returer fungerar korrekt för båda.
Skanningsdriven plockning och inbokning
Lagerkön listar order efter leveransdatum. Personal skannar streckkoder eller tillgångsnummer för att plocka mot rätt rad, och skannar vid retur med ett skick. Att boka in en tillgång som skadad eller saknad ändrar dess status direkt, så den slutar erbjudas som tillgänglig tills den hanteras.
Skadeavgifter eller en avskrivning
Skaderapporter innehåller foton, en beskrivning, ett ansvarstagande och en avgift som behöver godkännas. Om du hellre vill sälja skydd kan skadeavskrivningsnivåer konfigureras med en premie och täckningsbelopp, och anspråk spåras mot dem.
Leveransluckor som lokalen accepterar
Order bär en leveranstidslucka och en platskontakt. Utskeppningspanelen schemalägger leveransen och hämtningen separat, och fordon kan bära vikt- och volymbegränsningar så att en last inte planeras på en bil som inte kan ta den.
Lagerinventeringar som löser tvisten
Kör en lagerinventering över allt, en kategori eller ett depå. Renttix visar den förväntade siffran mot den räknade siffran med avvikelsen per rad, och att bekräfta räkningen justerar boken. Låga lagernivåer flaggar linjer innan de tar slut.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan och offert
Ta emot evenemangets specifikationer — antal, serveringsstil, datum — och bygg en offert med porslin, glas, linne och matlagningsutrustning. Tillgänglighet kontrolleras vid hyresdatumen innan du skickar den.
Bekräfta och schemalägg leveransen
Konvertera offerten till en order, registrera lokalens adress, leveranstidslucka och platskontakt, och låt utskeppningspanelen skapa leveransjobbet på rätt datum.
Plocka och räkna ut
Ordern landar i lagerkön. Personal skannar eller räknar varje rad, den plockade kvantiteten registreras mot ordern, och lasten markeras som förberedd så att utskeppning kan se att den är redo att gå.
Leverera inom tidsluckan
Föraren arbetar med körningen från utskeppningsjobbet, med lokalens kontakt, tillträdesanteckningar och tidslucka på skärmen. Leveransbevis fångar en signatur, mottagarens namn och foton av vad som lämnades.
Hämta, avstämma och fakturera
Hämtningsjobbet tar tillbaka allt. Räknade returer jämförs mot ordern rad för rad, brister och skador ger upphov till en skaderapport med en avgift, och hyran går in i faktureringskörningen.
Relevanta integrationer
Xero
Skicka hyresfakturor, skadeavgifter och kreditnotor till Xero, så att evenemangets papper stängs i huvudboken utan att skrivas om.
Stripe
Ta kortbetalning på fakturor och depositioner, inklusive från kundportalen, så att en lokal eller privat kund kan betala utan ett telefonsamtal.
Google Maps
Adressuppslag på order och kartläggning bakom ruttplanering, så att lokaladresser geokodas korrekt och dagens leveranser sekvenseras på ett vettigt sätt.
Twilio
Anslut ditt eget Twilio-konto. När en förare markerar ett jobb på väg kan lokalens kontakt få ett SMS med en ETA och en live-spårningslänk.
WooCommerce
Sälj mindre fester och konsumenthyror online med live-tillgänglighet, och låt dessa order falla in i samma lager och utskeppning som ditt handelsarbete.
Calendar feed
Prenumerera på utskeppningsschemat som ett iCal-flöde så att veckans leveranser och hämtningar visas i driftteamets Google- eller Outlook-kalender.
Vanliga frågor
Ja. Ställ in dem som kvantitetsbaserade produkter och ordern registrerar kvantiteten som gick ut. När hyran är avslutad anger du den räknade returen, och Renttix jämför den rad för rad mot den ursprungliga kvantiteten och flaggar allt som saknas. Bristen sitter på ordern, så skadeavgiften baseras på en registrerad räkning snarare än ett minne.
Ja. Produkter är antingen tillgångsbaserade, där varje enhet har sitt eget nummer och servicehistorik, eller kvantitetsbaserade, där du har en pool. Båda typerna finns på samma order med rätt tillgänglighetslogik tillämpad på varje. En enda evenemangsorder kan därför blanda en seriemärkt kombiugn med lådor av glas och linne.
Två sätt. Du kan skapa en skaderapport mot ordern med artiklarna, foton, en beskrivning och om kunden är ansvarig, sedan sätta en avgift som går genom ett godkännande steg. Eller så kan du köra skadeavskrivningsnivåer, var och en med en premie och ett täckningsbelopp, och registrera anspråk mot det skydd kunden köpte.
Order bär en leveranstidslucka, en platskontakt och tillträdesanteckningar, och utskeppningspanelen schemalägger leveransen och hämtningen som separata jobb. Stoppar kan fästas så att ruttoptimeraren inte flyttar en tidskritisk leverans, och fordon kan bära vikt- och volymbegränsningar så att en last planeras på en bil som kan ta den.
Ja. Du definierar inspektionsregimer med ett intervall — PAT är den vanliga för cateringelektronik — och omfattar dem till en kategori eller produkt. Renttix spårar vad som är förfallet och vad som är försenat, och varje regim har en policy: ignorera, varna eller blockera tillgången från att gå ut tills den är omtestad.
Korshyr det. Renttix har en underhyrespost som länkar leverantören, utrustningen, den överenskomna räntan, hyresperioden och ordern den täcker, tillsammans med transportsträckorna mellan leverantör, depå och kund. Du håller kostnaden för inhyrt lager synlig mot jobbet snarare än att hitta det på en leverantörsfaktura senare.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort