Uthyrning av fest och uppblåsbara attraktioner tjänar mest pengar på ungefär sextio dagar om året. Lördag morgon är en rad leveranser över en stad, söndag kväll är samma runda i omvänd ordning, och bokningarna kommer via telefon, WhatsApp och genom ett formulär på din webbplats. Varje enhet behöver sitt PIPA- eller RPII-inspektionsdatum registrerat, sin fläkt och förankringskit räknat med, och en rengöring innan den går någon annanstans. Programvaran tjänar sitt syfte vid kritiska punkter: ta emot bokningar utan att dubbelboka ett slott, planera helgens runda, hålla depositioner och hålla säkerhetsprotokoll för varje enhet på ett ställe.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom uthyrning av fester och uppblåsbara produkter
Helg- och säsongstoppar
En lugn tisdag, sedan fyrtio jobb på lördagen under en långhelg. Bokningar, datumändringar och depositioner kommer alla på en gång, och risken att lova samma slott två gånger ökar med varje samtal.
Leverans- och insamlingsrutter
Skrymmande enheter måste nå rätt trädgårdar på förmiddagen och hämtas samma kväll eller nästa dag. Om du får ordningen på rundan fel väntar den sista kunden tills det blir mörkt.
Säkerhet och rengöringskrav
PIPA- eller RPII-inspektionsdatum, testprotokoll och rengöringar måste hållas för varje enhet, och allt som misslyckas eller är försenat måste tas bort från kalendern innan det kan bokas igen.
Förfrågningar på alla kanaler
Bokningar kommer via telefon, WhatsApp, sociala meddelanden och ett webbformulär. Utan en plats att samla dem, missas en deposition, ett datum bekräftas två gånger, eller en förfrågan förblir obesvarad tills kunden bokar någon annanstans.
Depositioner, saldon och avbokningar
Privatkunder betalar en deposition nu och resten på dagen, och sedan regnar det. Att veta vad som har tagits, vad som är utestående och vad som måste återbetalas eller krediteras är lätt att tappa bort.
Tillbehör som försvinner
Fläktar, förlängningssladdar, jordfelsbrytare, förankringspinnar och markdukar följer med varje enhet, och de är de saker som tyst försvinner. Att ersätta dem om och om igen är en verklig kostnad som sällan syns någonstans.
Så hjälper Renttix
Bokningskalender i realtid
Se vad som verkligen är ledigt för de exakta datumen som efterfrågas. Tillgänglighet räknar vad som redan är bokat, så ett slott lovat för lördag kan inte lovas igen, och ändringar uppdaterar bilden direkt.
Planering av leverans och insamling
Planera helgen från leveransbrädan. Gruppera leveranser och insamlingar efter dag och rutt, ge chaufförerna adress, kontaktperson och installationsanteckningar, och skicka kunden ett ETA-meddelande med en spårningslänk.
Inspektions- och rengöringsprotokoll
Registrera inspektioner mot varje enhet med dina egna inspektionstyper — PIPA, RPII eller interna kontroller — och arbeta från en lista över vad som är på gång. En misslyckad enhet kan placeras i en efterlevnadshållning, vilket tar bort den från tillgänglighet.
Depositioner och betalningslänkar
Sätt en deposition som en procentandel eller ett fast belopp på bokningen, skicka en säker betalningslänk, och se betalda och utestående belopp mot varje jobb. Där Airwallex är din betalningsleverantör kan en återbetalningsbar säkerhetsdeposition hållas på kortet och sedan fångas eller släppas när enheten är tillbaka.
Bokningar från din egen webbplats
Bädda in bokningswidgeten på den webbplats du redan har, eller använd den värdbaserade butiken med kuponger och online-depositioner. Förfrågningar landar i en godkännandekö, så du bekräftar tillgänglighet och pris innan något lovas.
Kit så inget lämnas kvar
Definiera vad en komplett enhet är — fläkt, förankringskit, sladdar, markduk — som ett kit mot produkten, och fäst de fysiska föremålen till huvudtillgången så de följer med i förvaltningsprotokollet. Vid återlämningsinspektionen kontrolleras kitet mot den definitionen, så en saknad sladd flaggas direkt istället för vid nästa uthyrning.
Viktiga arbetsflöden
Förfrågan mottagen
Oavsett hur den kommer in — telefon, meddelande eller webbplatswidget — blir förfrågan en offert eller en bokning mot verklig tillgänglighet, med kunden, adress och datum i en post istället för en anteckningsbok.
Bokning bekräftad och deposition betald
Konvertera det till en order, ta depositionen genom en betalningslänk och skicka bekräftelsen. Hyresavtalet kan skickas ut för elektronisk signatur så villkoren är överenskomna innan bilen lastas.
Helgens runda planerad
Lördagens jobb grupperas i rutter på leveransbrädan, sekvenseras över området, och kontrolleras mot vad varje bil kan bära i vikt och volym. Återkommande jobb kan generera sig själva på ett schema.
Leverans, installation och överlämning
Chauffören arbetar med dagens lista med adress, kontaktperson och installationsanteckningar, fångar en signatur vid leverans och markerar jobbet som slutfört. Kunden har redan ett ETA-meddelande och en spårningslänk.
Insamling, rengöring och fakturering
Enheten samlas in och checkas in. Allt som är skadat rapporteras som en skaderapport med foton, och saldot faktureras med depositionen redan beaktad.
Relevanta integrationer
Stripe
Skicka en säker Stripe-länk för bokningsdepositionen eller saldot, så en kund kan betala med kort utan att ringa tillbaka med sina uppgifter. Jobbet markeras som betalt först när Stripe bekräftar betalningen, och slutfakturan skickas ut med sin egen länk när uthyrningen är avslutad.
Skicka leveransmeddelanden och insamlingspåminnelser på den kanal festkunder faktiskt svarar på, med hjälp av mallar som fyller i bokningsreferens, datum och tidslucka.
Twilio
Skicka ett SMS till kunden när chauffören åker, med en beräknad ankomsttid och en live-spårningslänk, och sedan igen när leveransen är klar med signatur och foton som bevis. Färre samtal på lördag morgon som frågar var bilen är.
Google Maps
Adressautokomplettering och geokodning när bokningen tas, så en trädgårdsadress fångas rent första gången och landar på leveransbrädan med riktiga koordinater. Ruttens auto-tilldelning fungerar från dessa koordinater istället för ett postnummer någon skrev fel.
WooCommerce
Anslut WordPress-sidan som de flesta festuthyrningsföretag redan driver, så onlinebokningar flödar in i Renttix för tillgänglighet, leverans och fakturering.
Xero
Skicka fakturor och kreditnotor till Xero, så en säsong av småjobb når dina konton utan en kväll av skrivande vid köksbordet.
Vanliga frågor
Ja. Renttix kontrollerar tillgänglighet för de exakta datumen som efterfrågas, så när bokningar kommer in kan du se vad som verkligen är ledigt. Bekräftelser, datumändringar och avbokningar uppdaterar tillgängligheten direkt, och enheter i underhåll, markerade som skadade eller under en hållning är exkluderade, så samma hoppborg kan inte lovas till två kunder på en helg.
Det gör det. Leveransbrädan grupperar jobb efter dag och rutt, så helgen planeras som en runda snarare än en lista. Chaufförer ser sina stopp med adresser, kontaktpersoner och installationsanteckningar, och fordonets vikt- och volymgränser respekteras när dagen lastas. Insamlingar planeras som egna stopp.
Ja. Du kan definiera dina egna inspektionstyper — PIPA, RPII eller interna kontroller — registrera en inspektion mot varje enhet med dess datum och resultat, och arbeta från en lista över vad som är på gång eller försenat. Om något misslyckas, tar en efterlevnadshållning bort det från tillgänglighet tills det släpps.
Ja. En deposition kan vara en procentandel eller ett fast belopp på bokningen, betald genom en säker länk, med betalda och utestående belopp synliga mot jobbet. Förfrågningar från webbplatswidgeten anländer i en godkännandekö med kundens detaljer och datum, så inget går förlorat i en hektisk inkorg under högsäsong.
På två sätt. Bokningswidgeten bäddas in på din befintliga webbplats och skickar förfrågningar till en godkännandekö, så du bekräftar tillgänglighet och pris innan något lovas. Eller använd den värdbaserade butiken, som körs från din live-katalog med kundkonton, kuponger och online-depositioner, och ingen andra produktlista att hålla uppdaterad.
Renttix förutspår inte vädret, men det håller pengasidan klar. Depositioner visas som tagna eller utestående mot bokningen, återbetalningar kan utfärdas genom betalningsleverantören, och en kreditnota kan utfärdas och spåras om en faktura redan har skickats ut. De frigjorda datumen går tillbaka till tillgänglighet för någon annan.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort