O aluguel de TI é um negócio de números de série. Cada laptop, switch e display tem um número de série, uma especificação e um estado de montagem, e o cliente vai querer saber exatamente qual unidade ele tinha quando algo dá errado. Os volumes são irregulares: cinquenta laptops para uma conferência de dois dias em uma semana, uma implantação gerenciada de três anos faturada mensalmente na próxima. O equipamento volta precisando ser apagado, reimaginado e testado antes de poder sair novamente, e essa rotação no banco é o que realmente limita quanto você pode alugar em uma temporada. O software precisa manter a identidade no nível da unidade, reservar um kit como uma coisa só em vez de partes soltas, e manter o banco de devoluções em movimento.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguel de equipamentos de TI
Equipamento serializado, em constante movimento
Mil laptops em cinquenta clientes, cada um com um número de série, uma etiqueta de ativo e uma montagem. Planilhas funcionam até a primeira disputa sobre qual máquina estava em qual local, e então ninguém pode provar nada.
Pedidos de eventos em curto prazo
Uma conferência confirma na quinta-feira para a segunda-feira. Quarenta máquinas precisam ser separadas, configuradas com a montagem do cliente, etiquetadas, embaladas e colocadas em uma van, e a lista de separação precisa corresponder ao que realmente foi colocado na caixa.
Dados deixados em equipamentos devolvidos
Um disco que volta com os arquivos do último cliente é uma violação, não um erro. A etapa de apagar e reimaginar precisa ser registrada por unidade, não presumida porque o banco geralmente é cuidadoso.
Equipamentos retornando incompletos
O laptop volta; a base, o carregador e a maleta não. Periféricos são o centro de custo silencioso do aluguel de TI, e a falta só aparece quando o próximo pedido está sendo separado.
Máquinas falhando no meio da implantação
Uma estação de trabalho para de funcionar no nono dia de um contrato de noventa dias. Você envia uma substituição no mesmo dia, mas a menos que a troca seja registrada, os registros ainda mostram a unidade defeituosa no local e a unidade ativa disponível.
Implantações longas faturadas mensalmente
Contratos de dispositivos gerenciados duram anos sem data de término fixa, unidades adicionadas e removidas conforme o número de funcionários muda. Faturá-los a partir de um diário de aluguel feito para locações de duas semanas significa que alguém refaz a fatura manualmente todo mês.
Como o Renttix ajuda
Identidade mantida por unidade
Cada unidade carrega seu próprio registro com um registro de identificadores por trás — número de ativo, número de série do fabricante, código de barras, QR e etiqueta RFID. Identificadores são aposentados em vez de reutilizados, e etiquetas são impressas a partir de seus próprios modelos nos tamanhos que você usa.
Filas de preparação e escaneamento de separação
A fila do armazém lista pedidos aguardando preparação, entrega mais próxima primeiro. Cada escaneamento seleciona uma unidade contra a linha certa, e completar a separação muda o pedido para preparado para que o despacho possa ver que está pronto para ir.
Triagem e quarentena de devoluções
Registro por escaneamento com captura de condição. A triagem envia cada unidade para uma zona de trabalho — limpeza, inspeção, oficina ou quarentena — e o registro de inspeção mantém a lista de verificação, grau de condição, fotos e qualquer trabalho de reparo levantado de um item com falha.
Definições de kit e completude
Registre o que um kit completo envia — laptop, carregador, base, maleta — e Renttix verifica o que está realmente anexado à unidade contra essa definição na inspeção de devolução, nomeando qualquer coisa faltante. Uma devolução incompleta é detectada no banco, não na próxima separação.
Trocas de ativos no meio do aluguel
Troque uma unidade com falha por uma substituição na própria linha do pedido. Renttix lista ativos do mesmo produto que estão realmente livres para as datas restantes, então atualiza o status e o histórico de aluguel de ambas as unidades para que a utilização e a localização permaneçam honestas.
Faturamento cíclico para contratos longos
Aluguéis sem data de término fixa faturam em um ciclo repetido em vez de uma data de término fixa, e códigos de execução de fatura agrupam clientes nas execuções que lhes convêm. Assinaturas com cartão em arquivo através do Stripe cobrem contratos de dispositivos gerenciados que renovam mensalmente.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e especificação
O cliente envia uma especificação e uma data. Você cota as máquinas, os periféricos e a necessidade de montagem, e a cotação é enviada para aceitação online com o contrato anexado.
Reservar e alocar números de série
A aceitação transforma a cotação em um aluguel. A disponibilidade confirma que as unidades estão realmente livres para as datas, e números de ativos específicos são alocados ao pedido para que você saiba quais números de série estão comprometidos.
Montar, separar e enviar
O pedido cai na fila de preparação. O banco configura e testa cada unidade, escaneia contra a linha, e completar a separação marca o pedido como preparado para o correio ou a corrida da van.
Em aluguel e suporte
O cliente vê seu kit ativo, faturas e documentos no portal, abre tickets de suporte lá, e solicita extensões ou devoluções sem ligar para ninguém. Unidades com falha são trocadas no pedido e uma substituição é enviada.
Devolução, limpeza e reabastecimento
O kit é registrado por escaneamento com condição capturada no local. A triagem direciona cada unidade para limpeza, inspeção, oficina ou quarentena, e apenas uma inspeção aprovada a coloca de volta na disponibilidade.
Integrações relevantes
Stripe
Cartão em arquivo para contratos mensais de dispositivos e links de pagamento em faturas. Cobranças recorrentes são feitas em sua própria conta Stripe, então o dinheiro nunca passa por nós.
QuickBooks
Faturas de vendas, notas de crédito e diários são enviados para o QuickBooks Online à medida que são gerados, nas mapeações de cliente, item e código fiscal que você define uma vez. Uma execução mensal sobre duzentos contratos ativos deixa de ser um dia de redigitação no final do mês — é apenas o lado das vendas, então as entradas de compra permanecem no QuickBooks.
HubSpot
Clientes, pedidos e faturas sincronizam com seu CRM, com um preenchimento para o histórico que você já possui. Útil quando gerentes de contas trabalham negócios no HubSpot e operações trabalham aluguéis no Renttix.
SSO
Funcionários fazem login através do seu próprio provedor de identidade sobre SAML ou OIDC, com regras de domínio e aplicação. Empresas de aluguel de TI são questionadas sobre isso em revisões de segurança mais do que a maioria dos setores.
Zapier
Cada evento de webhook do Renttix é um gatilho do Zapier — novo pedido, pedido concluído, cotação aceita. Conecte-os ao seu service desk para que uma nova implantação abra os tickets necessários sem que ninguém precise redigitar.
Shopify
Execute uma loja para aluguel de kits de curto prazo com disponibilidade ao vivo, cupons e depósitos, e deixe os planos de venda lidarem com o lado recorrente para clientes que desejam aluguel mensal de dispositivos online.
Perguntas frequentes
Sim. Cada unidade é seu próprio registro de ativo, e o registro de identificadores mantém número de ativo, número de série do fabricante, código de barras, QR e etiqueta RFID contra ele. Identificadores são aposentados em vez de reutilizados, então uma etiqueta antiga nunca pode resolver para a máquina errada. Histórico de aluguel, histórico de manutenção e condição estão na unidade, então você pode responder qual número de série estava onde.
Não como uma linha com preço único, não. Escolher um pacote coloca o laptop, a base e o carregador no pedido em uma ação, mas eles aparecem como linhas separadas — cada uma com sua própria tarifa e seu próprio imposto, rastreadas individualmente para inventário e despacho — carimbadas com o pacote de onde vieram, e o desconto do pacote é aplicado a cada um. Separadamente, uma definição de kit registra os componentes que uma unidade completa envia, e Renttix verifica isso contra o que está realmente anexado à unidade na inspeção de devolução. Pacotes são como você adiciona o conjunto de uma vez; definições de kit são como você prova que ele voltou completo.
Unidades devolvidas são registradas por escaneamento e passam por triagem. O registro de inspeção para essa unidade mantém os resultados da lista de verificação, o grau de condição, fotos e a disposição tomada, então um apagamento e reimagem é evidência contra o número de série em vez de uma suposição, e um item com falha levanta um trabalho de reparo carregando as falhas como sua descrição de falha. Qualquer coisa que falhe pode ser colocada em quarentena, o que coloca um bloqueio que impede que seja reservada.
Sim. Um aluguel sem data de devolução fixa não tem data de retorno fixa e fatura em um ciclo repetido, com a próxima data de fatura avançando a cada período. Códigos de execução de fatura agrupam clientes nas execuções que lhes convêm. Para contratos com cartão em arquivo, assinaturas do Stripe faturam em sua própria conta Stripe e escrevem uma fatura no Renttix a cada ciclo.
Sim. Ativos pertencem a um depósito, e transferências de estoque os movem entre locais através dos estados solicitado, aprovado, em trânsito e recebido. O depósito receptor realiza uma verificação de condição na chegada; qualquer coisa que não apareça é marcada como desaparecida em vez de silenciosamente baixada. O relatório de estoque do depósito mostra o que está onde.
Troque na linha do pedido. Renttix mostra as unidades do mesmo produto que estão realmente livres para as datas restantes, então move a alocação e atualiza o status e o histórico de aluguel de ambas as unidades. A unidade com falha pode ser direcionada para a oficina como um trabalho de reparo, e o registro do cliente mostra a máquina que eles realmente têm.
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