Fornecedores, Encomendas de Compra e Sublocação

As palavras mais caras no aluguel são 'não temos'. O cliente que as ouve liga para a concorrência e, muitas vezes, fica por lá.

A sublocação — cedência de equipamento entre operadores — é como os melhores profissionais dizem mesmo assim sim: obtêm o equipamento junto de um fornecedor, alugam-no ao cliente, e mantêm a relação e a margem. O que impede a maioria das empresas de o fazer bem é a administração. Sublocações registadas em emails e folhas de cálculo perdem dinheiro e, ocasionalmente, perdem-se máquinas inteiras.

O Renttix faz da sublocação um tipo de encomenda de primeira classe. Uma sublocação regista o fornecedor, o equipamento, as datas e ambos os preços — o que paga e o que cobra — para que a margem esteja visível antes de se comprometer, e não seja descoberta na altura da fatura.

Os registos de fornecedores mantêm os detalhes num só lugar: de quem faz sublocação, para que são bons, e o histórico de compras por trás da relação.

Uma sublocação tem mais etapas do que uma encomenda normal — o equipamento chega do fornecedor, sai para o cliente, regressa e devolve-se ao fornecedor. Cada etapa é uma oportunidade para algo se perder.

O Renttix acompanha o ciclo de ponta a ponta. Confirme a sublocação, gere a encomenda de compra para o fornecedor com um clique, marque o equipamento como alugado quando chega e sai, e marque-o como devolvido quando fecha o ciclo.

As provas de entrega podem ser carregadas para cada etapa, à entrada e à saída, para que o estado e a custódia de uma máquina que não é sua fiquem documentados em cada passagem de mãos — precisamente quando os litígios com fornecedores se tornam caros.

Os cancelamentos também são tratados de forma limpa, com a sublocação e a sua documentação fechadas em conjunto, em vez de deixar uma encomenda de compra fantasma para a contabilidade ir atrás.

As encomendas de compra no Renttix não são apenas um acessório da sublocação — suportam as suas compras em geral: peças para a oficina, consumíveis para o balcão, estoque para o armazém.

Cada encomenda de compra regista o fornecedor, as linhas e os valores, dando-lhe um registo claro do compromisso antes de as faturas chegarem. As peças de oficina pedidas pelos técnicos no terreno podem ser obtidas através do mesmo fluxo, fechando o ciclo desde um pedido de peças no local até uma encomenda de compra junto do fornecedor.

Os registos de fornecedores unem tudo — contatos, condições e o histórico de compras que lhe diz quem cumpre realmente os prazos.

Para a contabilidade, os dados de compras fluem para as mesmas integrações que todo o resto, para que o QuickBooks ou o Xero vejam as compras a partir do sistema de registo em vez de uma caixa de PDFs no fim do mês.