Gestione dell'assistenza sul campo

Un lavoro di assistenza che inizia in officina raramente finisce lì. I tecnici si recano presso le sedi dei clienti, scoprono problemi che non erano nel lavoro originale e hanno bisogno di risposte dall'ufficio mentre si trovano davanti alla macchina.

Renttix tratta l'assistenza sul campo come un flusso di lavoro di prima classe. Ogni tecnico apre i lavori della giornata nell'app Renttix Field e li svolge con la stessa struttura utilizzata in officina — avvia il lavoro, lo mette in pausa, lo sospende in attesa di ricambi, lo riprende, lo completa. L'ufficio vede ogni cambio di stato mentre avviene.

Le checklist di servizio vengono generate automaticamente dal tipo di attività, quindi un tecnico che assiste un generatore vede i controlli del generatore e un tecnico che ispeziona una piattaforma aerea vede i controlli richiesti da quella piattaforma. Gli elementi obbligatori devono essere completati prima che il lavoro possa essere firmato, il che significa che lo standard impostato in ufficio è lo standard applicato in loco.

Il tempo sul lavoro viene registrato mentre il tecnico lavora, con un timer continuo che suggerisce la voce di manodopera al termine. La manodopera viene registrata in ore rispetto al lavoro alle tariffe del tuo ufficio — niente fogli ore da decifrare a fine settimana, niente ore dimenticate tranquillamente cancellate.

E la macchina non deve essere tua. Le attrezzature di proprietà del cliente vengono assistite tramite lo stesso flusso di lavoro con la propria cronologia, quindi la parte di assistenza della tua attività copre tutto ciò di cui ti prendi cura — non solo ciò che noleggi.

Il lavoro non è finito quando il lavoro manuale è terminato. È finito quando il cliente concorda che il lavoro è terminato e quando c'è un documento che lo prova.

La scheda di lavoro in Renttix Field riunisce il lavoro svolto, i ricambi utilizzati, i controlli completati e le foto dal sito in un unico documento. Il cliente lo rivede sul dispositivo del tecnico e firma sullo schermo, di persona. La firma è legata a quella scheda di lavoro e archiviata rispetto all'ordine di lavoro.

Un PDF del rapporto di servizio firmato viene generato sul posto e può essere condiviso con il cliente prima che il tecnico lasci il sito — via email, messaggio o qualsiasi metodo di condivisione supportato dal dispositivo. Il tuo ufficio riceve lo stesso documento allegato al record del lavoro, senza che nessuno scansioni documenti o digiti appunti a memoria.

Le controversie su cosa è stato fatto, quando e se il cliente lo ha accettato diventano conversazioni brevi. Il documento esiste, è firmato ed è stato creato nel momento in cui si è svolto il lavoro.

La maggior parte delle visite di assistenza sul campo rivela qualcosa in più — una parte usurata, un guasto non segnalato dal cliente, un lavoro che richiede un ritorno. Ciò che separa un'operazione organizzata da una caotica è ciò che accade dopo.

I tecnici utilizzano i ricambi direttamente dal loro magazzino sul furgone e i ricambi confluiscono nel lavoro automaticamente — fatturati tramite lo stesso motore di addebito utilizzato in officina, con lo stock detratto una sola volta. Se il furgone non ha il ricambio, il tecnico invia una richiesta di ricambi dal sito. Il lavoro viene sospeso, l'ufficio vede la richiesta nella casella di posta delle operazioni sul campo e nulla si perde in una telefonata.

Quando il cliente vuole un prezzo per un lavoro extra, il tecnico crea un preventivo sul posto utilizzando le tariffe del tuo ufficio e il catalogo ricambi in tempo reale. Il cliente riceve un preventivo vero — non un numero scarabocchiato su un biglietto — e il preventivo è collegato al lavoro originale per il follow-up.

Spese, messaggi all'ufficio e richieste di lavori di follow-up seguono tutti lo stesso percorso. Tutto ciò che un tecnico acquisisce sul campo finisce nel sistema in cui l'ufficio già lavora, e tutto funziona offline prima di tutto — acquisito sul posto, sincronizzato non appena ritorna la connettività.