Software di dispatching per il noleggio: come pianificare consegne, autisti e attrezzature

Portare un solo mezzo da un deposito a un cliente è un problema già risolto: si sceglie un autista, gli si indica un indirizzo, e parte. Portare dodici o venti mezzi a dodici o venti clienti diversi nello stesso giorno, alcuni in consegna, altri in ritiro, alcuni già vincolati a una fascia oraria fissa del mattino, altri flessibili, è un problema completamente diverso. È tanto un esercizio di sequenziamento quanto di programmazione oraria: quali fermate sono vicine tra loro, quale autista sta già andando in quella direzione, e quali indirizzi sono realmente raggiungibili, stabilito prima che un percorso venga concordato, non scoperto dopo che un furgone è già stato caricato ed è partito.

È proprio questa la parte del dispatching per il noleggio a cui si presta meno attenzione. C'è molto da dire su ciò che accade una volta che un autista è partito, dalla app autista che usa su strada all'esperienza di consegna che il cliente vede durante l'attesa, e ancora di più sulla raccolta di prove solide al momento della consegna. Questo articolo riguarda il passaggio precedente a tutto ciò: la schermata di pianificazione in ufficio, dove il giro del giorno viene effettivamente costruito, prima che un autista lasci il deposito. Se il giro è costruito male, nessuna app curata né alcuna prova di consegna può rimediare a ciò che segue: un autista che attraversa lo stesso CAP tre volte in un giorno, una fermata di cui nessuno si è accorto fosse fuori dalla zona di servizio finché non vi si è trovato parcheggiato davanti, o la visita settimanale di un cliente abituale dimenticata perché nessuno ha ricostruito il giro a partire dalla lista della settimana precedente.

Il punto di partenza per il giro del giorno dovrebbero essere le prenotazioni già esistenti, non un elenco nuovo digitato da chi sta pianificando i percorsi quella mattina. Un ordine di noleggio contiene già l'indirizzo di consegna, gli articoli in uscita o in rientro, il referente in loco e le date coinvolte, perché quelle informazioni sono state raccolte al momento della presa dell'ordine, non inventate al momento del dispatching. Ridigitare uno qualsiasi di questi dati in uno strumento di pianificazione separato è esattamente dove si insinuano gli errori: una cifra invertita in un CAP, un numero di contatto copiato dalla riga sbagliata, una quantità di articoli che si discosta silenziosamente da quanto effettivamente preventivato.

In Renttix, gli incarichi di consegna e ritiro vengono pianificati direttamente su una bacheca di dispatching, attingendo dall'ordine stesso anziché da un foglio di calcolo parallelo. Questo conta più di quanto sembri: chi pianifica il giro del giorno lavora sullo stesso record in cui si trova l'ordine del cliente, quindi una modifica fatta a un ordine, una quantità corretta, un referente di sito diverso, una data riprogrammata, è esattamente la modifica che compare sulla bacheca, anziché qualcosa che deve essere comunicato separatamente a chi gestisce il piano dei percorsi.

Una volta creati gli incarichi del giorno, il compito successivo è disporli in modo che un autista possa effettivamente percorrerli in un ordine sensato. Non c'è nulla di esotico in questo: raggruppare nello stesso percorso le consegne e i ritiri vicini tra loro, invece di mandare un autista a zigzagare per la città mentre un secondo copre tre strade più in là, è un principio di base ben noto della pianificazione dei percorsi. Il vantaggio è semplice: meno chilometri, meno minuti persi tra una fermata e l'altra, e un giro che un autista può tenere a mente invece di seguirlo fermata per fermata dettato da un navigatore che non ha idea di cosa venga dopo.

Sulla bacheca di dispatching, gli incarichi sono raggruppati per percorso e assegnati direttamente agli autisti, così chi pianifica la giornata può vedere l'intera forma di un giro mentre viene costruito: quali fermate stanno bene insieme, quale autista ha già una giornata leggera e può prenderne una in più, e quali incarichi non sono ancora stati assegnati a nessuno. Costruire questa visione sulla bacheca di dispatching, invece di destreggiarsi tra una lista stampata e una mappa separata, fa sì che il giro sia un unico piano, non più documenti che devono tutti coincidere entro il momento in cui gli autisti partono.

Uno dei problemi più evitabili nella pianificazione del dispatching è un indirizzo che non avrebbe mai dovuto essere accettato. Una prenotazione presa per telefono, o un vecchio indirizzo cliente riutilizzato per un nuovo ordine, può trovarsi fuori dall'area che un deposito può realisticamente servire, e la prima volta che qualcuno se ne accorge è quando un autista è parcheggiato davanti a un cancello quaranta minuti dopo la fascia oraria prevista, al telefono con l'ufficio a chiedere cosa fare.

Renttix affronta questo problema nella fase di pianificazione, non sulla strada. Ogni deposito ha una zona di servizio definita come un poligono disegnato su una mappa, e gli indirizzi di consegna vengono verificati rispetto ad essa. Un ordine effettuato tramite uno storefront collegato viene bloccato prima del checkout se l'indirizzo ricade fuori dalla copertura del deposito interessato, così la prenotazione non viene mai accettata in primo luogo. Per gli ordini che arrivano alla bacheca in altro modo, lo stesso controllo si applica quando la giornata viene pianificata: una fermata fuori dalla zona di servizio di un deposito viene segnalata come fuori zona sulla bacheca di dispatching mentre il giro è ancora in costruzione, non dopo che un furgone ha lasciato il deposito. Questa è la differenza che conta: la valutazione se un incarico sia realistico avviene sulla schermata di pianificazione, con il tempo di riassegnarlo al deposito giusto o di chiederne conferma al cliente, invece che sul cellulare di qualcuno fermo sulla corsia di emergenza.

Buona parte del business del noleggio è business ripetuto: lo stesso cliente che prende gli stessi articoli lo stesso giorno ogni settimana, oppure un contratto che dura mesi con consegne e ritiri a intervalli fissi. Pianificare un giro da un foglio bianco ogni singolo giorno, anche per clienti il cui schema non cambia mai, è uno sforzo sprecato, ed è anche un rischio per l'affidabilità. Se costruire il giro di domani dipende dal fatto che qualcuno si ricordi che un determinato cliente ha in programma la sua visita settimanale, prima o poi qualcuno se ne dimenticherà.

Gli orari ricorrenti risolvono questo problema generando essi stessi gli incarichi di dispatching. Lo schema viene impostato una sola volta, e da quel momento in poi le consegne e i ritiri corrispondenti compaiono automaticamente sulla bacheca nei giorni giusti, già assegnati al loro percorso abituale. Un deposito che pianifica la settimana successiva non parte da zero; le visite ricorrenti sono già posizionate nei giorni corrispondenti, e il vero lavoro di pianificazione consiste nell'inserire gli incarichi nuovi o occasionali e adattarli intorno al programma già esistente.

Un caso collegato ma distinto è quello di un noleggio che include una propria componente di assistenza continuativa, anziché una consegna singola con un eventuale ritiro finale. Un bagno chimico in un noleggio lungo che richiede manutenzione ogni settimana è l'esempio più chiaro: l'unità esce una sola volta, ma un autista deve tornare sul sito con un ciclo fisso per tutta la durata del noleggio, e ciascuna di quelle visite è un incarico a sé, con un proprio registro del fatto che sia avvenuta.

Aggiungere una linea di servizio a un ordine gestisce questo caso direttamente: Renttix genera quindi il calendario delle visite per l'intera durata del noleggio, e ogni visita viene seguita lungo il proprio ciclo di vita, da programmata, a completata, fino a pronta per la fatturazione. Quest'ultimo passaggio conta per la pianificazione tanto quanto per la fatturazione: una visita completata che si trova in pronta per la fatturazione è un segnale visibile che l'incarico è avvenuto ed è stato chiuso correttamente, invece di qualcosa da recuperare separatamente a fine mese.

Pianificare bene il giro è metà del lavoro; sapere come sta effettivamente andando una volta che gli autisti sono partiti è l'altra metà. Una volta assegnato un incarico e mentre un autista lo sta svolgendo, il suo stato è visibile all'ufficio in tempo reale. Un incarico in corso, in sospeso o completato compare sulla stessa bacheca su cui è stato pianificato, invece di diventare noto solo quando l'autista rientra al deposito a fine giornata.

Per chi si occupa di dispatching, questa è la differenza tra reagire a un problema mentre c'è ancora tempo per fare qualcosa e scoprirlo a cose fatte. Se un incarico più avanti su un percorso sta per accumulare ritardo perché una fermata precedente si è protratta più del previsto, questo è visibile mentre il resto della giornata può ancora essere adattato. L'esperienza dell'autista stesso con l'incarico, la raccolta di firme, fotografie e il resto, è un argomento che merita un proprio articolo; dal lato della pianificazione, ciò che conta è che la bacheca di dispatching e la app autista leggano lo stesso incarico sottostante, non due sistemi separati da riconciliare a mano.

Prendiamo, a titolo illustrativo, un deposito che pianifica le consegne e i ritiri del giorno successivo su un giro misto: un pugno di nuovi ordini occasionali arrivati quella settimana, diversi noleggi di lunga durata con la visita di assistenza settimanale in scadenza, e due ritiri per noleggi in conclusione. Nulla di tutto ciò deve essere assemblato da elenchi separati. Gli ordini occasionali sono sulla bacheca perché sono stati prenotati come ordini fin dall'inizio; le visite di assistenza settimanali sono già lì perché generate dalle loro linee di servizio; e i ritiri sono sulla bacheca perché la data di fine del loro noleggio li ha attivati. Il vero compito del pianificatore quella mattina è controllare qualsiasi indirizzo segnalato come fuori zona, raggruppare le fermate rimanenti in percorsi sensati per area, e assegnarle agli autisti in turno, non reinventare un giro che in gran parte era già lì, in attesa di essere organizzato.

È proprio questo il motivo per cui vale la pena trattare la pianificazione del dispatching come una disciplina a sé stante, distinta sia dall'app autista sia dal registro di consegna: è la fase in cui una giornata diventa un piano realistico e ben sequenziato, oppure un elenco di buone intenzioni che si sgretola a metà mattina. Se volete vedere come apparirebbe un giro misto come questo sulla vostra bacheca di dispatching, con i vostri depositi, le vostre zone di servizio e i vostri clienti abituali, prenotate una demo e ve lo mostreremo passo per passo.