Registro de entrada, salida y hojas de horas
La mayoría de las empresas de alquiler gestionan la nómina con una mezcla de hojas de horas en papel, hojas de cálculo y memoria. Las horas que tu empresa paga y las horas que realmente se trabajaron se separan, y nadie se da cuenta hasta que los márgenes se reducen.
Con Personal habilitado, el personal registra su entrada y salida donde ya trabajan. Los conductores y técnicos registran su entrada desde la app Renttix Field al comienzo de su turno. El personal de oficina registra su entrada desde su propio perfil en el sistema web. Cada evento de registro llega al mismo registro de asistencia, por lo que hay una única versión de la verdad para las horas trabajadas.
La vista de hojas de horas muestra las horas por persona en cualquier rango de fechas: quién trabajó, cuánto tiempo y quién está trabajando ahora mismo. Como Renttix también capta la mano de obra facturable asociada a los trabajos, puedes ver la asistencia y las horas facturadas lado a lado y entender la utilización en lugar de adivinarla.
No hay una app separada que comprar, ninguna rutina de exportación-importación, ni un segundo sistema que tu equipo deba aprender.
Reserva y aprobación de vacaciones
Las solicitudes de permisos causan una cantidad desproporcionada de fricción para el tamaño de la decisión. Alguien pregunta en un pasillo, la respuesta vive en la cabeza de alguien, y tres semanas después dos conductores están de vacaciones durante tu semana más ocupada.
En Renttix, el personal reserva permisos desde el lugar donde ya está: la app Field para técnicos y conductores, la página de perfil para el personal de oficina. Ven su propio saldo antes de preguntar: asignación para el año, días reservados, días pendientes de aprobación, días restantes.
Las solicitudes se ponen en cola para su aprobación en la consola de Personal. Los gerentes ven quién lo solicita, para qué fechas, cuántos días laborables cuesta y cualquier nota adjunta. Aprueba o rechaza con un clic, con una nota de decisión si lo deseas. Las solicitudes superpuestas de la misma persona se rechazan automáticamente, y una solicitud que excede la asignación restante nunca llega a la cola.
Las bajas por enfermedad, los permisos no remunerados y otros tipos de ausencias se registran de la misma manera para mayor visibilidad, sin reducir la asignación de vacaciones.
Configurado según tu política, no según la de otros
Las normas de permisos difieren entre países, industrias y empresas, por lo que Renttix no impone ninguna. Estableces la asignación anual en días laborables y puedes anularla por persona para el personal con antigüedad o para empleados a tiempo parcial.
El recuento de días laborables también es configurable. De forma predeterminada, los fines de semana no cuentan para una solicitud: un descanso de viernes a lunes cuesta dos días, no cuatro. Si tus equipos trabajan los fines de semana, activa el recuento de fines de semana y cada día cuenta.
La aprobación en sí es opcional. Mantenla activada y las solicitudes se pondrán en cola para un gerente. Desactívala y las reservas se aprueban en el momento en que se hacen, útil para equipos más pequeños que confían en el calendario.
Todo el módulo se controla desde la configuración del sistema. Hasta que lo habilites, no aparecerán botones de registro, pantallas de vacaciones ni consolas en ningún lugar. Y una frontera deliberada: los datos laborales se excluyen completamente del asistente de IA de Renttix. Las horas, ausencias y decisiones sobre permisos se mantienen entre tu personal y sus gerentes.
De las horas trabajadas al dinero pagado
La asistencia solo es útil si llega a nómina sin necesidad de volver a teclearla. Renttix calcula el costo de las horas ya registradas, aplicando tus reglas de horas extra, deduciendo los descansos y redondeando una sola vez, para que la cifra que sale del sistema sea exactamente la que espera tu nómina.
El personal asalariado se administra con precisión, no con aproximaciones. El salario se prorratea según los días que realmente se trabajaron, según la unidad base que establezcas — mensual, semanal o anual — de modo que un mes completo recibe la tarifa mensual exacta y quienes se incorporan o salen a mitad de período reciben solo por los días trabajados.
Ajustes y gastos Bonificaciones, pagos retroactivos y asignaciones se registran como ingresos adicionales; anticipos, uniformes y embargos como deducciones. Ambos son conceptos antes de impuestos para el periodo, por lo que el bruto ajustado que llega a nómina está completo. Las reclamaciones por kilometraje se calculan en el servidor a partir de la distancia y tu tarifa, sin depender de un dato ingresado manualmente en un formulario.
Integración con la nómina Para la nómina del Reino Unido, las horas calculadas se exportan a Xero Payroll como hojas de tiempo en borrador — solo horas, nunca dinero. Xero gestiona tarifas, impuestos, National Insurance, RTI y recibos de sueldo; Renttix no envía ni paga nada directamente. En otros lugares, el mismo periodo se exporta en formato Sage o CSV para cualquier proveedor. Una vez exportado un periodo, este se bloquea, de modo que cualquier ajuste posterior debe ser una corrección deliberada y no un cambio silencioso en un dato que la nómina ya ha utilizado.
Ausencias que realmente puedes gestionar
Las vacaciones son la parte sencilla. La ausencia que realmente le cuesta dinero a una empresa de alquiler es la imprevista, y gestionarla implica registrar mucho más que un simple rango de fechas.
La enfermedad se documenta junto con la evidencia —autocertificación para ausencias cortas, un certificado médico cuando la política lo requiere— y Renttix señaliza si una ausencia supera el límite de autocertificación sin que se entregue dicho certificado. Puede ser necesario mantener una conversación de reincorporación antes de cerrar el registro.
Ver el patrón, no solo el total Renttix calcula el Factor Bradford para cada empleado: el número de ausencias al cuadrado, multiplicado por los días. Está diseñado de modo que cuatro ausencias de un día tengan un impacto mucho mayor que una ausencia de cuatro días, porque la primera interrumpe la planificación mientras que la segunda no. Define un umbral y las personas que necesitan atención saldrán automáticamente a la luz.
Los datos de salud se tratan como datos de salud Los detalles sobre la enfermedad son información de categoría especial y se manejan en consecuencia. Se excluyen de todas las pantallas de permisos genéricos, no forman parte del historial de auditoría, y están protegidos bajo un permiso exclusivo — una clave que permite leer las hojas de tiempo pero no los detalles médicos.
Turnos, disponibilidad y cobertura
Un turno es un compromiso sobre quién estará en qué lugar. Renttix verifica esos compromisos con toda la información disponible antes de que los publiques.
La asignación de un turno se valida en función de los turnos existentes, las ausencias aprobadas, la disponibilidad declarada por la persona y — en el caso de conductores — sus límites de horas de servicio. Los conflictos aparecen mientras programas, no a las seis de la mañana siguiente, y se pueden anular intencionadamente cuando hay una justificación.
El personal mantiene su disponibilidad actualizada Las personas pueden establecer sus días recurrentes libres y los bloques puntuales de indisponibilidad desde la aplicación Renttix Field. La oficina programa basándose en la información real que el personal ha facilitado, no en lo que alguien recuerda haber dicho.
Cambios de turno sin llamadas telefónicas Un empleado puede ofrecer un turno publicado que no puede cubrir. Sus compañeros se ofrecen voluntarios, la oficina aprueba a uno, y el turno se reasigna — aplicando las mismas comprobaciones de conflicto para quien lo asuma. Un calendario de ausencias muestra al equipo quién está fuera sin revelar el motivo: el tipo de ausencia se mantiene entre el empleado y su gestor.
Registros, contratos y procesos de incorporación
El empleo genera documentación que debe estar disponible años después. Renttix la mantiene vinculada a cada persona, no almacenada en un archivo físico o en un disco compartido sin supervisión.
Contratos, cartas de oferta, manuales, políticas, pruebas de derecho a trabajar, evaluaciones y registros disciplinarios se guardan por empleado, con niveles de acceso que usted controla. Los documentos que requieren firma se envían al empleado, quien firma desde la aplicación Renttix Field: escribir su nombre funciona como firma, registrada con fecha, hora y dispositivo. Un documento firmado no puede revertirse a sin firmar; la firma solo puede registrarse mediante esta acción.
Incorporación completada Los procesos de incorporación y salida se gestionan mediante listas de verificación creadas con sus propias plantillas, asignando tareas a los responsables correspondientes. Las tareas que dependen de documentación se marcan como completadas automáticamente cuando el documento se firma o carga, garantizando que la lista refleje la realidad y no la memoria.
Nada caduca sin aviso Licencias, permisos, certificados médicos y documentos firmados tienen fechas de vencimiento. Un escaneo diario genera una notificación agrupada por arrendatario a los treinta días, siete días y en el día de vencimiento — deduplicada para que una renovación inicie un nuevo ciclo y una repetición no genere alertas innecesarias, evitando que todos ignoren las notificaciones.
Cumplimiento de horas de servicio y tiempo de trabajo
Cuando su personal conduce, los límites son leyes, no simples políticas, y equivocar estos límites puede acarrear sanciones.
Renttix ofrece configuraciones regionales predeterminadas en lugar de asumir un único régimen. Por defecto, aplicamos los límites de carga de la FMCSA de EE. UU.: once horas de conducción, una ventana de servicio de catorce horas, y sesenta o setenta horas acumuladas — junto con límites para transporte de pasajeros FMCSA, normativas federales canadienses, EU 561, regulación doméstica de GB y NHVR australiano. Usted selecciona el régimen correspondiente; el sistema hace el resto.
Medido según como están escritas las normativas Los límites se aplican a periodos de servicio, no a días calendario. Renttix construye estos periodos a partir de turnos consecutivos separados por un descanso válido, de modo que un turno nocturno que cruza la medianoche cuenta como un único periodo de servicio, no como dos medios días, y una división legal no se considera incumplimiento. El tiempo de servicio se contabiliza neto de descansos, y los límites acumulados se calculan sobre un eje temporal continuo, no sobre semanas simples.
Verificado antes de que ocurra, no después Las posibles infracciones se evalúan en función del trabajo programado, no solo de las horas ya trabajadas — esta es la diferencia entre recibir una advertencia cuando aún puede modificar la planificación y un informe explicando por qué no fue posible. El reporte de tiempo de trabajo cubre la misma lógica para el personal que no es conductor.
Prueba esta característica en la demostración en vivo
Explora la plataforma completa de Renttix. No se requiere registro.
Características relacionadas
Preguntas frecuentes sobre Personal
No. Personal es parte de Renttix, activado desde la configuración del sistema. El personal de campo lo usa dentro de la app Renttix Field que ya tienen, y el personal de oficina lo usa desde su perfil. No hay licencia ni app separada.
De forma predeterminada, los sábados y domingos no cuentan, por lo que una solicitud de viernes a lunes utiliza dos días de asignación. Si tu personal trabaja los fines de semana, habilita el recuento de fines de semana en la configuración de Personal y los siete días cuentan.
No, lo complementa. Renttix calcula las horas, aplica horas extras, ajustes y gastos, y envía el periodo a la nómina: como borradores de hojas de tiempo en Xero Payroll para nóminas en el Reino Unido, o como una exportación en formato Sage o CSV en otros lugares. Las tarifas salariales, impuestos, presentaciones legales y recibos de sueldo permanecen con su proveedor de nómina.
No, y esto se garantiza estrictamente, no solo se promete. El asistente no tiene acceso a ninguna acción, herramienta o permiso relacionados con la plantilla, y su capa de API no contiene ningún acceso a datos de plantilla, recursos humanos, nómina, enfermedad, ausencias o listas de verificación. Un conjunto de pruebas asegura esto y falla si alguien intenta incluir alguno, por lo que este límite no puede cruzarse por accidente.
Sí — los límites para transporte de mercancías establecidos por la FMCSA están configurados por defecto, y también se ofrecen opciones para transporte de pasajeros, regulaciones federales canadienses, EU 561, normas internas del Reino Unido y NHVR australiano. Los límites se calculan según los periodos de servicio divididos por descansos válidos en lugar de días naturales, lo que asegura un manejo correcto de turnos que cruzan la medianoche y divisiones legales de jornada.
¿Listo para modernizar tus operaciones de alquiler?
Pagos + depósitos activados • Configuración rápida • Prueba sin tarjeta de crédito