Stämpla in, stämpla ut och tidrapporter
De flesta uthyrningsföretag kör löner via en blandning av pappers-tidrapporter, kalkylblad och minnet. Timmarna ditt företag betalar för och de timmar som faktiskt arbetades glider isär, och ingen märker det förrän marginalerna stramar åt.
Med Personalhantering aktiverat stämplar personalen in och ut där de redan arbetar. Chaufförer och tekniker stämplar in från Renttix Field-appen i början av sitt skift. Kontorspersonal stämplar in från sin egen profil i webbsystemet. Varje stämpling hamnar i samma närvaroregister, så det finns en enda version av sanningen för arbetade timmar.
Vyn för tidrapporter visar timmar per person över valfritt datumintervall — vem som arbetade, hur länge, och vem som är stämplad just nu. Eftersom Renttix även fångar fakturerbar arbetstid mot jobb, kan du se närvaro och fakturerade timmar sida vid sida och förstå nyttjandegraden istället för att gissa.
Det finns ingen separat app att köpa, ingen export-import-rutin, och inget andra system för ditt team att lära sig.
Semesterbokning och godkännande
Ledighetsansökningar orsakar en oproportionerligt stor mängd friktion för storleken på beslutet. Någon frågar i en korridor, svaret finns i någons huvud, och tre veckor senare är två chaufförer på semester under din mest hektiska vecka.
I Renttix bokar personal ledighet från platsen de redan är — Field-appen för tekniker och chaufförer, profilsidan för kontorspersonal. De ser sitt eget saldo innan de frågar: årets semester, bokade dagar, dagar som väntar på godkännande, återstående dagar.
Ansökningar köar för godkännande i Personalhanteringskonsolen. Chefer ser vem som frågar, för vilka datum, hur många arbetsdagar det kostar, och eventuella bifogade anteckningar. Godkänn eller avvisa med ett klick, med en beslutsanteckning om du vill ha det. Överlappande ansökningar från samma person avvisas automatiskt, och en ansökan som överstiger det återstående saldot når aldrig kön.
Sjukfrånvaro, obetald ledighet och andra typer av frånvaro registreras på samma sätt för synlighet, utan att dra ner på semestern.
Anpassad efter din policy, inte någon annans
Regler för ledighet skiljer sig mellan länder, branscher och företag — så Renttix tvingar inte på några. Du ställer in den årliga semestern i arbetsdagar, och du kan åsidosätta den per person för långtidsanställd personal eller deltidsanställda.
Räkning av arbetsdagar är också konfigurerbar. Som standard räknas inte helger mot en ansökan — ett uppehåll från fredag till måndag kostar två dagar, inte fyra. Om dina team arbetar helger, slå på helgräkning och varje dag räknas.
Själva godkännandet är frivilligt. Låt det vara på och ansökningar köar till en chef. Stäng av det och bokningar godkänns i samma sekund de görs — användbart för mindre team som litar på kalendern.
Hela modulen styrs från systeminställningarna. Tills du aktiverar det visas inga stämplingsknappar, semesterskärmar eller konsoler någonstans. Och en medveten gräns: anställningsdata exkluderas helt från Renttix AI-assistenten. Timmar, frånvaro och beslut om ledighet stannar mellan din personal och deras chefer.
Från arbetade timmar till utbetalda pengar
Närvaro är bara värdefullt om det når lönehanteringen utan att behöva skrivas om. Renttix beräknar kostnaden för de timmar som redan registrerats — med dina övertidsregler, avdrag för pauser och avrundning gjorda en gång — så att det belopp som lämnar systemet är exakt det belopp din lönehantering förväntar sig.
Fast anställda hanteras korrekt och inte med uppskattningar. Lönebeloppet fördelas proportionellt över de dagar som faktiskt arbetats, baserat på den period du väljer — månatligt, veckovis eller årligt — vilket innebär att en hel månad ger exakt månadslön och en anställd som börjar eller slutar mitt i perioden endast får betalt för de dagar de var anställda.
Justeringar och ersättningar Bonusar, retroaktiva löner och ersättningar läggs till som tillägg; förskott, uniform och löneutmätningar som avdrag. Båda är för skattetransparente poster för perioden, så att det justerade bruttobeloppet som skickas till lönehanteringen är komplett. Kilometerersättningar beräknas på serversidan utifrån avståndet och din angivna taxa, istället för att lita på siffror som skrivits in manuellt i ett formulär.
Export till lönehantering För UK-löner överförs kostnadsberäknade timmar till Xero Payroll som utkast till tidrapporter — timmar, aldrig belopp. Xero hanterar löner, skatter, National Insurance, RTI och lönebesked; inget skickas eller betalas via Renttix. I andra länder exporteras samma period i Sage-format eller som CSV för valfri leverantör. När en period har exporterats låses den, vilket innebär att framtida ändringar måste göras som medvetna korrigeringar och inte som tysta ändringar av siffror som redan används av lönehanteringen.
Frånvaro du faktiskt kan hantera
Semester är den enkla delen. Den frånvaro som kostar ett uthyrningsföretag pengar är den oplanerade, och att hantera den innebär att registrera mer än bara ett datumintervall.
Sjukfrånvaro dokumenteras med bevis — egenanmälan för korta frånvaroperioder, sjukintyg när er policy kräver det — och Renttix varnar när en frånvaro överskrider gränsen för egenanmälan utan intyg. En återgångssamtal kan krävas innan frånvaron registreras som avslutad.
Se mönstret, inte bara totalen Renttix räknar ut Bradford-faktorn för varje anställd: antalet frånvarotillfällen i kvadrat, multiplicerat med antalet dagar. Den är medvetet viktad så att fyra separata en-dagsfrånvarotillfällen ger ett betydligt högre värde än en fyra-dagars sjukperiod, eftersom det första påverkar schemat medan det andra inte gör det. Sätt en gräns så identifieras de som förtjänar ett samtal automatiskt.
Hälsodata behandlas som hälsodata Detaljer om sjukfrånvaro räknas som känsliga uppgifter och hanteras därefter. De tas bort från alla vanliga ledighetsskärmar där de annars skulle visas, undantas från revisionsspår och skyddas med en särskild behörighet — en nyckel som tillåter att läsa tidrapporter men inte sjukdomsdata.
Schema, tillgänglighet och bemanning
Ett schema är ett löfte om vem som ska vara var. Renttix kontrollerar dessa löften mot all annan information innan du publicerar dem.
Att tilldela ett skift valideras mot befintliga skift, godkänd ledighet, personens angivna tillgänglighet och – för förare – deras utrymme för körtid. Konflikter dyker upp direkt när du schemalägger istället för vid sex på morgonen nästa dag, och kan medvetet ignoreras när du har en god anledning.
Medarbetarna håller sin egen tillgänglighet uppdaterad Personer anger sina återkommande lediga dagar och tidsbegränsade block av otillgänglighet via Renttix Field-appen. Kontoret schemalägger utifrån vad personalen faktiskt uppgett, istället för efter vad någon minns har nämnts.
Byten utan telefonuppkoppling En medarbetare kan erbjuda ett publicerat skift som hen inte kan arbeta. Kollegor anmäler intresse, kontoret godkänner en och skiftet omfördelas – med samma konfliktkontroller för den som tar över. En "vem är borta"-kalender visar teamet vem som är frånvarande utan att avslöja anledningen: ledighetstypen hålls mellan medarbetaren och dennes chef.
Register, avtal och introduktion
Anställning genererar dokumentation som måste finnas tillgänglig långt senare. Renttix sparar dessa dokument kopplade till personen istället för i ett arkiv eller på en delad enhet som ingen granskat.
Avtal, erbjudandebrev, handböcker, policyer, bevis på rätt att arbeta, utvärderingar och disciplinärenden lagras för varje anställd med åtkomstkontroll som du styr. Dokument som kräver underskrift skickas till den anställde, som signerar i Renttix Field-appen — att skriva sitt namn fungerar som signaturen, registrerad med tid och enhet. Ett undertecknat dokument kan inte återställas till obestämd status; signaturen kan endast nås genom att signera.
Effektiv introduktion Introduktion och avslut hanteras som checklistor skapade från dina egna mallar, med uppgifter tilldelade till rätt ansvarig. Uppgifter som är beroende av dokumentation slutförs automatiskt när dokumentet är signerat eller uppladdat, så checklistan speglar verkligheten istället för någons minne.
Inget löper ut obemärkt Licenser, certifikat, medicinska intyg och undertecknade dokument har alla utgångsdatum. En daglig kontroll ger en samlad avisering per hyresgäst vid trettio dagar, sju dagar och vid utgång — aviseringar sammanfogas för att förhindra överlappningar, så att en förnyelse startar en ny cykel och upprepade notiser undviks för att inte vänja bort alla från att reagera.
Efterlevnad av kör- och arbetstidsregler
Där dina medarbetare kör gäller lagstadgade gränser, inte bara interna riktlinjer — och felaktigheter kan leda till tillsynsåtgärder.
Renttix levererar regionala förinställningar istället för att anta ett och samma regelverk. Standardinställningen är FMCSA:s amerikanska regler för godstransport – elva timmar körning, ett fjorton timmar långt arbetspass och ett rullande tak på sextio eller sjuttio timmar – tillsammans med FMCSA:s passagerarregler, kanadensiska federala, EU 561, brittiska inhemska och Australiens NHVR. Du väljer det regelverk som gäller; systemet sköter resten.
Mätt enligt regelverkens utformning Gränserna gäller arbetspass, inte kalenderdagar. Renttix sammanställer pass utifrån sammanhängande skift som separeras av kvalificerad vila, vilket innebär att ett nattskift som passerar midnatt räknas som ett arbetspass och inte två halva dagar, och giltiga delningar flaggas inte som överträdelser. Arbetstid räknas netto efter pauser, och de rullande gränserna följer en tät dagaxis istället för en förenklad vecka.
Kontroll innan överträdelser sker, inte i efterhand Prognostiserade överträdelser bedöms mot planerade schemalagda tider, inte enbart mot redan arbetade timmar — skillnaden mellan en varning när det fortfarande går att ändra schemat och en rapport som förklarar varför ändringar inte var möjliga. Arbetstidsrapportering täcker samma regler för medarbetare som inte är förare.
Prova denna funktion i live-demonstrationen
Utforska hela Renttix-plattformen. Ingen registrering krävs.
Relaterade funktioner
Personalhantering FAQ
Nej. Personalhantering är en del av Renttix, aktiveras från systeminställningarna. Fältpersonal använder det inuti Renttix Field-appen de redan har, och kontorspersonal använder det från sin profil. Det finns ingen separat licens eller app.
Som standard räknas inte lördagar och söndagar, så en ansökan från fredag till måndag använder två dagar av semestern. Om din personal arbetar helger, aktivera helgräkning i inställningarna för Personalhantering och alla sju dagar räknas.
Nej — det kompletterar det. Renttix beräknar timmarna, tillämpar övertid, justeringar och utlägg, och överför perioden till lönehanteringen: som utkast till tidrapporter i Xero Payroll för lönehantering i Storbritannien, eller som en export i Sage-format eller CSV för andra system. Timlöner, skatter, lagstadgade rapporteringar och lönebesked hanteras fortfarande av din löneleverantör.
Nej, och det säkerställs strikt snarare än bara lovas. Assistenten har inga befogenheter, verktyg eller tillstånd kopplade till personalhantering, och dess API-lager innehåller inga vägar till data om arbetsstyrka, HR, lön, sjukfrånvaro, frånvaro eller checklistor. Ett testpaket kontrollerar detta och misslyckas om någon lägger till sådan tillgång, vilket gör att denna gräns inte kan överskridas av misstag.
Ja — FMCSA:s gränser för godsfordon är standardinställningen, med alternativ för passagerarfordon, kanadensiska federala regler, EU 561, brittiska inrikes regler och australiska NHVR också tillgängliga. Gränserna mäts mot arbetstid som delas upp av kvalificerad vila snarare än kalenderdagar, vilket säkerställer korrekt hantering av skift som går över midnatt och tillåtna dela upp arbetstiden.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort