Medicinsk och mobilitetsuthyrning hanteras på enhetsnivå, inte i partier. En säng med profil går till en namngiven adress, stannar i månader och kommer tillbaka för rengöring innan den kan användas igen. Utrustningsbutiker, mobilitetsåterförsäljare och kliniska uthyrningsföretag hanterar hundratals enheter med serienummer spridda över hem, avdelningar och vårdmiljöer, var och en med sina egna service- och eltestdatum. Faktureringen är sällan en enkel vecka: det är en lång, öppen uthyrning som faktureras månadsvis till en kommun, en trust, en försäkringsgivare eller en familj. Programvaran tjänar sitt syfte på tre sätt. Att veta var varje enhet är och vem som har haft den. Att hålla olämpligt lager utanför bokningssystemet. Att fakturera uthyrningar som aldrig tar slut.
Utrustningskategorier
Vanliga utmaningar inom uthyrning av medicinsk utrustning
Spåra en enhet i efterhand
Återkallelsemeddelanden anger ett serienummerintervall, inte en kund. Om uthyrningshistoriken finns i ett kalkylblad tar det en dag du inte har att svara på vilka av dina som påverkas och vem som har dem, och ger ett svar du inte helt kan stå bakom.
Rengöring innan återutgivning
En enhet kommer tillbaka från ett hem och går direkt till hyllan eftersom returplatsen är full. Ingen registrerar rengöringen. Veckor senare finns det inga bevis för att objektet var lämpligt för återutgivning, och inget sätt att bevisa motsatsen.
Service- och testdatum per enhet
Lyftar behöver noggrann undersökning, nätdrivna enheter behöver eltestning, pumpar behöver kalibrering. Att spåra dessa intervall serie för serie i en dagbok innebär att något alltid missas, oftast medan enheten är ute på en lång uthyrning.
Långa uthyrningar som glider ur faktureringen
Utrustning för samhället stannar ute i månader eller år. Manuell månadsfakturering glider åt båda hållen: en artikel samlas in och debiteras fortfarande, eller stannar ute och slutar tyst att debiteras. Båda upptäcks vid en revision snarare än i en rapport.
Leveranser till hem, inte depåer
Förare levererar till lägenheter, skyddade boenden och landsbygdsadresser utan uppenbar ingång. Ett missat leveransförsök för en säng som är beroende av utskrivning är inte ett omplaneringsproblem, och telefonen börjar ringa innan föraren har lämnat gatan.
Fel rapporterade och sedan bortglömda
En avdelning eller vårdare ringer för att säga att madrasspumpen larmar. Meddelandet landar i en inkorg, vidarebefordras till verkstaden från minnet, och ingen kan senare säga när det rapporterades, vem som tog det, eller vad som gjordes åt det.
Så här hjälper Renttix
Uthyrningshistorik på serienivå
Varje enhet är en tillgång med sin egen post: uthyrningshistorik per kund och datum, underhållshistorik, depåöverföringar och en tidslinje för förvaring. När du blir tillfrågad vilka enheter som gick vart, filtrerar du tillgångsregistret istället för att återskapa det från pappersarbete.
Återkallelse och karantänhållningar
Hållningar sitter på tillgången — säkerhetsåterkallelse, karantän, efterlevnad, juridisk, administrativ. En uthyrningsblockerande hållning gör enheten obokningsbar i samma ögonblick som den tillämpas, så en misstänkt enhet inte kan glida in i nästa order medan du undersöker.
Returinspektion och dirigering
Returer passerar en triageport. Inspektören arbetar med en checklista, bedömer skick och väljer en disposition: redo, rengör, inspektera, reparera eller karantän. Allt som dirigeras till tvättplatsen eller verkstaden hålls borta från tillgänglighet tills det är signerat som redo.
Testintervall som blockerar bokning
Inspektionstyper har sina egna intervall, påminnelser och policy. Ställ in en typ för att varna och bokningen går igenom flaggad. Ställ in den för att blockera och Renttix vägrar bokningen, namnger de tillgångar vars certifiering har gått ut.
Återkommande fakturering för långa uthyrningar
Uthyrningar kan löpa öppet utan schemalagd insamling, och hyresabonnemang faktureras på en cykel genom ditt eget Stripe-konto, vilket skapar en normal Renttix-faktura varje gång. Pausa faktureringen utan att samla in, eller avbryt och låt insamlingsjobbet skapas.
En portal för avdelningar och vårdare
Kunder loggar in för att se aktuella uthyrningar, rapportera ett fel direkt till verkstadskön, begära avhyrning eller förlängning, läsa färdiga servicebesöksrapporter och betala fakturor, utan ytterligare samtal till ditt kontor.
Viktiga arbetsflöden
Remiss eller order mottagen
En förskrivare, vårdteam eller privatkund begär utrustning. Tillgänglighet kontrolleras mot verkligt lager för datumen, leveransadressen och platskontakten registreras, och ordern skapas.
Förbered, kontrollera och plocka
Ordern landar i lagerförberedelsekön med en numrerad plocklista. Plockare skannar varje enhet — produktstreckkod, RFID-tagg eller tillgångsnummer — och den plockade räkningen ökar mot raden. En kod som inte finns på ordern avvisas vid hyllan, överplockning av en rad vägras, och att stänga plocket medan en rad fortfarande är kort kräver en avsiktlig åsidosättning.
Leverans, installation och överlämning
Leveransen visas på utskickstavlan med ett tidsfönster. Föraren navigerar till adressen, installerar och fångar en signatur och foton. Kunden får ett meddelande på väg med en live spårningslänk.
Uthyrning pågår och faktureras
Öppna uthyrningar faktureras på sin cykel. Fel rapporterade genom portalen öppnar verkstadsjobb. Servicebesök schemaläggs från underhållskalendern medan enheten fortfarande används.
Insamling och tillbaka till lager
Avhyrning begärs av kunden eller skapas på kontoret och ett insamlingsjobb schemaläggs. Vid retur inspekteras enheten, graderas, dirigeras till rengöring eller reparation, och först då görs den bokningsbar igen.
Relevanta integrationer
Xero
Fakturor, kreditnotor och betalningar synkroniseras till Xero istället för att matas in på nytt, och tillgångsköp kan bokföras som anläggningstillgångsjournaler. Sage och QuickBooks ansluter på samma sätt om det är din huvudbok.
Stripe
Kort på fil för uthyrningar som löper i månader. Hyresabonnemang faktureras genom ditt eget Stripe-konto, och kunder kan betala fakturor från portalen utan att ringa ekonomiavdelningen.
Calendar feed
Leveranser, insamlingar, underhåll och inspektionsbesök publiceras som en signerad iCal-flöde — en URL för allt, en per rutt — så en koordinator ser varje jobb med sitt tidsfönster, platsadress och kontaktnummer i Outlook, Google eller Apple Kalender. Det är endast utgående, och att rotera hemligheten återkallar varje redan utfärdad URL.
Google Maps
Plats- och leveransadresser väljs från Googles adressuppslag och fästs till koordinater, så att utskickstavlan och föraren arbetar från en verklig plats snarare än en skriven rad.
Twilio
SMS på dagen. När föraren är på väg får kunden ett sms med en live spårningslänk, och ett avslutningsmeddelande med det signerade kvittot efteråt.
SSO
Personal loggar in genom din befintliga identitetsleverantör, så kontorsåtkomst beviljas och återkallas centralt när folk börjar, byter avdelning eller slutar.
Vanliga frågor
Ja, på serienivå. Varje tillgång har sin egen uthyrningshistorik med order, kund och datum ut och tillbaka, tillsammans med underhållshistorik, depåöverföringar och en tidslinje för förvaring som visar var enheten flyttade. När ett återkallelsemeddelande anger ett serienummerintervall filtrerar du tillgångsregistret istället för att återskapa bilden från leveransnoter.
Returer går genom en inspektionsport. Inspektören registrerar en checklista, bedömer skick och väljer en disposition: redo, rengör, inspektera, reparera eller karantän. Allt som skickas till tvättplatsen eller verkstaden hålls där i systemet, och karantän lägger till en uthyrningsblockerande hållning, så enheten inte kan bokas ut förrän den är signerad som redo.
Det är ditt val per inspektionstyp. Ställ in typen för att varna och bokningen fortsätter med en flagga på skärmen. Ställ in den för att blockera och Renttix vägrar bokningen och namnger de felande tillgångarna, så ett förfallet eltest eller noggrann undersökning stoppar ordern snarare än att märkas efteråt.
Ja. Uthyrningar kan löpa öppet utan schemalagd insamling, och hyresabonnemang faktureras på en cykel genom ditt eget Stripe-konto, vilket skapar en normal faktura i Renttix varje gång. Faktureringen kan pausas medan utrustningen stannar hos kunden, och att avbryta ett abonnemang skapar insamlingsjobbet.
Genom kundportalen. En felrapport som skickas in mot ett order- eller tillgångsnummer öppnar ett jobb i verkstadskön med kundens egna formulering som felbeskrivning, och meddelar ditt kontor. Kunden ser sedan det schemalagda servicebesöket och kan läsa den färdiga besöksrapporten på samma plats.
Nej. Tillgångar kan importeras med dina befintliga tillgångsnummer, tillsammans med kunder, produkter, depåer och kategorier. Streckkod- och RFID-skanning ger bästa noggrannhet i lagret, men omärkta objekt plockas och kontrolleras fortfarande manuellt, så du kan gå över till skanning enhet för enhet.
Redo att modernisera din uthyrningsverksamhet?
Betalningar + depositioner aktiverade • Snabb installation • Testa utan kreditkort