Programvara för cykel- och elcykeluthyrning: bokningar, storlekar och batterivård

Fråga vem som helst som driver ett cykel- eller elcykeluthyrningsföretag, och de säger att prognosen väger tyngre än kalendern. Efterfrågan sprids inte jämnt över året, inte ens över veckan - den koncentreras till de dagar då vädret samarbetar. Cykeluthyrare i en kuststad kan göra mer affärer på en varm, solig lördag än under de tio grå dagarna runt omkring tillsammans. En stadscykeluthyrning längs en populär led visar samma mönster i mindre skala: fint väder en helg drar in en våg av spontana kunder som bestämmer sig för att boka samma morgon, inte veckan innan.

Ovanpå den väderberoende oförutsägbarheten kommer ett andra problem som många andra uthyrningskategorier inte alls behöver lösa: passform. En cykel med fel ramstorlek, eller en vuxencykel i händerna på ett barn, är inte en mindre olägenhet - det betyder en cyklist som är ostadig på okända vägar eller stigar. Att få rätt cykel, i rätt storlek, till rätt kund är lika mycket en del av att driva ett cykeluthyrningsföretag som att bara ha tillräckligt med cyklar i ställen.

Och till skillnad från mycket uthyrningsmaterial som kan stå still i förråd mellan uthyrningar, utsätts cyklar för aktivt, dagligt slitage. Bromsar, däck, växlar och kedja hanteras av en ny cyklist varje dag, på olika vägar, under olika förhållanden, och varje uthyrning lämnar cykeln en aning annorlunda än när den startade. En cykel som hyrs ut två gånger om dagen under en hektisk sommar åldras, i högst reell mening, snabbare än en som hyrs ut en gång i veckan under en lugn månad - och ett uthyrningsföretag behöver veta vilka cyklar i flottan som haft den tuffaste säsongen, inte bara hur många cyklar man äger.

Elcyklar lägger till ytterligare en dimension ovanpå det mekaniska slitaget: ett batteri som behöver laddas mellan uthyrningar och som, precis som alla batterier, har ett eget skick som är värt att följa upp under hela sin livslängd. Ett batteri som redan gått igenom hundratals laddnings- och urladdningscykler beter sig annorlunda än ett nytt, och ett uthyrningsföretag behöver veta det innan en kund ger sig av på en längre tur i förväntan om full räckvidd för dagen. Att driva ett cykel- eller elcykeluthyrningsföretag väl handlar om att hantera alla tre samtidigt - väderberoende efterfrågan, storlek och dagligt mekaniskt (och nu även elektriskt) slitage - snarare än att behandla dem som separata problem.

När verksamheten är så väderberoende chansar ett företag som bara tar emot spontankunder på prognosen. En solig prognos för helgen kan ge en våg av kunder som alla vill ha en cykel ungefär samtidigt, och en butik utan insyn i den efterfrågan i förväg kan varken planera bemanning, förbereda cyklar eller undvika en kö vid dörren. Att låta kunder reservera och betala för en cykel online i förväg, för ett visst datum eller till och med en tidslucka, ändrar på det. Renttix flöde för onlinebokning låter en kund välja sin cykel eller cykelstorlek, välja en tidslucka och betala innan de ens når disken.

Den omedelbara fördelen är att dagar med fint väder börjar fyllas i förväg i stället för att helt lämnas åt slumpen samma morgon. En familj som bokar och betalar för fyra cyklar till lördag förmiddag har bundit sig till den tidsluckan; de kommer betydligt mindre sannolikt att utebli än någon som skulle kunna dyka upp på chans om vädret håller i sig. Det minskar de två problem som skadar ett väderberoende företag mest: tomma ställ en dag som ändå visar sig bli solig, eftersom ingen kom på att kolla i förväg, och en spontan efterfrågevåg som inte går att jämna ut över dagen.

Det förändrar också vad som händer vid disken. När en bokning redan är gjord, storleksbestämd och betald behöver personen som lämnar ut cykeln inte kontrollera tillgänglighet, ta betalt eller lista ut vilken storlek kunden behöver medan en kö bildas bakom - de matchar helt enkelt bokningen mot en cykel och skickar iväg cyklisten. Den soligaste lördagen i månaden, när en cykeluthyrningsdisk kan uppleva säsongens tyngsta försäljning på några timmar, är det ofta skillnaden mellan en kö som rör sig och en som stannar upp.

En cykel som hyrs ut en halvdag kommer tillbaka efter att ha utfört riktigt arbete. Bromsarna har använts upprepade gånger, ibland hårt; däcken har fått med sig skräp eller tappat lite tryck; växlarna har bytts under belastning, ibland inte helt korrekt; kedjan kan ha fått in grus. Inget av det är ovanligt för en enda uthyrning, och det mesta är verkligen mindre allvarligt. Men det ackumuleras, uthyrning efter uthyrning, och ett fel som är mindre idag kan bli ett verkligt säkerhetsproblem för morgondagens cyklist om ingen upptäcker det däremellan.

Det är därför det är viktigare i den här kategorin än i många andra att kontrollera en cykels skick när den kommer tillbaka. Renttix skicksuppföljning registrerar skicket för varje artikel - och eventuella skador eller fel som upptäcks - mot just den artikeln vid utlämning och återlämning, så att ett problem som märks när en cykel kommer in loggas direkt, i stället för att förlita sig på att någon kommer ihåg att nämna det för nästa skift, eller att en annan medarbetare helt enkelt inte märker det innan cykeln går rakt ut igen.

För ett företag som hanterar en stor volym korta uthyrningar under en hektisk dag betyder den registreringen dubbelt så mycket. Den fångar slitage innan det blir ett säkerhetsproblem för nästa cyklist - bromsar som börjat kännas svampiga, en växel som slutat gå in rent, ett däck med en långsam punktering. Och den bygger en ärlig bild av vilka cyklar i en flotta som slits snabbare än andra, en användbar uppgift oavsett om butiken reparerar, tar ur bruk eller helt enkelt prioriterar vilka cyklar som ska kontrolleras först en hektisk morgon.

Utöver kontrollen vid varje återlämning behöver cyklar också ordentligt schemalagt underhåll - bromsbelägg byts, växlar justeras, kedjor och kassetter som slitits bortom en viss gräns byts ut - snarare än bara när något synligt gått fel. Renttix underhållsschemaläggning låter ett företag utlösa det underhållet efter användning eller efter tidsintervall, så att en cykel som nått ett visst antal uthyrningar, eller ett visst antal veckor sedan senaste service, flaggas i stället för att förlita sig på att någon kommer ihåg. När den väl flaggats kan artikeln hållas utanför uthyrning tills servicen faktiskt loggats som slutförd, så att den inte av misstag går rakt ut till nästa kund bara för att butiken hade fullt upp.

Elcyklar behöver inget separat system för detta. För att vara tydlig med vad Renttix erbjuder - och inte erbjuder - här: det finns ingen dedikerad batteriuppföljningsfunktion byggd specifikt för elcyklar. Det som finns, ärligt talat, är samma skicks- och underhållsflöde som ett cykeluthyrningsföretag redan använder för bromsar och däck, tillämpat på ytterligare en sak värd att registrera: en elcykels laddningsstatus och batteriskick vid återlämning. Ett batteri som är lågt, laddar långsamt eller visar tecken på minskad kapacitet kan loggas vid utlämning precis som ett slitet bromsbelägg eller en växel som slirar, och en service eller ett byte kan schemaläggas enligt samma användnings- eller tidsbaserade utlösare som vilken annan underhållspunkt som helst.

Det är ett medvetet blygsamt påstående. Det övervakar inte laddning på distans eller följer batterihälsa automatiskt - det ger ett företag en plats att registrera det personalen redan observerar när en cykel kommer tillbaka, och ett sätt att säkerställa att den observationen faktiskt hindrar cykeln från att gå ut igen förrän det är åtgärdat, i stället för att förlita sig på att någon råkar märka det.

Det följande är illustrativt, inte en skildring av ett specifikt företag, men det ger en rimlig bild av hur delarna passar ihop en bra dag.

Det är den första riktigt soliga lördagen på höstlovet, och en kustnära cykeluthyrningsbutik står inför sin mest hektiska förmiddag på flera veckor. Under de föregående dagarna kollade familjer vädret och bokade online - valde ramstorlekar för vuxna och barn, valde en förmiddagslucka och betalade i förväg. Vid öppning vet butiken redan ungefär hur många cyklar av varje storlek som behöver stå redo i ställen, i stället för att ta reda på det medan folk kommer in genom dörren.

När bokningarna kommer in håller disken varken på att räkna ut storlekar eller ta betalt på plats - det klarades av dagar innan. Personalen matchar varje bokning mot en förberedd cykel och skickar iväg cyklisterna. Ett antal elcyklar avsatta för förmiddagen kontrollerades och sattes på laddning kvällen innan, med två enheter hållna tillbaka eftersom den senaste kontrollen flaggade ett batteri värt att hålla koll på; de stannar utanför golvet tills någon bekräftat att de är dugliga att gå ut igen. Ett fåtal standardcyklar som kom tillbaka från fredagens uthyrningar med en växel som inte gick in rent hålls också tillbaka i stället för att lämnas ut direkt igen.

Inget av det tar bort pressen av ett kort, soligt, oförutsägbart affärsfönster. Det som ändras är var den pressen hamnar - på att snabbt få storleksanpassade, klara cyklar i cyklisternas händer, snarare än på att räkna ut storlekar, jaga betalningar eller fatta ett förhastat beslut om huruvida en cykel som kom tillbaka igår är säker att skicka ut igen idag.

Att behandla bokning, skickskontroller och underhåll som tre separata problem i ett cykeluthyrningsföretag missar hur tätt de hänger ihop. En välskött cykel som aldrig bokas eftersom butiken inte klarar en solig dags anstormning betalar inte tillbaka sin kostnad. En helt fullbokad dag som förstörs av en cykel som går ut med bromsar som borde ha kontrollerats är inte heller en vinst. De två fungerar bara tillsammans när ett företag kan fylla dagar med fint väder med förhandsbokningar, fånga slitage vid varje återlämning och hålla underhållet - mekaniskt och, för elcyklar, elektriskt - på ett schema snarare än i någons minne.

Det är den kombination som Renttix flöde för onlinebokning, skicksuppföljning och underhållsschemaläggning är byggda för att stödja tillsammans: bokning och betalning hanterade innan kunden kommer, en registrering av varje cykels skick vid varje utlämning och återlämning, och underhåll som utlöses av användning eller tid och hålls tillbaka tills det faktiskt är slutfört. Inget av det är cykelspecifikt - Renttix är en generisk uthyrningsplattform, inte en produkt gjord enbart för cykeluthyrning - men tillämpat på en flotta av cyklar och elcyklar är det vad som krävs för att hålla ett väderberoende, storlekskänsligt, mekaniskt krävande uthyrningsföretag i gång utan skavanker.

Kontakta oss för att diskutera hur det passar in i en specifik cykel- eller elcykeluthyrningsverksamhet.