O aluguel de veículos vive e morre na rotatividade. Uma van volta às quatro, precisa de uma lavagem, verificação de combustível e uma inspeção, e é alugada novamente às oito da manhã seguinte. Entre esses dois momentos estão uma leitura de quilometragem, um nível de combustível, um registro de condição e um depósito que alguém precisa liberar. Adicione MOTs, serviços e trabalhos de defeito, e o balcão está fazendo três trabalhos ao mesmo tempo. O software é importante aqui porque um registro de veículo precisa carregar o aluguel, as leituras, as datas de teste e o histórico de danos — e porque a pessoa no balcão precisa da resposta para "você tem um Luton para quinta-feira" em segundos, não depois de ligar para o pátio.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns na locação de veículos
Disponibilidade cega no balcão
Dois funcionários citando o mesmo quadro branco eventualmente prometerão a mesma van duas vezes. Reservas provisórias, veículos reservados para um cliente regular e unidades na oficina ficam fora da lista da qual o balcão está citando.
Disputas de quilometragem e combustível
O locatário diz que o tanque estava três quartos cheio. A folha de check-in diz metade, e ninguém anotou o odômetro na entrega. Quilometragem excessiva não é cobrada porque a leitura inicial nunca foi capturada corretamente.
Reclamações de danos sem evidências
Um batente arranhado ou um espelho rachado se transforma em duas semanas de e-mails. Sem fotografias datadas tiradas na entrega e novamente na devolução, o depósito é reembolsado integralmente e o reparo sai da sua margem.
Verificações no balcão atrasam a entrega
Identificação com foto, depósito, termos de crédito e um contrato assinado precisam acontecer antes das chaves serem entregues. Fazer isso em papel com uma fila atrás significa que atalhos são tomados exatamente nos aluguéis que mais precisam de verificação.
Datas de teste e serviço se aproximando
MOTs, serviços e retificação de defeitos têm datas. Perder uma e um veículo sai quando não deveria, ou é retirado de uma reserva confirmada em cima da hora com um cliente esperando.
Veículos que nunca se pagam
Algumas vans nunca param; outras ficam na última fila por semanas. Sem um registro por veículo dos dias alugados contra os dias possuídos, decisões de substituição e compra são feitas com base na impressão do gerente.
Como o Renttix ajuda
Disponibilidade por grupo de veículos
O calendário de reservas e a verificação de disponibilidade mostram o que está realmente livre para as datas solicitadas, por depósito. As reservas são verificadas contra a frota no momento do compromisso, para que duas pessoas não possam vender a mesma van duas vezes.
Quilometragem e combustível capturados na entrega
Uma definição de tarifa pode carregar uma configuração de medidor de quilometragem ou horas de motor, com unidades incluídas por dia e uma tarifa por unidade excedente. As leituras são feitas na saída e na entrada, digitadas ou lidas de telemática.
Registros de condição com fotos datadas
A entrega e a coleta capturam uma assinatura, fotos com carimbo de GPS, uma lista de verificação, nível de combustível em oitavos e uma leitura de medidor por veículo. Relatórios de danos carregam essas fotos até uma resolução registrada e valor.
Verificações e depósitos antes da entrega
Verificação de identidade com foto, o contrato de aluguel assinado e o depósito estão todos no pedido. Uma verificação de prontidão para despacho informa ao balcão se o contrato está assinado, o dinheiro está na conta e a conta está limpa.
Datas de teste, manutenção e defeitos
Testes e inspeções permitem definir seus próprios regimes com um intervalo e um modo de aviso ou bloqueio. O cronograma de manutenção, o relatório de manutenção devida e o quadro de planejamento da oficina lidam com o próprio trabalho.
Relatórios de utilização e veículos ociosos
A utilização de ativos mostra o tempo alugado contra o tempo possuído. Ativos ociosos listam qualquer coisa abaixo de vinte por cento. A rentabilidade por produto desconta a receita do custo de manutenção, para que você saiba o que manter e o que vender.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e grupo de veículos
O balcão verifica a disponibilidade para as datas e o grupo solicitado — Luton, basculante, nove lugares — em todos os depósitos. Uma cotação é enviada com a tarifa, a franquia de quilometragem e o depósito declarados.
Verificações do locatário e contrato
A verificação de identidade é realizada onde sua política exige, os termos de crédito são verificados contra a conta, e o contrato de aluguel é assinado eletronicamente antes de o veículo ser liberado.
Check-out
Na entrega, o veículo é registrado contra o pedido com sua leitura de odômetro. Onde um motorista entrega, a prova de entrega adiciona nível de combustível, uma lista de verificação de inspeção, fotos e a assinatura do receptor. O depósito é feito ao mesmo tempo.
Em aluguel
O cliente estende ou devolve o aluguel pelo portal em vez de ligar. Onde a telemática está conectada, o odômetro e a localização permanecem atualizados e alertas de geofence sinalizam um veículo que deixou seu local esperado.
Check-in e fatura
O check-in captura o medidor final, a inspeção de devolução registra uma lista de verificação, grau de condição e fotos, danos são levantados quando necessário, o depósito é liberado e a execução da fatura pega o aluguel.
Integrações relevantes
Stripe
Pagamentos com cartão, além de verificações de documentos de identidade do Stripe — passaporte, carteira de motorista ou cartão de identidade, com uma correspondência de selfie opcional — que podem bloquear pagamento, assinatura eletrônica ou coleta no depósito.
Airwallex
O trilho ao vivo para depósitos de segurança. Faça uma retenção ou cobrança contra o pedido, depois capture ou libere assim que o veículo for verificado e inspecionado.
Samsara
Puxa odômetro, horas de motor, localização e estado de ignição para cada registro de veículo, alimenta a leitura do medidor na saída e na entrada, e levanta alertas de geofence quando um aluguel sai do seu local.
Xero
Empurra faturas, notas de crédito e pagamentos, para que o balcão de aluguel e o escritório de contabilidade parem de digitar os mesmos números duas vezes.
Google Maps
Autocompletar endereços em clientes, depósitos, pedidos e trabalhos de despacho, para que o balcão escolha um endereço em vez de digitá-lo. Endereços de entrega são geocodificados no pedido, o que permite que um aluguel entregue caia na rota cujo geofence o cobre.
Shopify
Reserva online contra disponibilidade ao vivo com depósitos feitos no checkout. Aluguel de contrato de longo prazo é cobrado como uma cobrança recorrente em vez de ser redigitado todo mês.
Perguntas frequentes
Sim. Uma definição de tarifa pode carregar uma configuração de medidor de quilometragem ou horas de motor, com as unidades incluídas por dia e uma tarifa cobrada por unidade excedente. As leituras são feitas na saída e novamente na entrada — digitadas por quem está no veículo, ou lidas de um dispositivo de telemática mapeado. O número do ativo é armazenado com a leitura, para que a fatura diga qual veículo foi lido.
Ele executa a verificação de identidade de documentos através do Stripe Identity, que aceita passaporte, carteira de motorista ou cartão de identidade e pode adicionar uma correspondência de selfie. Você define quando se aplica — por valor de pedido, clientes em dinheiro ou conta, apenas novos clientes — e se um locatário não verificado é bloqueado de pagamento, assinatura eletrônica, coleta no depósito ou entrega pelo motorista. Não se conecta ao DVLA, então verificações de habilitação e endosso permanecem como uma etapa separada.
Os depósitos são feitos, capturados ou liberados contra o próprio pedido, com o status ao vivo no registro, e os clientes podem autorizar os seus pelo portal. A condição é capturada na entrega e devolução como fotos, uma lista de verificação, nível de combustível e uma leitura de medidor. Relatórios de danos podem ser levantados por sua equipe ou pelo cliente com fotos anexadas, depois resolvidos com um valor registrado contra o pedido.
Sim. Testes e inspeções permitem definir seus próprios regimes — MOT, inspeção de segurança, o que você executar — cada um com seu próprio intervalo e um modo de aviso ou bloqueio. Bloqueio impede que o veículo seja alugado até que a inspeção seja registrada. A manutenção é planejada no cronograma de manutenção, o relatório de manutenção devida lista o que está atrasado por depósito, e o quadro de planejamento da oficina agenda o trabalho.
O estoque é mantido por depósito, e a disponibilidade, o relatório de estoque do depósito e o localizador de ativos são todos cientes do depósito, para que o balcão possa ver se um veículo está nesta filial ou na próxima. Mover um veículo entre filiais é registrado como uma transferência de estoque com uma verificação de condição no recebimento. Não há módulo dedicado de precificação de aluguel só de ida.
Sim. O portal do cliente aceita pedidos de devolução e extensão, que caem em uma fila para sua equipe aprovar em vez de serem aplicados automaticamente. Os clientes podem ver seus aluguéis ao vivo, baixar contratos e faturas, visualizar extratos, pagar online e levantar um relatório de falha ou dano com fotos, que chega à sua equipe com as imagens anexadas.
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