Verhuur van medische en mobiliteitsapparatuur draait om losse eenheden, niet om batches. Een hoog-laag bed gaat naar een specifiek adres, blijft daar maanden en komt terug voor reiniging voordat het weer gebruikt kan worden. Gemeentelijke uitleenpunten, mobiliteitswinkels en klinische verhuurbedrijven beheren honderden apparaten met serienummers verspreid over huizen, afdelingen en zorginstellingen, elk met eigen onderhouds- en keuringdata. De facturatie is zelden een nette week: het is een langdurige huur die maandelijks wordt gefactureerd aan een gemeente, een trust, een verzekeraar of een familie. Software verdient zijn plek op drie punten. Weten waar elk apparaat is en wie het heeft gehad. Onbruikbare voorraad uit het boekingssysteem houden. Huren factureren die nooit eindigen.
Ondersteunde materieelcategorieën
Veelvoorkomende uitdagingen in de verhuur van medische apparatuur
Een apparaat achteraf traceren
Terugroepacties noemen een serienummerreeks, geen klant. Als de verhuurgeschiedenis in een spreadsheet staat, kost het een dag die je niet hebt om te achterhalen welke van jouw apparaten zijn getroffen en wie ze heeft, en levert het een antwoord op waar je niet volledig achter kunt staan.
Reiniging voor heruitgifte
Een apparaat komt terug uit een huis en gaat direct op het rek omdat de retourruimte vol staat. Niemand registreert de reiniging. Weken later is er geen bewijs dat het item geschikt was voor heruitgifte, en geen manier om het tegendeel te bewijzen.
Onderhouds- en keuringdata per eenheid
Tilliften moeten grondig worden geïnspecteerd, netspanningsapparaten moeten elektrisch worden getest, pompen moeten worden gekalibreerd. Het bijhouden van die intervallen per serie in een agenda betekent dat er altijd iets verloopt, meestal terwijl het apparaat nog in langdurige huur is.
Langdurige huren die uit de facturatie glippen
Gemeenschapsapparatuur blijft maanden of jaren buiten. Handmatige maandelijkse facturatie gaat beide kanten op: een item wordt opgehaald en nog steeds gefactureerd, of blijft buiten en stopt stilletjes met gefactureerd worden. Beide komen aan het licht bij een audit in plaats van in een rapport.
Leveringen aan huizen, niet depots
Chauffeurs leveren aan flats, beschermde woningen en landelijke adressen zonder duidelijke ingang. Een gemiste levering voor een bed dat nodig is voor ontslag is geen probleem van herschikking, en de telefoon begint te rinkelen voordat de chauffeur de straat heeft verlaten.
Gemelde storingen die vervolgens verloren gaan
Een afdeling of verzorger belt om te zeggen dat de matraspomp alarm slaat. Het bericht komt in een inbox, wordt uit het hoofd doorgegeven aan de werkplaats, en niemand kan later zeggen wanneer het is gemeld, wie het heeft aangenomen, of wat eraan is gedaan.
Hoe Renttix helpt
Verhuurgeschiedenis op serieniveau
Elk apparaat is een activum met een eigen record: verhuurgeschiedenis per klant en data, onderhoudsgeschiedenis, depottransfers en een bewaartijdlijn. Gevraagd welke eenheden waarheen gingen, filter je het activaregister in plaats van het opnieuw samen te stellen uit papierwerk.
Terugroep- en quarantaineblokkades
Blokkades zitten op het activum — veiligheidswaarschuwing, quarantaine, naleving, juridisch, administratie. Een verhuurblokkerende blokkade maakt de eenheid onboekbaar zodra deze wordt toegepast, zodat een verdacht apparaat niet op de volgende bestelling kan glippen terwijl je onderzoekt.
Retourinspectie en routing
Retouren passeren een triagepoort. De inspecteur werkt een checklist af, beoordeelt de conditie en kiest een bestemming: klaar, schoonmaken, inspecteren, repareren of quarantaine. Alles wat naar de wasruimte of werkplaats wordt gestuurd, blijft buiten beschikbaarheid totdat het weer als klaar is gemeld.
Testintervallen die boekingen blokkeren
Inspectietypen hebben hun eigen intervallen, herinneringen en beleid. Stel een type in om te waarschuwen en de boeking gaat door met een vlag. Stel het in om te blokkeren en Renttix weigert de boeking, met vermelding van de activa waarvan de certificering is verlopen.
Terugkerende facturatie voor lange huren
Huren kunnen open-ended zijn zonder geplande ophaling, en verhuurabonnementen worden gefactureerd op een cyclus via je eigen Stripe-account, waarbij elke keer een normale Renttix-factuur wordt aangemaakt. Pauzeer de facturatie zonder op te halen, of annuleer en laat de ophaalopdracht aanmaken.
Een portaal voor afdelingen en verzorgers
Klanten loggen in om live huren te zien, een storing direct in de werkplaatswachtrij te melden, een off-hire of verlenging aan te vragen, voltooide onderhoudsrapporten te lezen en facturen te betalen, zonder nog een telefoontje naar je kantoor.
Belangrijke workflows
Verwijzing of bestelling ontvangen
Een voorschrijver, zorgteam of particuliere klant vraagt apparatuur aan. Beschikbaarheid wordt gecontroleerd op basis van de werkelijke voorraad voor de data, het afleveradres en de sitecontactpersoon worden geregistreerd, en de bestelling wordt aangemaakt.
Voorbereiden, controleren en picken
De bestelling komt in de voorbereidingswachtrij van het magazijn met een genummerde picklijst. Pikkers scannen elke eenheid — productbarcode, RFID-tag of activanummer — en het gepickte aantal stijgt tegen de regel. Een code die niet op de bestelling staat, wordt bij het schap geweigerd, overpicken van een regel wordt geweigerd, en het sluiten van de pick terwijl een regel nog kort is, vereist een bewuste override.
Levering, installatie en overdracht
De levering verschijnt op het verzendbord met een tijdvenster. De chauffeur navigeert naar het adres, installeert en legt een handtekening en foto's vast. De klant krijgt een bericht onderweg met een live tracking link.
Huur loopt en wordt gefactureerd
Open-ended huren worden gefactureerd op hun cyclus. Storingen gemeld via het portaal openen werkplaatsopdrachten. Onderhoudsbezoeken worden gepland vanuit de onderhoudskalender terwijl het apparaat nog in gebruik is.
Ophalen en terug naar voorraad
Off-hire wordt aangevraagd door de klant of aangemaakt op kantoor en een ophaalopdracht wordt gepland. Bij terugkomst wordt de eenheid geïnspecteerd, beoordeeld, naar schoonmaak of reparatie gestuurd, en pas daarna weer boekbaar gemaakt.
Relevante integraties
Xero
Facturen, creditnota's en betalingen synchroniseren met Xero in plaats van opnieuw ingevoerd te worden, en activa-aankopen kunnen als vaste-activajournaals worden geboekt. Sage en QuickBooks verbinden op dezelfde manier als dat jouw grootboek is.
Stripe
Kaart in bestand voor huren die maanden duren. Verhuurabonnementen worden gefactureerd via je eigen Stripe-account, en klanten kunnen facturen vanuit het portaal betalen zonder de boekhouding te bellen.
Calendar feed
Leveringen, ophalingen, onderhouds- en inspectiebezoeken worden gepubliceerd als een ondertekende iCal-feed — één URL voor alles, één per route — zodat een coördinator elke taak ziet met zijn tijdvenster, siteadres en contactnummer in Outlook, Google of Apple Calendar. Het is alleen uitgaand, en het roteren van het geheim herroept elke al uitgegeven URL.
Google Maps
Site- en afleveradressen worden gekozen uit Google-adreszoekopdracht en vastgezet op coördinaten, zodat het verzendbord en de chauffeur werken vanaf een echte locatie in plaats van een getypte regel.
Twilio
SMS op de dag. Wanneer de chauffeur onderweg gaat, krijgt de klant een sms met een live tracking link, en een voltooiingsbericht met de ondertekende ontvangst daarna.
SSO
Medewerkers loggen in via je bestaande identiteitsprovider, zodat kantoor toegang centraal wordt verleend en ingetrokken wanneer mensen toetreden, van afdeling veranderen of vertrekken.
Veelgestelde vragen
Ja, op serieniveau. Elk activum heeft zijn eigen verhuurgeschiedenis met de bestelling, de klant en de data van uit en terug, naast onderhoudsgeschiedenis, depottransfers en een bewaartijdlijn die laat zien waar de eenheid is geweest. Wanneer een terugroepactie een serienummerreeks noemt, filter je het activaregister in plaats van het beeld opnieuw op te bouwen uit afleveringsbonnen.
Retouren gaan door een inspectiepoort. De inspecteur registreert een checklist, beoordeelt de conditie en kiest een bestemming: klaar, schoonmaken, inspecteren, repareren of quarantaine. Alles wat naar de wasruimte of werkplaats wordt gestuurd, wordt daar in het systeem vastgehouden, en quarantaine voegt een verhuurblokkerende blokkade toe, zodat de eenheid niet kan worden geboekt totdat deze weer als klaar is gemeld.
Dat is jouw keuze per inspectietype. Stel het type in om te waarschuwen en de boeking gaat door met een vlag op het scherm. Stel het in om te blokkeren en Renttix weigert de boeking en noemt de falende activa, zodat een achterstallige elektrische test of grondige inspectie de bestelling stopt in plaats van achteraf opgemerkt te worden.
Ja. Huren kunnen open-ended zijn zonder geplande ophaling, en verhuurabonnementen worden gefactureerd op een cyclus via je eigen Stripe-account, waarbij elke keer een normale factuur in Renttix wordt aangemaakt. Facturatie kan worden gepauzeerd terwijl de apparatuur bij de klant blijft, en het annuleren van een abonnement maakt de ophaalopdracht aan.
Via het klantenportaal. Een storingsmelding ingediend tegen een bestelling of activanummer opent een taak in de werkplaatswachtrij met de eigen bewoordingen van de klant als storingsomschrijving, en meldt je kantoor. De klant ziet vervolgens het geplande onderhoudsbezoek en kan het voltooide bezoekrapport op dezelfde plaats lezen.
Nee. Activa kunnen worden geïmporteerd met je bestaande activanummers, samen met klanten, producten, depots en categorieën. Barcode- en RFID-scanning biedt de beste nauwkeurigheid in het magazijn, maar niet-gelabelde items worden nog steeds handmatig gepickt en gecontroleerd, zodat je apparaat voor apparaat kunt overstappen op scannen.
Klaar om uw verhuuractiviteiten te moderniseren?
Betalingen + borgsommen ingeschakeld • Snelle installatie • Proefperiode zonder creditcard