Cateringverhuur is tellen. Eén bruiloft is negenhonderd stuks serviesgoed, vierhonderd glazen, een reeks bestek, tafellinnen en een mobiele koelcel, allemaal op dezelfde lading en allemaal terug op dinsdag. Een deel van de voorraad is geserialiseerd materiaal ter waarde van duizenden — combi-ovens, warme kasten, glazenspoelmachines — en een deel wordt per dozijn geteld en per doos afgeschreven. Leveringen komen aan in het toegangsvenster van de locatie, niet in dat van jou, en het verschil tussen wat eruit ging en wat terugkwam is een echt getal dat moet worden aangetoond voordat je ervoor kunt rekenen. Renttix beheert beide soorten voorraad op één bestelling.
Ondersteunde materieelcategorieën
Veelvoorkomende uitdagingen in de cateringverhuur
Honderden tellen, twee keer
Elke bestelling wordt uit de opslag geteld en weer teruggeteld. Zes kratten glaswerk en een dozijn dozen borden is een uur van iemands dag aan beide kanten, en de cijfers komen zelden de eerste keer overeen.
Twee soorten voorraad, één bestelling
Een enkele evenementbestelling combineert een geserialiseerde combi-oven met zeshonderd glazen geteld op hoeveelheid. Ze hebben verschillende beschikbaarheidslogica, verschillende retourverwerking en verschillende kosten, maar ze gaan op dezelfde bus.
Toegangsvensters van locaties
De apparatuur moet binnen zijn voor de service en eruit na de laatste gast. Laadperrons, serviceliften en toegang tot de tent beperken allemaal het tijdslot, en een late bus is een probleem dat de klant meteen ziet.
Breuken waar later over wordt gediscussieerd
Veertien gebroken glazen en een beschadigde schaal leiden tot een telefoontje drie weken na het evenement. Zonder een getelde retour en foto's is de kostenpost een onderhandeling in plaats van een factuurregel.
Voorraad die uit de loods verdwijnt
Kratten komen terug op de verkeerde plank, worden op het laatste moment voor een andere klus gebruikt, of komen helemaal niet terug. Het boekcijfer en het plankcijfer lopen stilletjes uiteen totdat een grote bestelling niet kan worden vervuld.
Elektrische en gasdocumentatie
Ovens, koelkasten en glazenspoelmachines moeten periodiek worden getest, en locaties vragen om het certificaat. Bijhouden welke eenheid voor het laatst is getest, en voorkomen dat een verouderde eenheid naar buiten gaat, is gemakkelijk te verliezen in een drukke zomer.
Hoe Renttix helpt
Hoeveelheidsregels in- en uitgeteld
Serviesgoed, glaswerk en bestek worden ingesteld als op hoeveelheid gebaseerde producten. De bestelling registreert wat eruit ging; de retour registreert wat terugkwam. Renttix vergelijkt de twee en markeert het tekort per regel in plaats van als één geheel.
Geserialiseerd materiaal en bulkvoorraad samen
Een combi-oven kan worden gevolgd als een individueel activum met zijn eigen nummer en geschiedenis, terwijl het glaswerk ernaast op dezelfde bestelling wordt gevolgd op hoeveelheid. Beschikbaarheid en retouren werken correct voor beide.
Scan-gestuurd picken en inboeken
De magazijnwachtrij lijst bestellingen op leverdatum. Personeel scant barcodes of activanummers om tegen de juiste regel te picken, en scant bij retour met een conditie. Een activum als beschadigd of vermist inboeken verandert zijn status direct, zodat het niet meer als beschikbaar wordt aangeboden totdat het is afgehandeld.
Breukvergoedingen of een vrijstelling
Schaderapporten bevatten foto's, een beschrijving, een verantwoordelijkheidsbeslissing en een vergoeding die moet worden goedgekeurd. Als je liever dekking verkoopt, kunnen schadevrijstellingsniveaus worden geconfigureerd met een premie en dekkingsbedrag, en claims worden bijgehouden tegen hen.
Leveringsslots die de locatie accepteert
Bestellingen bevatten een levertijdvenster en een contactpersoon op locatie. Het verzendbord plant de levering en de ophaling afzonderlijk, en voertuigen kunnen gewicht- en volumelimieten dragen zodat een lading niet op een bus wordt gepland die het niet aankan.
Voorraadopnames die de discussie beslechten
Voer een voorraadopname uit over alles, een categorie of één depot. Renttix toont het verwachte cijfer tegen het getelde cijfer met de afwijking per regel, en het vastleggen van de telling past het boek aan. Lage voorraadniveaus markeren regels voordat ze opraken.
Belangrijke workflows
Aanvraag en offerte
Neem de evenementbriefing — dekkingen, servicestijl, datum — en maak een offerte met het serviesgoed, glaswerk, linnen en kookapparatuur. Beschikbaarheid wordt gecontroleerd op de huurdata voordat je het verstuurt.
Bevestig en plan de levering
Zet de offerte om in een bestelling, noteer het adres van de locatie, het levertijdvenster en de contactpersoon op locatie, en laat het verzendbord de leveringsopdracht op de juiste datum aanmaken.
Picken en uit tellen
De bestelling komt in de magazijnwachtrij. Personeel scant of telt elke regel, de gepickte hoeveelheid wordt geregistreerd tegen de bestelling, en de lading wordt gemarkeerd als voorbereid zodat verzending kan zien dat het klaar is om te gaan.
Leveren binnen het venster
De chauffeur werkt de route af vanuit de verzendopdracht, met de contactpersoon op locatie, toegangsnotities en tijdvenster op het scherm. Bewijs van levering legt een handtekening vast, de naam van de ontvanger en foto's van wat is achtergelaten.
Ophalen, afstemmen en factureren
De ophaalopdracht brengt alles terug. Getelde retouren worden regel voor regel vergeleken met de bestelling, tekorten en breuken leiden tot een schaderapport met een vergoeding, en de huur gaat op de factuurrun.
Relevante integraties
Xero
Stuur huurfacturen, breukvergoedingen en creditnota's naar Xero, zodat de papierwinkel van het evenement sluit in het grootboek zonder opnieuw te typen.
Stripe
Neem kaartbetalingen op facturen en aanbetalingen, ook vanuit het klantenportaal, zodat een locatie of particuliere klant kan afrekenen zonder een telefoontje.
Google Maps
Adresopzoeking op bestellingen en de kaartachtergrond voor routeplanning, zodat locatieadressen correct worden gecodeerd en de dagleveringen logisch worden gesorteerd.
Twilio
Verbind je eigen Twilio-account. Wanneer een chauffeur een opdracht als onderweg markeert, kan de contactpersoon op locatie een ETA en een live tracking link per SMS ontvangen.
WooCommerce
Verkoop kleinere feest- en consumentenverhuren online met live beschikbaarheid, en laat die bestellingen in dezelfde voorraad en verzending vallen als je handelswerk.
Calendar feed
Abonneer je op het verzendschema als een iCal-feed zodat de leveringen en ophalingen van de week verschijnen in de Google- of Outlook-agenda van het operationele team.
Veelgestelde vragen
Ja. Stel ze in als op hoeveelheid gebaseerde producten en de bestelling registreert de hoeveelheid die eruit ging. Wanneer de huur is beëindigd, voer je de getelde retour in, en Renttix vergelijkt het regel voor regel met de oorspronkelijke hoeveelheid en markeert alles wat tekortschiet. Het tekort staat op de bestelling, zodat de breukvergoeding is gebaseerd op een geregistreerde telling in plaats van een herinnering.
Ja. Producten zijn ofwel activum-gebaseerd, waarbij elke eenheid zijn eigen nummer en servicegeschiedenis heeft, of hoeveelheid-gebaseerd, waarbij je een pool houdt. Beide typen staan op dezelfde bestelling met de juiste beschikbaarheidslogica toegepast op elk. Een enkele evenementbestelling kan dus een geserialiseerde combi-oven combineren met kratten glaswerk en linnen.
Op twee manieren. Je kunt een schaderapport opstellen tegen de bestelling met de items, foto's, een beschrijving en of de klant verantwoordelijk is, en vervolgens een vergoeding instellen die door een goedkeuringsstap gaat. Of je kunt schadevrijstellingsniveaus uitvoeren, elk met een premie en een dekkingsbedrag, en claims registreren tegen de dekking die de klant heeft gekocht.
Bestellingen bevatten een levertijdvenster, een contactpersoon op locatie en toegangsnotities, en het verzendbord plant de levering en de ophaling als afzonderlijke opdrachten. Stops kunnen worden vastgezet zodat de route-optimizer een tijdkritische levering niet verplaatst, en voertuigen kunnen gewicht- en volumelimieten dragen zodat een lading wordt gepland op een bus die het aankan.
Ja. Je definieert inspectieregimes met een interval — PAT is de gebruikelijke voor cateringelektronica — en beperkt ze tot een categorie of product. Renttix volgt wat verschuldigd is en wat achterstallig is, en elk regime heeft een beleid: negeren, waarschuwen, of het activum blokkeren van uitgaan totdat het opnieuw is getest.
Cross-huur het. Renttix heeft een subverhuurrecord dat de leverancier, de apparatuur, het overeengekomen tarief, de huurperiode en de bestelling die het dekt koppelt, samen met de transitlegs tussen leverancier, depot en klant. Je houdt de kosten van ingehuurde voorraad zichtbaar tegen de klus in plaats van het later op een leveranciersfactuur te vinden.
Klaar om uw verhuuractiviteiten te moderniseren?
Betalingen + borgsommen ingeschakeld • Snelle installatie • Proefperiode zonder creditcard