Gereedschap verhuur gaat snel. Een klant komt om half acht binnen en wil een breekhamer voor de dag, en verwacht dat deze getest, gevuld en de deur uit is voordat het verkeer opbouwt. Achter de balie ligt een catalogus van honderden artikelen — een paar geserialiseerd, de meeste als bulkhoeveelheden — die de hele week tussen depots, busjes en locaties rouleren. Het geld zit in omloopsnelheid en benutting in plaats van in de tarieven, dus stilstaande apparatuur en onbetaalde dagen doen pijn. Software bewijst zijn waarde als het drie vragen beantwoordt zonder dat iemand naar het terrein hoeft te lopen: wat is vrij op die data, wat moet vandaag terugkomen, en wat is nog niet gefactureerd. Renttix brengt de balie, het terrein en het kantoor op dezelfde gegevens.
Ondersteunde materieelcategorieën
Veelvoorkomende uitdagingen in de gereedschapsverhuur
Balie wachtrijen en papierwerk
Zakelijke klanten wachten niet. Beschikbaarheid controleren, een accountorder openen, een huurovereenkomst printen en laten ondertekenen moet gebeuren in de tijd die het kost om een busje te laden.
Bulkvoorraad en geserialiseerde apparatuur
Je verhuurt 300 identieke stutten per hoeveelheid en 20 generatoren per serienummer. Eén systeem moet beide nauwkeurig bijhouden, anders belooft de balie apparatuur die het terrein niet kan vinden.
Dag-, week- en lange huur tarieven
Dezelfde boor heeft drie prijzen. Een vrijdag-tot-maandag weekend correct berekenen, minimale huur respecteren, en een extra-dag tarief na de eerste week toepassen is waar handmatige prijsstelling geld verliest.
Testdata en defecte apparatuur
PAT-data, inspectie-intervallen en defectlabels zijn gemakkelijk te verliezen bij duizenden items. Niemand wil een transformator of een 110V kabel het terrein laten verlaten met een verlopen test.
Off-hires die niemand noteerde
Een klant belt om af te huren en het wordt nooit geregistreerd, of ze beweren dat ze gebeld hebben en dat niet. Apparatuur blijft dan weken op locatie staan, verdient niets en blokkeert de volgende boeking.
Leveringen gepland op een whiteboard
Twintig leveringen en ophalingen per dag met twee busjes, en elke klant wil een tijdvenster. Routes worden uit het hoofd opgebouwd, en het kantoor kan niet zeggen waar een chauffeur daadwerkelijk is.
Hoe Renttix helpt
Snelle Order aan de balie
Het Snelle Order scherm neemt een binnenkomende klant mee naar een live huur in één stap — klant, huurdata, lijnen en tarieven, transport, dan depot, factuurruncode en betalingsvoorwaarden. De huurovereenkomst gaat voor elektronische handtekening en komt ondertekend terug bij de order.
Beschikbaarheid die beide kanten op telt
Renttix houdt bulkhoeveelheden en geserialiseerde activa in één catalogus. Beschikbaarheid wordt live berekend vanuit toegezegde verhuren over elk depot, en een conflicterende boeking wordt geblokkeerd in plaats van stilletjes dubbel toegewezen.
Tariefdefinities gebouwd voor verhuur
Stel een basisunit in van uur, dag, nacht, week, maand of blok per product, met minimale huur, betaalde dagen en een extra-dag tarief voor dagen na een volle week. Facturering volgt de echte data.
Testen en inspecties die blokkeren
De Testen en Inspecties setup houdt een regime per itemtype — PAT, PUWER, LOLER — met zijn interval, herinneringsdagen en certificaatregistratie. Stel het in om te blokkeren en achterstallige apparatuur valt uit de beschikbaarheid.
Off-hire en verlengingsverzoeken
Klanten doen off-hire en verlengingsverzoeken in het portaal, zodat de datum met een tijdstempel wordt vastgelegd. Renttix stuurt ook pre-retour en achterstallige herinneringen, en Snelle Off Hire sluit een huur in één stap.
Een verzendbord, geen whiteboard
De leveringen en ophalingen van vandaag staan op het verzendbord per route, chauffeur en voertuig. Chauffeurs bevestigen elke stop met foto's, een handtekening en GPS, en de klant krijgt een trackinglink zodra de bus onderweg is.
Belangrijke workflows
Aanvraag aan de balie of telefonisch
Een zakelijke klant vraagt wat je hebt voor donderdag. Controleer live beschikbaarheid voor de data, prijs de lijn vanuit zijn tariefdefinitie, en maak een offerte of ga direct naar een order.
Verhuur en ondertekenen
Bevestig de order, wijs de geserialiseerde activa of bulkhoeveelheid toe, stel het depot, de factuurrun en betalingsvoorwaarden in, en stuur de huurovereenkomst voor ondertekening. De apparatuur is nu toegezegd en uit de beschikbaarheid.
Picken en leveren
Het magazijn pickt tegen de picklijst, waarbij elk item wordt gescand terwijl het op de bus gaat. De chauffeur rijdt de route vanuit de chauffeur app en legt foto's, een handtekening en locatie vast bij de levering.
In huur en opvolgen
De huur loopt en kosten worden opgebouwd. Pre-retour herinneringen worden verstuurd, de klant kan verlengen of af-huren via het portaal, en alles wat achterstallig is verschijnt in het actieve verhuurrapport.
Inboeken, controleren en factureren
Scan de retour bij het depot, registreer schade of ontbrekende onderdelen, en routeer het item naar de wasstraat, inspectie of werkplaats. Eindkosten worden toegevoegd en de order wordt opgepikt door de volgende factuurrun.
Relevante integraties
Xero
Facturen, creditnota's en betalingen aangemaakt in Renttix worden doorgestuurd naar Xero zodra elke factuurrun is voltooid, zodat de verhuurbalie niets opnieuw hoeft in te voeren in de boekhouding.
Sage
Voor terreinen die Sage als grootboek gebruiken, worden facturen en creditnota's van Renttix gesynchroniseerd, waardoor verhuurfacturering en de boekhouding synchroon lopen zonder maandelijkse export.
Stripe
Neem kaartbetalingen tegen facturen en laat accountklanten online betalen via het klantenportaal, waarbij de betaling wordt teruggekoppeld op de factuur in Renttix.
Airwallex
Neem een borg tegen een huur als een kaarthold of een directe afschrijving, waarbij de klant het autoriseert via een link. Als apparatuur beschadigd terugkomt, wordt een deel van de hold vastgelegd voor de reparatie en gaat het saldo terug naar de klant.
WooCommerce
Publiceer de verhuurcatalogus op een WooCommerce site met live beschikbaarheid en tariefniveaus. Online boekingen komen als orders in Renttix in plaats van in een aparte inbox.
Calendar feed
Abonneer je eenmalig op een ondertekende iCal URL en de leveringen en ophalingen van het depot verschijnen in Google Calendar, Outlook of Apple Calendar met hun tijdvensters. Neem elke route of een enkele, en de kalenderapp ververst het vanzelf.
Veelgestelde vragen
Ja. Snelle Order is gebouwd voor balie- en telefoonverhuren — kies de klant, controleer beschikbaarheid, prijs de lijnen en ga. Snelle Off Hire sluit ze op dezelfde manier. Als je ook verbruiksartikelen verkoopt, behandelen de kassaschermen de balie-inkomsten en staan ze naast verhuurorders op hetzelfde klantrecord.
Via tariefdefinities. Elk product heeft een basisunit — uur, dag, nacht, week, maand of blok — met een minimale huurperiode en een lijst van betaalde dagen. Stel maandag tot vrijdag in als betaalde dagen en weekenddagen stoppen met toevoegen aan de rekening. Dagen na een volle week kunnen worden berekend tegen een lager extra-dag tarief in plaats van een tweede volle week te activeren.
Ja, als je dat wilt. Stel een inspectieregime in — PAT, PUWER, LOLER of je eigen — met een interval en de producten waarop het van toepassing is. Elk regime heeft een blokkeerbeleid: negeren, waarschuwen of blokkeren. Bij blokkeren wordt een item met een achterstallige of mislukte test uit de beschikbaarheid gehaald en kan het niet worden toegewezen zonder een override toestemming.
Stel het product in op bulkvoorraad en Renttix volgt de hoeveelheid in plaats van individuele eenheden, per depot. Geserialiseerde producten krijgen een activanummer, streepjescode of QR-label, en hun eigen huur- en servicegeschiedenis. Beide leven in dezelfde catalogus, en de voorraadopname verzoent getelde hoeveelheden met het boek met een afwijking die je goedkeurt voordat het wordt vastgelegd.
De retourscan markeert wat niet is teruggekomen. Een schaderapport registreert het item, de notities en foto's, en de kosten worden aan de order gekoppeld zodat het op de eindfactuur terechtkomt. Als een kit incompleet is, vertelt de kitdefinitie je welk onderdeel ontbreekt. Alles wat echt verloren is opent een onderzoekscasus die sluit als teruggevonden, verloren of afgeschreven.
Ja. Producten houden voorraad per depot, beschikbaarheid wordt per locatie berekend, en voorraadoverdrachten verplaatsen eenheden tussen vestigingen met een ontvangststap aan de andere kant. Het activalocatorrapport vertelt je waar een bepaald item is, en depotvoorraad laat zien wat elke vestiging in voorraad heeft. Het hoofdkantoor ziet nog steeds het hele plaatje over de groep.
Klaar om uw verhuuractiviteiten te moderniseren?
Betalingen + borgsommen ingeschakeld • Snelle installatie • Proefperiode zonder creditcard