Verhuur van materieel is een vlootbedrijf met een transportprobleem. Een graafmachine van 3 ton verdient niets op het terrein, en niet veel meer op een locatie waar drie weken geleden het werk is gestopt en nooit is gebeld om te off-huren. Machines verplaatsen zich tussen depots, locaties en de werkplaats; elk heeft een onderhoudsinterval, een inspectiecertificaat en een set hulpstukken die al dan niet terugkomen. Het kantoor moet weten waar elke eenheid is, wat het huurtarief is, wanneer het onderhoud nodig heeft en wat de laatste bediener ermee heeft gedaan. Renttix houdt de vloot, het contract, de werkplaats en de facturatie op één record.
Ondersteunde materieelcategorieën
Veelvoorkomende uitdagingen in de verhuur van machines
Weten waar elke machine is
Materieel verplaatst zich van locatie naar locatie zonder dat iemand het kantoor informeert. Overdrachten gebeuren op de vrachtwagen van de klant, hulpstukken worden tussen klussen gewisseld, en de terreinlijst komt niet meer overeen met wat er daadwerkelijk is.
Inspectie- en onderhoudsregistraties
Elke machine heeft een onderhoudsinterval en een wettelijke inspectiedatum. Bewijzen dat beide actueel waren op de dag dat een machine werd uitgegeven, is wat een klantenaudit of een incidentonderzoek zal vragen.
Geschillen over schade, brandstof en off-huren
Materieel komt terug met een gebarsten scherm, een halve tank en een betwiste off-huredatum. Zonder gedateerde foto's en metingen van beide kanten van de huur, wordt het geschil beslecht door wie het hardst roept.
Onderhoud op uren, niet op data
Een verreiker op een snelwegklus maakt 500 uur in de tijd dat een terreinmachine er 80 doet. Onderhoud op de kalender zorgt ervoor dat de helft van de vloot te veel wordt onderhouden of dat de andere helft zijn interval overschrijdt.
Lange huurcontracten handmatig gefactureerd
Een machine op een contract van zes maanden moet elke vier weken worden gefactureerd, tegen het overeengekomen tarief, rekening houdend met de twee weken dat de locatie gesloten was. Dit doen op een spreadsheet over 200 contracten is hoe inkomsten weglekken.
Werkplaatstijd die je niet kunt zien
Een machine gaat de werkplaats in en verdwijnt uit het zicht van de verhuurbalie. Niemand weet of het wacht op een onderdeel, wacht op een monteur, of klaar is om weer uit te gaan en niets verdient.
Hoe Renttix helpt
Live zichtbaarheid van activa en terrein
Elke eenheid heeft een activarecord met zijn huidige bewaring, staat en locatie. De activalocator en depotvoorraadrapporten beantwoorden waar een machine is, en voorraadoverdrachten registreren verplaatsingen tussen depots correct.
Inspectieregimes met certificaten
Koppel een LOLER, PUWER of intern regime aan een categorie met zijn interval. Elke inspectie wordt geregistreerd als geslaagd, advies of mislukt, met de inspecteur, foto's en een genummerd certificaat dat je op aanvraag kunt herdrukken.
Meter en brandstof bij overdracht
Overdrachtsbeleid maakt motoruren en brandstofniveau verplicht bij ophalen, of aan beide kanten van de huur, en elk conditiechecklist-item kan worden ingesteld voor levering, ophalen of beide. De chauffeur kan het bewijs van levering niet indienen totdat ze zijn beantwoord, en elke meting wordt bewaard als gedateerd bewijs.
Onderhoud gestuurd door motoruren
Verbind Trackunit, Samsara of een AEMP-feed en Renttix leest motoruren en locatie van de machine. Onderhoudsregels draaien op geaccumuleerde uren, zodat de waarschuwing afgaat op de vloot die daadwerkelijk werkt.
Lange huurcontracten op factuurruns
Stel een factureringsperiode en factuurruncode in op het contract, en de factuurrun pikt het op volgens schema. Opschortingen dekken sluitingen, en gemeten overschrijding wordt verrekend op de eindfactuur bij beëindiging.
Een werkplaatsbord voor monteurs
Werkplaatsklussen staan op een planningsbord per monteur en status, met onderdelen, arbeidsuren en stilstandtijd geregistreerd tegen de machine. Klanten kunnen een reparatieschatting goedkeuren via een link voordat het werk begint.
Belangrijke workflows
Aanvraag en beschikbaarheidscontrole
Een aannemer wil een graafmachine van 5 ton voor acht weken vanaf de 12e. Controleer de beschikbaarheid in de depots voor het venster, prijs het tegen het overeengekomen tarief van de klant, en geef een offerte uit.
Contract opgesteld en machine toegewezen
Zet de offerte om in een bestelling en wijs de specifieke machine toe. Naleving wordt gecontroleerd bij toewijzing, zodat een eenheid met een verlopen inspectie niet degene is die op de dieplader wordt gezet.
Levering op locatie
De klus gaat op het verzendbord met een voertuig en chauffeur. Bij de aflevering registreert de chauffeur motoruren, brandstof, conditiefoto's en een handtekening, en de contactpersoon op de locatie krijgt vooraf een trackinglink.
In huur, onderhouden op locatie
Uren worden verzameld uit telemetrie of handmatige metingen. Wanneer geaccumuleerde uren een onderhoudsregelinterval overschrijden, wordt de machine gemarkeerd als onderhoud verschuldigd en krijgt de werkplaats een melding.
Off-huren, inspecteren en afrekenen
De klant off-huurt via het portaal, de ophaling wordt gepland, en de retour wordt geïnspecteerd bij het depot. Schade, ontbrekende hulpstukken en meteroverschrijding worden in rekening gebracht, waarna het contract sluit op de factuurrun.
Relevante integraties
Trackunit
Haal machinepositie en motoruren uit Trackunit in het activarecord, zodat onderhoudswaarschuwingen draaien op werkelijk gebruik in plaats van schattingen.
Samsara
Samsara biedt dezelfde motoruren-, kilometerteller- en positiefeed, wat geschikt is voor terreinen die al Samsara-hardware gebruiken in hun depots en voertuigen.
AEMP Telematics
De AEMP (ISO 15143-3) standaardfeed dekt gemengde merken vloten, zodat machines uren en locatie rapporteren via één standaard in plaats van een portaal per fabrikant.
Google Maps
Locatieadressen worden voltooid terwijl ze worden getypt en geocodeerd op de bestelling, zodat de aflevering echte coördinaten heeft en valt op de route waarvan de geofence het dekt in plaats van handmatig te worden gesorteerd.
Xero
Contractfacturen, creditnota's en betalingen worden naar Xero gepusht zodra elke factuurrun is voltooid, wat van belang is wanneer een enkele lange huur twintig keer wordt gefactureerd gedurende zijn looptijd.
Sage
Voor terreinen op Sage worden facturen en creditnota's die in Renttix zijn aangemaakt gesynchroniseerd met het grootboek, zodat verhuurfacturatie en de boekhouding synchroon blijven zonder een maandelijkse herinvoer.
Veelgestelde vragen
Ja. Elke machine heeft een activarecord met zijn bewaring, staat en depot, en het activalocatorrapport beantwoordt waar een bepaalde eenheid is. Verplaatsingen tussen depots gaan via een voorraadoverdracht met een ontvangststap, zodat een machine in transit zichtbaar is in plaats van vermist. Gebruik en inactieve activa rapporten draaien per depot.
Ja. Stel een inspectietype in met een interval, de producten die het dekt en een blokkeerbeleid. Geregistreerde inspecties dragen een resultaat van geslaagd, advies of mislukt, de gegevens van de inspecteur, foto's, een vervaldatum en een genummerd certificaat. Bij blokkering wordt een machine met een verlopen of mislukte inspectie uit de beschikbaarheid gehaald totdat deze opnieuw is getest.
Ja, via Trackunit, Samsara of een AEMP-standaardfeed. Renttix synchroniseert motoruren, kilometerteller en positie op het activum en bewaart elke meting als geschiedenis in plaats van alleen het laatste nummer. Onderhoudsregels kunnen dan draaien op geaccumuleerde uren in plaats van kalenderdata, en metingen kunnen ook handmatig worden ingevoerd bij uitgifte en off-huren.
Door het bewijs een verplicht onderdeel van de klus te maken. Een overdrachtsbeleid kan motoruren en brandstofniveau afdwingen bij ophalen, of aan beide kanten van de huur, en elk conditiechecklist-item kan worden ingesteld voor levering, ophalen of beide; de chauffeur kan de stop niet voltooien totdat ze zijn beantwoord. Foto's, handtekening, GPS-positie en tijdstempels worden aan het bewijs van levering gehecht, en schade die bij retour wordt gevonden, wordt met foto's geregistreerd voordat deze in rekening wordt gebracht.
Het contract bevat een factureringsperiode en een factuurruncode, en de factuurrun pikt alles op wat in die cyclus verschuldigd is. Tariefdefinities behandelen wekelijkse en maandelijkse basiseenheden, minimale huur en niet-berekenbare dagen. Als de locatie sluit, dekt een opschorting de periode. Gemeten uren buiten de toelage worden verrekend op de eindfactuur.
Renttix heeft subverhuur. Maak er een aan tegen de orderregel, registreer de leverancier, het inhuurtarief en de overeengekomen kosten, en volg de transitlegs — leverancier naar locatie, locatie terug naar leverancier — met een bewijs van levering op elk. De klant ziet een normale huurregel, en wat je de leverancier betaalt, blijft ertegen geregistreerd.
Klaar om uw verhuuractiviteiten te moderniseren?
Betalingen + borgsommen ingeschakeld • Snelle installatie • Proefperiode zonder creditcard