Cycle de vie complet des commandes
Chaque location commence par une conversation — un appel téléphonique, un e-mail, une demande en personne. Renttix offre à votre équipe les outils nécessaires pour transformer cette conversation en réservation confirmée en quelques minutes, et non en heures.
Créez des devis directement depuis le système avec des prix précis extraits de vos définitions tarifaires. Transformez les devis acceptés en commandes actives d'un simple clic, en reprenant chaque ligne, l'adresse de livraison et les instructions spéciales. À partir de là, la commande progresse à travers des statuts clairs — brouillon, confirmé, en location, hors location — afin que chacun dans l'entreprise sache exactement où en sont les choses.
L'allocation des actifs se fait au moment de la confirmation. Le système vérifie la disponibilité en temps réel dans vos dépôts, signale les conflits avant qu'ils ne se produisent et assigne des actifs spécifiques numérotés ou des stocks en gros à la commande. Une fois l'équipement loué, Renttix suit automatiquement la période de location, calculant les frais au fur et à mesure que les jours s'accumulent et alertant votre équipe lorsque les périodes minimales de location sont atteintes ou dépassées.
Ce n'est pas un flux de travail additionnel superposé à une base de données générique. Il est conçu spécifiquement pour le fonctionnement réel des entreprises de location — où les commandes changent, les échanges d'équipement se produisent en cours de location, et les clients prolongent sans préavis.
Retours, dommages et frais finaux
La fin d'une période de location est souvent le moment où la plupart des entreprises de location perdent du temps et de l'argent. Les équipements reviennent sans contrôle, les dommages ne sont pas enregistrés et les factures finales sont retardées car personne n'a documenté ce qui s'est passé au moment du retour.
Renttix gère l'ensemble du processus de retour de manière structurée. Lorsque qu'un client appelle pour organiser un retour, votre équipe crée une demande de retour qui déclenche une opération de collecte. À son arrivée au dépôt, le processus d'enregistrement capture l'état de chaque article — avec des notes sur les dommages, des photos et une catégorisation intégrées dans le flux de travail.
Les listes de vérification garantissent qu'aucun détail n'est omis. Chaque retour est comparé à la commande d'origine, permettant à votre équipe de savoir immédiatement si des articles sont manquants, endommagés ou retournés au mauvais dépôt. Les frais de dommages sont calculés et ajoutés à la commande avant l'émission de la facture finale, éliminant ainsi les allers-retours qui retardent le paiement.
Le résultat est un processus de retour clair et auditables qui protège vos revenus et maintient vos enregistrements d'actifs précis.
Achèvement des livraisons et workflows sur le terrain
Acheminer l'équipement sur le site n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à confirmer son arrivée, à s'assurer que les bons articles ont été livrés et qu'une personne sur place a reconnu la réception.
Renttix connecte votre équipe de bureau avec les chauffeurs et les opérateurs de terrain grâce à des workflows d'achèvement de livraison. Lorsqu'un chauffeur arrive sur le site, il confirme la livraison via le système — en capturant des signatures, des photos et des coordonnées GPS comme preuve de livraison. Ces informations sont transmises au bureau en temps réel, permettant à votre équipe opérationnelle de voir exactement ce qui a été livré et quand.
Pour les collectes, le même workflow fonctionne à l'envers. Les chauffeurs confirment ce qu'ils ont récupéré, notent les éventuels problèmes, et le bureau reçoit un enregistrement complet avant même que l'équipement ne revienne au dépôt.
Cela élimine les notes de livraison papier qui se perdent dans les poches des chauffeurs, les disputes de type « il a dit, elle a dit » avec les clients, et les heures passées à relancer les chauffeurs pour obtenir une confirmation à la fin de chaque journée.
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FAQ sur les opérations de location
Oui. Les devis acceptés se transforment en commandes actives d'un simple clic. Chaque ligne, adresse de livraison, tarif et instruction spéciale est transféré automatiquement, ce qui évite à votre équipe de ressaisir des données.
Les prolongations et les échanges sont gérés directement sur la commande en cours. Votre équipe peut prolonger les périodes de location, échanger des actifs individuels ou ajuster les quantités sans avoir à créer une nouvelle commande. Le moteur de facturation recalculera automatiquement les frais en fonction de la période de location mise à jour.
Le processus de réception invite votre équipe à enregistrer les dommages avec des notes, des photos et une catégorie de dommages. Les frais de dommages sont calculés et ajoutés à la commande avant l'émission de la facture finale, afin qu'aucun détail ne soit négligé.
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