Inklokken, uitklokken en urenstaten
De meeste verhuurbedrijven draaien de salarisadministratie op een mix van papieren urenstaten, spreadsheets en geheugen. De uren die je bedrijf betaalt en de uren die daadwerkelijk zijn gewerkt lopen uit elkaar, en niemand merkt het totdat de marges krimpen.
Met Workforce ingeschakeld klokken medewerkers in en uit waar ze al werken. Chauffeurs en monteurs klokken in vanuit de Renttix Field-app aan het begin van hun dienst. Kantoorpersoneel klokkt in vanuit hun eigen profiel in het websysteem. Elke klokactie belandt in hetzelfde aanwezigheidsrecord, dus er is één versie van de waarheid voor gewerkte uren.
De urenstaatweergave toont uren per persoon over elke gewenste periode — wie heeft gewerkt, hoe lang, en wie nu aan het werk is. Omdat Renttix ook factureerbare uren per klus registreert, zie je aanwezigheid en gefactureerde uren zij aan zij en begrijp je het benuttingspercentage in plaats van te gissen.
Er is geen aparte app om te kopen, geen export-import routine, en geen tweede systeem dat je team moet leren.
Verlof aanvragen en goedkeuren
Verlofaanvragen veroorzaken onevenredig veel wrijving voor de omvang van de beslissing. Iemand vraagt het in de gang, het antwoord leeft in iemands hoofd, en drie weken later zitten twee chauffeurs op vakantie in je drukste week.
In Renttix vragen medewerkers verlof aan vanaf de plek waar ze al zijn — de Field-app voor monteurs en chauffeurs, de profielpagina voor kantoorpersoneel. Ze zien hun eigen saldo voordat ze vragen: jaarlijkse toelage, geboekte dagen, dagen in afwachting van goedkeuring, resterende dagen.
Aanvragen wachten op goedkeuring in de Workforce-console. Managers zien wie het vraagt, voor welke data, hoeveel werkdagen het kost, en eventuele notities. Goedkeuren of afwijzen met één klik, met een beslissingsnotitie als je dat wilt. Overlappende aanvragen van dezelfde persoon worden automatisch geweigerd, en een aanvraag die het resterende saldo overschrijdt bereikt de wachtrij nooit.
Ziekteverlof, onbetaald verlof en andere afwezigheidstypen worden op dezelfde manier geregistreerd voor inzicht, zonder dat dit het vakantiesaldo vermindert.
Ingesteld op jouw beleid, niet dat van een ander
Verlofregels verschillen per land, branche en bedrijf — dus Renttix legt niets op. Je stelt de jaarlijkse toelage in werkdagen in, en je kunt deze per persoon aanpassen voor langdurig personeel of parttimers.
Het tellen van werkdagen is ook configureerbaar. Standaard tellen weekenden niet mee bij een aanvraag — een pauze van vrijdag tot maandag kost twee dagen, niet vier. Als je teams in het weekend werken, zet weekendtelling aan en telt elke dag.
Goedkeuring zelf is optioneel. Laat het aan en aanvragen wachten op een manager. Zet het uit en boekingen worden goedgekeurd op het moment dat ze worden gemaakt — handig voor kleinere teams die de agenda vertrouwen.
De hele module wordt bestuurd vanuit de systeeminstellingen. Tot je het inschakelt, verschijnen er nergens klokknoppen, verlofschermen of consoles. En één bewuste grens: personeelsgegevens zijn volledig uitgesloten van de Renttix AI-assistent. Uren, afwezigheden en verlofbeslissingen blijven tussen je medewerkers en hun managers.
Van gewerkte uren naar uitbetaald bedrag
Aanwezigheidsregistratie is alleen waardevol als deze zonder opnieuw intypen bij de salarisadministratie terechtkomt. Renttix verwerkt de uren die het al heeft vastgelegd, past daarbij uw overwerkregels toe, trekt pauzes af en rondt één keer af — zo is het cijfer dat het systeem verlaat precies het getal waar uw salarisadministratie op rekent.
Vast salaris wordt nauwkeurig verwerkt in plaats van geschat. Een salaris wordt naar rato berekend over de dagen dat iemand daadwerkelijk in dienst was, gebaseerd op de door u gekozen basis — maandelijks, wekelijks of jaarlijks — zodat een volledige maand het volledige maandbedrag uitkeert en iemand die halverwege een periode in- of uit dienst gaat alleen wordt betaald voor de dagen dat hij of zij in dienst was.
Aanpassingen en vergoedingen Bonussen, nabetalingen en toeslagen worden als toevoegingen verwerkt; voorschotten, uniformkosten en inhoudingen als aftrekposten. Beide zijn pre-belastingposten over de betreffende periode, zodat het aangepaste bruto bedrag dat de salarisadministratie bereikt volledig is. Kilometervergoedingen worden aan de serverzijde berekend op basis van afstand en uw tarief, zodat er niet blind vertrouwd wordt op een handmatig ingevuld getal.
Integratie met de salarisadministratie Voor de Britse salarisadministratie worden de verwerkte uren doorgezet naar Xero Payroll als concept-urenstaten — het gaat om uren, nooit om bedragen. Xero regelt tarieven, belastingen, National Insurance, RTI en loonstroken; er wordt vanuit Renttix niets ingediend of betaald. Voor andere locaties wordt dezelfde periode geëxporteerd in Sage-formaat of als CSV voor elke andere salarisprovider. Zodra een periode is geëxporteerd, wordt deze vergrendeld zodat eventuele latere aanpassingen bewust corrigeren zijn en geen stille wijzigingen in cijfers die de salarisadministratie al gebruikt heeft.
Verzuim dat je écht kunt beheren
Vakantie regelen is de makkelijke kant. Het verzuim dat een verhuurbedrijf geld kost, is onvoorzien verzuim, en dat beheer vraagt om meer dan alleen het noteren van een datumrange.
Ziekte wordt vastgelegd met de juiste bewijsstukken — een zelfverklaring bij kortdurend verzuim, een doktersverklaring wanneer jouw beleid dit vereist — en Renttix geeft een signaal wanneer een ziekteverzuim langer duurt dan de toegestane periode zonder dat zo’n verklaring is ontvangen. Een gesprek over werkhervatting kan vereist zijn voordat het dossier wordt gesloten.
Het patroon zien, niet alleen het totaal Renttix berekent de Bradford-factor per medewerker: het aantal verzuimperioden in het kwadraat, vermenigvuldigd met het aantal dagen. Deze methode weegt bewust zwaarder dat vier losse eendaagse verzuimdagen een hogere score opleveren dan één keer vier dagen aaneengesloten ziek zijn, omdat het eerste de planning verstoort en het tweede niet. Stel een drempelwaarde in en de medewerkers die een gesprek verdienen, komen vanzelf naar voren.
Gegevens over gezondheid worden als gezondheid behandeld Ziektegegevens zijn speciale categorie informatie en worden ook als zodanig behandeld. Ze worden uit elke algemene verlofmodule verwijderd waar ze anders bij zouden staan, zijn uitgesloten van de audit-trail en beveiligd met een aparte toegang — een sleutel die kan timesheets bekijken, maar geen gezondheidsinformatie kan inzien.
Dienstroosters, beschikbaarheid en vervanging
Een dienstrooster is een overzicht van afspraken over wie waar aanwezig zal zijn. Renttix controleert deze afspraken tegen alle andere bekende gegevens voordat je ze publiceert.
Het toewijzen van een dienst wordt gevalideerd aan de hand van bestaande diensten, goedgekeurde verlofaanvragen, de opgegeven beschikbaarheid van de medewerker en – voor chauffeurs – hun resterende diensturen. Conflicten worden zichtbaar tijdens het plannen, niet pas om zes uur 's ochtends de volgende dag, en kunnen bewust worden genegeerd wanneer daar een geldige reden voor is.
Medewerkers houden hun eigen beschikbaarheid actueel Medewerkers stellen zelf hun terugkerende vrije dagen en eenmalige onbeschikbare periodes in via de Renttix Field-app. De planning wordt gemaakt op basis van wat het personeel daadwerkelijk heeft doorgegeven, in plaats van wat iemand zich nog vaag herinnert te hebben gehoord.
Wisselingen zonder telefoontjes Een medewerker kan een geplande dienst aanbieden die hij of zij niet kan draaien. Collega's kunnen zich hiervoor vrijwillig aanmelden, de planning keurt er een goed en de dienst wordt opnieuw toegewezen – met dezelfde controle op conflicten voor degene die het overneemt. Een afwezigheidskalender toont het team wie er afwezig is, zonder de reden te onthullen: het type verlof blijft tussen werknemer en leidinggevende.
Dossiers, contracten en onboarding
Werkgeverschap brengt veel papierwerk met zich mee dat vaak jaren later nog geraadpleegd moet worden. Renttix bewaart deze documenten per werknemer, in plaats van in een archiefkast of op een gedeelde schijf zonder controle.
Contracten, aanbodbrieven, handboeken, beleidsdocumenten, bewijs van recht op arbeid, beoordelingsformulieren en disciplinaire dossiers worden per medewerker opgeslagen, met de toegang die u beheert. Documenten die ondertekend moeten worden, worden naar de werknemer gestuurd, die ze ondertekent in de Renttix Field-app — het typen van de naam geldt als handtekening, vastgelegd met tijdstip en apparaat. Een ondertekend document kan niet ongedaan worden gemaakt; de handtekening blijft alleen toegankelijk door opnieuw te ondertekenen.
Onboarding die afrondt On- en offboarding verlopen via checklists die u samenstelt op basis van uw eigen sjablonen, met taken toegewezen aan de verantwoordelijke. Taken die afhankelijk zijn van papierwerk worden automatisch afgerond zodra het document is ondertekend of geüpload, waardoor de checklist altijd de werkelijke status weerspiegelt in plaats van iemands geheugen.
Niets verloopt ongemerkt Licenties, certificaten, medische verklaringen en ondertekende documenten hebben allemaal een vervaldatum. Een dagelijkse controle genereert één samengevoegde melding per huurder bij dertig dagen, zeven dagen en op de vervaldatum — dubbele meldingen worden voorkomen, zodat een verlenging een nieuwe cyclus start en een herhaling stil blijft, waardoor men gewend raakt meldingen te negeren.
Naleving van rij- en werktijden
Waar uw medewerkers rijden, gelden de limieten wettelijk en niet enkel als beleid, en fouten worden streng gehandhaafd.
Renttix levert regionale presets en gaat niet uit van een uniform regime. Standaard gelden de US FMCSA-limieten voor goederenvervoer: elf uur rijtijd, een dienstperiode van veertien uur, en een rolling-limit van zestig of zeventig uur — naast FMCSA-passagiersvervoer, de Canadese federale regels, EU 561, GB binnenlandse regelgeving en de Australische NHVR. U kiest het toepasselijke regime; de software regelt de rest.
Gemeten zoals de regelgeving voorschrijft Limieten zijn gekoppeld aan dienstperiodes, niet aan kalenderdagen. Renttix bouwt deze periodes op uit opeenvolgende diensten gescheiden door een geldige rustperiode, waardoor een nachtdienst die over middernacht gaat als één dienstperiode wordt gezien en niet als twee halve dagen. Een wettelijk toegestane onderbreking wordt niet als overtreding gemarkeerd. Diensttijden worden exclusief pauzes geteld en rolling-limieten lopen over een continue dagas in plaats van een simpele weekindeling.
Gecontroleerd voordat het gebeurt, niet achteraf Verwachte overtredingen worden beoordeeld op de geplande roosters, niet alleen op reeds gewerkte uren — het verschil tussen een waarschuwing terwijl u het rooster nog kunt aanpassen en een rapport dat uitlegt waarom aanpassingen niet meer mogelijk zijn. Werktijdrapportages bieden dezelfde zekerheid voor personeel dat geen chauffeur is.
Probeer deze functie in de live demo
Verken het volledige Renttix-platform. Geen aanmelding vereist.
Gerelateerde functies
Workforce FAQ
Nee. Workforce is onderdeel van Renttix, in te schakelen vanuit de systeeminstellingen. Veldpersoneel gebruikt het binnen de Renttix Field-app die ze al hebben, en kantoorpersoneel gebruikt het vanuit hun profiel. Er is geen aparte licentie of app.
Standaard tellen zaterdagen en zondagen niet mee, dus een aanvraag van vrijdag tot maandag gebruikt twee dagen van je toelage. Als je personeel in het weekend werkt, schakel dan weekendtelling in de Workforce-instellingen in en tellen alle zeven dagen mee.
Nee – het ondersteunt het juist. Renttix registreert de uren, past overuren, aanpassingen en onkosten toe, en levert de periode aan de loonadministratie aan: als concept-urenbriefjes in Xero Payroll voor Britse loonadministratie, of als een Sage-formaat of CSV-export elders. Loonregels, belastingen, wettelijke aangiften en loonstroken blijven in beheer bij uw loonadministratieprovider.
Nee, en dat is strikt geborgd in plaats van slechts toegezegd. De assistent heeft geen enkele handeling, tool of toestemming met betrekking tot het personeel, en de API-laag bevat geen toegang tot personeels-, HR-, loon-, ziekte-, verzuim- of checklistgegevens. Een testset controleert dit voortdurend en faalt zodra iemand hier iets aan toevoegt, zodat deze grens niet per ongeluk overschreden kan worden.
Ja — de standaardinstelling is gebaseerd op de FMCSA limieten voor goederenvervoer, met daarnaast opties voor passagiersvervoer, Canadese federale regelgeving, EU 561, GB binnenlandse regels en Australische NHVR. De limieten worden gemeten over dienstperiodes die worden onderbroken door gekwalificeerde rusttijden in plaats van kalenderdagen, waardoor diensten die de middernacht overschrijden en wettelijke onderbrekingen correct worden verwerkt.
Klaar om uw verhuuractiviteiten te moderniseren?
Betalingen + borgsommen ingeschakeld • Snelle installatie • Proefperiode zonder creditcard