Penyewaan IT adalah bisnis nomor seri. Setiap laptop, switch, dan layar memiliki nomor seri, spesifikasi, dan kondisi build, dan pelanggan akan menanyakan unit mana yang mereka miliki ketika ada masalah. Volume penyewaan tidak merata: lima puluh laptop untuk konferensi dua hari satu minggu, penyebaran terkelola tiga tahun yang ditagih bulanan berikutnya. Peralatan kembali perlu dihapus, di-reimage, dan diuji sebelum dapat disewakan lagi, dan waktu penyelesaian di bangku itulah yang benar-benar membatasi seberapa banyak Anda dapat menyewa dalam satu musim. Perangkat lunak harus menyimpan identitas pada tingkat unit, memesan peralatan sebagai satu kesatuan daripada bagian-bagian terpisah, dan menjaga agar bangku pengembalian tetap bergerak.
Kategori peralatan yang kami dukung
Tantangan umum dalam penyewaan peralatan IT
Peralatan berseri, terus bergerak
Seribu laptop di lima puluh pelanggan, masing-masing dengan nomor seri, tag aset, dan build. Spreadsheet bertahan sampai perselisihan pertama tentang mesin mana yang ada di lokasi mana, dan kemudian tidak ada yang bisa membuktikan apa pun.
Pesanan acara dalam waktu singkat
Sebuah konferensi dikonfirmasi pada hari Kamis untuk hari Senin. Empat puluh mesin harus diambil, diimaging dengan build klien, diberi label, dikemas, dan dimasukkan ke dalam van, dan daftar pengambilan harus sesuai dengan apa yang benar-benar masuk ke dalam kotak.
Data tertinggal di peralatan yang dikembalikan
Drive yang kembali dengan file klien terakhir di dalamnya adalah pelanggaran, bukan kesalahan. Langkah penghapusan dan re-image harus dicatat per unit, bukan diasumsikan karena bangku biasanya berhati-hati.
Peralatan kembali kurang
Laptop kembali; dock, charger, dan tas tidak. Periferal adalah pusat biaya tersembunyi dari penyewaan IT, dan kekurangan hanya terlihat ketika pesanan berikutnya sedang dipilih.
Mesin gagal di tengah penyebaran
Sebuah workstation mati pada hari kesembilan dari kontrak sembilan puluh hari. Anda mengirim pengganti pada hari yang sama, tetapi kecuali pertukaran dicatat, catatan masih menunjukkan unit mati di lokasi dan unit hidup tersedia.
Penyebaran panjang ditagih bulanan
Kontrak perangkat terkelola berjalan selama bertahun-tahun tanpa tanggal akhir tetap, unit ditambahkan dan dihapus seiring pergerakan jumlah karyawan. Menagih mereka dari buku harian penyewaan yang dibangun untuk penyewaan dua minggu berarti seseorang membangun ulang faktur secara manual setiap bulan.
Bagaimana Renttix membantu
Identitas disimpan per unit
Setiap unit membawa catatannya sendiri dengan registri pengenal di belakangnya — nomor aset, nomor seri pabrikan, barcode, tag QR dan RFID. Pengenal dipensiunkan daripada digunakan kembali, dan label dicetak dari template Anda sendiri dalam ukuran yang Anda gunakan.
Antrian persiapan dan pemindaian pengambilan
Antrian gudang mencantumkan pesanan yang menunggu persiapan, pengiriman terdekat terlebih dahulu. Setiap pemindaian mengambil satu unit terhadap garis yang benar, dan menyelesaikan pengambilan mengubah pesanan menjadi siap sehingga pengiriman dapat melihat bahwa pesanan siap untuk pergi.
Triage pengembalian dan karantina
Pemesanan dengan pemindaian dengan penangkapan kondisi. Triage mengirim setiap unit ke zona kerja — pembersihan, inspeksi, bengkel atau karantina — dan catatan inspeksi menyimpan daftar periksa, tingkat kondisi, foto, dan pekerjaan perbaikan yang diangkat dari item yang gagal.
Definisi peralatan dan kelengkapan
Catat apa yang dikirimkan dengan peralatan lengkap — laptop, charger, dock, tas — dan Renttix memeriksa apa yang sebenarnya terpasang pada unit terhadap definisi itu pada inspeksi pengembalian, menamai apa pun yang kurang. Pengembalian yang kurang ditangkap di bangku, bukan pada pengambilan berikutnya.
Pertukaran aset di tengah penyewaan
Tukar unit yang gagal dengan pengganti pada garis pesanan itu sendiri. Renttix mencantumkan aset produk yang sama yang benar-benar gratis untuk tanggal yang tersisa, kemudian memperbarui status kedua unit dan riwayat penyewaan sehingga pemanfaatan dan lokasi tetap jujur.
Penagihan siklus untuk kontrak panjang
Penyewaan tanpa batas waktu ditagih pada siklus berulang daripada tanggal akhir tetap, dan kode jalankan faktur mengelompokkan pelanggan ke dalam jalur yang sesuai dengan mereka. Langganan kartu di file melalui Stripe mencakup kontrak perangkat terkelola yang diperbarui setiap bulan.
Alur kerja utama
Permintaan dan spesifikasi
Klien mengirimkan spesifikasi dan tanggal. Anda mengutip mesin, periferal, dan persyaratan build, dan kutipan dikirim untuk diterima secara online dengan perjanjian terlampir.
Reservasi dan alokasi nomor seri
Penerimaan mengubah kutipan menjadi penyewaan. Ketersediaan mengonfirmasi unit benar-benar gratis untuk tanggal tersebut, dan nomor aset spesifik dialokasikan ke pesanan sehingga Anda tahu nomor seri mana yang terikat.
Bangun, pilih, dan kirim
Pesanan mendarat di antrian persiapan. Bangku mengimaging dan menguji setiap unit, memindainya terhadap garis, dan menyelesaikan pengambilan menandai pesanan siap untuk kurir atau pengiriman van.
Dalam penyewaan dan dukungan
Klien melihat peralatan hidup mereka, faktur, dan dokumen di portal, mengajukan tiket dukungan di sana, dan meminta perpanjangan atau penghentian tanpa menelepon siapa pun. Unit yang gagal ditukar pada pesanan dan pengganti dikirim.
Pengembalian, penghapusan, dan pengisian ulang
Peralatan dipesan dengan pemindaian dengan kondisi ditangkap di tempat. Triage mengarahkan setiap unit ke pembersihan, inspeksi, bengkel, atau karantina, dan hanya inspeksi yang lulus yang mengembalikannya ke ketersediaan.
Integrasi terkait
Stripe
Kartu di file untuk kontrak perangkat bulanan dan tautan pembayaran pada faktur. Biaya berulang berjalan di akun Stripe Anda sendiri, jadi uang tidak pernah melewati kami.
QuickBooks
Faktur penjualan, nota kredit, dan jurnal didorong ke QuickBooks Online saat dibuat, pada pemetaan pelanggan, item, dan kode pajak yang Anda tetapkan sekali. Jalankan bulanan lebih dari dua ratus kontrak hidup berhenti menjadi hari pengetikan ulang di akhir bulan — ini hanya sisi penjualan, jadi entri pembelian tetap di QuickBooks.
HubSpot
Pelanggan, pesanan, dan faktur disinkronkan ke CRM Anda, dengan pengisian ulang untuk riwayat yang sudah Anda pegang. Berguna ketika manajer akun bekerja dengan kesepakatan di HubSpot dan operasi bekerja dengan penyewaan di Renttix.
SSO
Staf masuk melalui penyedia identitas Anda sendiri melalui SAML atau OIDC, dengan aturan domain dan penegakan. Perusahaan penyewaan IT lebih sering ditanya tentang ini dalam tinjauan keamanan daripada perdagangan lainnya.
Zapier
Setiap acara webhook Renttix adalah pemicu Zapier — pesanan baru, pesanan selesai, kutipan diterima. Hubungkan mereka ke meja layanan Anda sehingga penyebaran baru membuka tiket yang dibutuhkan tanpa ada yang mengetik ulang.
Shopify
Jalankan etalase untuk penyewaan peralatan jangka pendek dengan ketersediaan langsung, kupon, dan deposit, dan biarkan rencana penjualan menangani sisi berulang untuk pelanggan yang menginginkan penyewaan perangkat bulanan secara online.
Pertanyaan umum
Ya. Setiap unit adalah catatan asetnya sendiri, dan registri pengenal menyimpan nomor aset, nomor seri pabrikan, barcode, tag QR dan RFID terhadapnya. Pengenal dipensiunkan daripada digunakan kembali, jadi label lama tidak akan pernah mengarah ke mesin yang salah. Riwayat penyewaan, riwayat pemeliharaan, dan kondisi ada pada unit, sehingga Anda dapat menjawab nomor seri mana yang ada di mana.
Tidak sebagai satu baris harga, tidak. Memilih bundel menempatkan laptop, dock, dan charger ke dalam pesanan dalam satu tindakan, tetapi mereka mendarat sebagai baris terpisah — masing-masing dengan tarifnya sendiri dan pajaknya sendiri, dilacak secara individual untuk inventaris dan pengiriman — dicap dengan bundel asalnya, dan diskon bundel diterapkan ke masing-masing. Secara terpisah, definisi peralatan mencatat komponen yang dikirimkan dengan unit lengkap, dan Renttix memeriksa itu terhadap apa yang sebenarnya terpasang pada unit saat inspeksi pengembalian. Bundel adalah cara Anda menambahkan set dalam satu langkah; definisi peralatan adalah cara Anda membuktikan bahwa itu kembali utuh.
Unit yang dikembalikan dipesan dengan pemindaian dan melalui triage. Catatan inspeksi untuk unit tersebut menyimpan hasil daftar periksa, tingkat kondisi, foto, dan disposisi yang diambil, sehingga penghapusan dan re-image adalah bukti terhadap nomor seri daripada asumsi, dan item yang gagal mengangkat pekerjaan perbaikan yang membawa kegagalan sebagai deskripsi kesalahannya. Apa pun yang gagal dapat dikarantina, yang menempatkan penahanan yang memblokirnya dari pemesanan.
Ya. Penyewaan tanpa batas waktu tidak memiliki tanggal pengembalian tetap dan ditagih pada siklus berulang, dengan tanggal faktur berikutnya bergulir maju setiap periode. Kode jalankan faktur mengelompokkan pelanggan ke dalam jalur yang sesuai dengan mereka. Untuk kontrak kartu di file, langganan Stripe ditagih di akun Stripe Anda sendiri dan menulis faktur ke Renttix pada setiap ketukan.
Ya. Aset milik depot, dan transfer stok memindahkannya antara lokasi melalui status diminta, disetujui, dalam transit, dan diterima. Depot penerima menjalankan pemeriksaan kondisi saat tiba; apa pun yang tidak muncul ditandai hilang daripada diam-diam dihapus. Laporan stok depot menunjukkan apa yang ada di mana.
Tukarkan pada garis pesanan. Renttix menunjukkan unit produk yang sama yang benar-benar gratis untuk tanggal yang tersisa, kemudian memindahkan alokasi dan memperbarui status kedua unit dan riwayat penyewaan. Unit yang gagal dapat diarahkan ke bengkel sebagai pekerjaan perbaikan, dan catatan pelanggan menunjukkan mesin yang sebenarnya mereka miliki.
Siap memodernisasi operasi penyewaan Anda?
Pembayaran + deposit diaktifkan • Penyiapan cepat • Uji coba tanpa kartu kredit