Software Dispatch Rental: Cara Merencanakan Pengiriman, Sopir, dan Peralatan

Mengirim satu unit peralatan dari depot ke satu pelanggan adalah masalah yang sudah terpecahkan: pilih seorang sopir, beri alamat, lalu ia berangkat. Mengirim dua belas atau dua puluh unit peralatan ke dua belas atau dua puluh pelanggan berbeda pada hari yang sama, sebagian dikirim, sebagian diambil kembali, sebagian sudah terikat pada slot pagi yang tetap, sebagian lagi fleksibel, adalah masalah yang sama sekali berbeda. Ini sama-sama soal pengurutan dan penjadwalan: titik mana yang berdekatan, sopir mana yang memang sudah menuju ke arah sana, dan alamat mana yang benar-benar bisa dijangkau, yang harus dipastikan sebelum rute disepakati, bukan baru diketahui setelah van dimuati dan berangkat.

Itulah bagian dari dispatch rental yang paling jarang mendapat perhatian. Banyak yang bisa dibahas tentang apa yang terjadi setelah sopir berangkat, mulai dari aplikasi sopir yang mereka gunakan di jalan hingga pengalaman pengiriman yang dilihat pelanggan saat menunggu, dan lebih banyak lagi tentang menangkap bukti yang solid pada saat serah terima. Artikel ini membahas tahap sebelum semua itu: layar perencanaan di kantor, tempat rute hari itu benar-benar disusun, sebelum sopir meninggalkan depot. Jika rute disusun dengan buruk, sebagus apa pun aplikasi atau selengkap apa pun bukti serah terima tidak akan memperbaiki akibatnya, sopir yang melewati kode pos yang sama tiga kali dalam sehari, titik pemberhentian yang baru disadari berada di luar area layanan setelah sopir sudah terparkir di depannya, atau kunjungan mingguan pelanggan tetap yang terlupakan karena tak ada yang menyusun ulang rute dari daftar minggu sebelumnya.

Titik awal untuk rute harian seharusnya adalah pemesanan yang sudah ada, bukan daftar baru yang diketik ulang oleh siapa pun yang merencanakan rute pagi itu. Sebuah pesanan sewa sudah memuat alamat pengiriman, barang yang keluar atau kembali, kontak di lokasi, dan tanggal-tanggal terkait, karena informasi itu ditangkap saat pesanan dibuat, bukan dikarang ulang saat dispatch. Mengetik ulang salah satu data itu ke alat perencanaan terpisah adalah sumber kesalahan yang paling umum: angka yang tertukar pada kode pos, nomor kontak yang tersalin dari baris yang salah, jumlah barang yang diam-diam melenceng dari yang sebenarnya disepakati.

Di Renttix, tugas pengiriman dan pengambilan direncanakan langsung di papan dispatch, diambil dari pesanan itu sendiri, bukan dari spreadsheet terpisah. Ini lebih penting daripada kedengarannya: orang yang merencanakan rute harian bekerja dari catatan yang sama dengan tempat pesanan pelanggan berada, sehingga perubahan pada pesanan, jumlah yang diperbarui, kontak lokasi yang berbeda, tanggal yang dijadwalkan ulang, langsung menjadi perubahan yang muncul di papan, bukan sesuatu yang harus disampaikan terpisah kepada pihak yang mengelola rencana rute.

Setelah tugas hari itu ada, langkah berikutnya adalah menyusunnya menjadi sesuatu yang bisa dijalani sopir dalam urutan yang masuk akal. Ini bukan hal yang rumit: mengelompokkan pengiriman dan pengambilan yang berdekatan ke dalam rute yang sama, alih-alih membiarkan satu sopir berzigzag melintasi kota sementara sopir lain hanya menempuh tiga jalan di dekatnya, adalah prinsip dasar perencanaan rute yang sudah lama dikenal. Manfaatnya jelas: jarak tempuh lebih pendek, lebih sedikit waktu terbuang antar titik, dan rute yang bisa diingat sopir di kepalanya, bukan yang didikte langkah demi langkah oleh GPS yang tidak tahu apa yang akan terjadi berikutnya.

Di papan dispatch, tugas dikelompokkan berdasarkan rute dan langsung ditugaskan ke sopir, sehingga orang yang merencanakan hari itu bisa melihat bentuk keseluruhan rute saat sedang disusun: titik mana yang sebaiknya digabung, sopir mana yang harinya sudah ringan dan bisa menambah satu tugas lagi, dan tugas mana yang belum ditugaskan ke siapa pun. Menyusun gambaran ini di papan dispatch, alih-alih menyulap daftar cetak dan peta terpisah, membuat rute menjadi satu rencana tunggal, bukan beberapa dokumen yang semuanya harus selaras pada saat sopir berangkat.

Salah satu masalah yang paling bisa dihindari dalam perencanaan dispatch adalah alamat yang sejak awal tidak seharusnya diterima. Pemesanan yang diambil lewat telepon, atau alamat pelanggan lama yang dipakai ulang untuk pesanan baru, bisa saja berada di luar area yang benar-benar bisa dilayani sebuah depot, dan hal itu baru diketahui saat sopir sudah terparkir di depan gerbang, empat puluh menit setelah jadwalnya, sambil menelepon kantor menanyakan apa yang harus dilakukan.

Renttix menangani hal ini pada tahap perencanaan, bukan di jalan. Setiap depot memiliki area layanan yang ditentukan sebagai poligon yang digambar di peta, dan alamat pengiriman diperiksa terhadap area itu. Pesanan yang dibuat melalui toko daring yang terhubung akan diblokir sebelum checkout jika alamatnya berada di luar cakupan depot terkait, sehingga pemesanan itu sejak awal tidak pernah diterima. Untuk pesanan yang masuk ke papan lewat jalur lain, pemeriksaan yang sama berlaku saat hari itu direncanakan: titik pemberhentian di luar area layanan sebuah depot ditandai sebagai di luar area di papan dispatch selagi rute masih disusun, bukan setelah van meninggalkan depot. Itulah perbedaan yang berarti: percakapan tentang apakah sebuah tugas realistis terjadi di layar perencanaan, dengan cukup waktu untuk mengalihkannya ke depot yang tepat atau menanyakannya kepada pelanggan, bukan di ponsel seseorang yang berhenti di bahu jalan.

Banyak bisnis sewa yang sebenarnya adalah bisnis berulang: pelanggan yang sama mengambil barang yang sama pada hari yang sama setiap minggu, atau kontrak yang berjalan berbulan-bulan dengan pengiriman dan pengambilan pada interval tetap. Merencanakan rute dari lembar kosong setiap hari, bahkan untuk pelanggan yang polanya tidak pernah berubah, adalah usaha yang sia-sia, dan juga risiko keandalan. Jika penyusunan rute besok bergantung pada seseorang yang mengingat bahwa pelanggan tertentu sudah jatuh tempo untuk kunjungan mingguannya, cepat atau lambat ada yang akan lupa.

Jadwal berulang mengatasi ini dengan menghasilkan sendiri tugas-tugas dispatch. Pola ditetapkan sekali, dan sejak itu, pengiriman dan pengambilan terkait otomatis muncul di papan pada hari yang tepat, sudah tercap dengan rute asalnya. Depot yang merencanakan minggu depan tidak memulai dari nol; kunjungan berulang sudah berada di hari-hari yang sesuai, dan pekerjaan perencanaan sebenarnya adalah menyesuaikan tugas yang baru atau satu kali, lalu menyelaraskannya di sekitar jadwal yang sudah ada.

Kasus yang berkaitan namun berbeda adalah masa sewa yang mencakup komponen servis berkelanjutannya sendiri, bukan sekadar pengiriman sekali jalan diikuti pengambilan di akhir. Toilet portabel dalam masa sewa panjang yang perlu diservis setiap minggu adalah contoh paling jelas: unitnya keluar sekali, tetapi seorang sopir harus kembali ke lokasi dengan siklus tetap selama masa sewa berlangsung, dan setiap kunjungan itu adalah tugas tersendiri dengan catatannya sendiri bahwa kunjungan itu telah terjadi.

Menambahkan lini servis ke sebuah pesanan menangani hal ini secara langsung: Renttix kemudian menghasilkan jadwal kunjungan untuk sepanjang masa sewa, dan setiap kunjungan dilacak melalui siklusnya sendiri, dari terjadwal, selesai, hingga siap difaktur. Langkah terakhir ini penting bagi perencanaan sama seperti bagi penagihan: kunjungan yang selesai dan berada di status siap difaktur adalah sinyal yang terlihat bahwa tugas itu benar-benar terjadi dan ditutup dengan benar, bukan sesuatu yang harus ditagih ulang secara terpisah di akhir bulan.

Merencanakan rute dengan baik hanyalah separuh pekerjaan; mengetahui bagaimana rute itu benar-benar berjalan setelah sopir berangkat adalah separuh lainnya. Setelah sebuah tugas ditugaskan dan sedang dikerjakan sopir, statusnya terlihat oleh kantor secara langsung. Tugas yang sedang berjalan, tertahan, atau selesai muncul di papan yang sama tempat tugas itu direncanakan, bukan baru diketahui saat sopir kembali ke depot di akhir hari.

Bagi seorang dispatcher, itulah bedanya antara bereaksi terhadap masalah selagi masih ada waktu untuk melakukan sesuatu, dan mengetahuinya setelah kejadian. Jika sebuah tugas lebih jauh di rute akan terlambat karena titik sebelumnya memakan waktu lebih lama dari perkiraan, hal itu terlihat selagi sisa hari masih bisa disesuaikan. Pengalaman sopir itu sendiri dalam mengerjakan tugas, menangkap tanda tangan, foto, dan sebagainya, adalah topik yang layak mendapat artikelnya sendiri; dari sisi perencanaan, yang penting adalah papan dispatch dan aplikasi sopir membaca tugas yang sama, bukan dua sistem terpisah yang harus disesuaikan secara manual.

Sebagai ilustrasi, ambil contoh sebuah depot yang merencanakan pengiriman dan pengambilan untuk esok hari dalam satu rute campuran: sejumlah pesanan baru yang sifatnya sekali jalan dan masuk minggu itu, beberapa masa sewa jangka panjang yang kunjungan servis mingguannya sudah jatuh tempo, dan dua pengambilan untuk masa sewa yang berakhir. Tidak satu pun dari itu perlu disusun dari daftar terpisah. Pesanan sekali jalan ada di papan karena memang dipesan sebagai pesanan sejak awal; kunjungan servis mingguan sudah ada di sana karena dihasilkan oleh lini servisnya; dan pengambilan ada di papan karena tanggal berakhirnya masa sewa yang memicunya. Pekerjaan sebenarnya bagi perencana pagi itu adalah memeriksa setiap alamat yang ditandai di luar area, mengelompokkan sisa titik pemberhentian ke dalam rute yang masuk akal berdasarkan area, dan menugaskannya ke sopir yang sedang bertugas, bukan menciptakan ulang rute yang sebagian besar sudah ada di sana, menunggu untuk disusun.

Itulah alasan sesungguhnya untuk memperlakukan perencanaan dispatch sebagai disiplin tersendiri, terpisah dari aplikasi sopir maupun catatan pengiriman: inilah tahap saat satu hari berubah menjadi rencana yang realistis dan tersusun rapi, atau menjadi daftar niat baik yang berantakan pada pertengahan pagi. Jika Anda ingin melihat bagaimana rute campuran seperti ini akan terlihat di papan dispatch Anda sendiri, dengan depot, area layanan, dan pelanggan tetap Anda sendiri, pesan demo dan kami akan memandu Anda melihatnya.