تأجير معدات التموين هو عملية حسابية. حفل زفاف واحد يتطلب تسعمائة قطعة من الأواني، وأربعمائة كأس، ومجموعة من أدوات المائدة، وبياضات الطاولات، وغرفة تبريد متنقلة، جميعها تغادر في نفس الحمولة وجميعها مستحقة العودة يوم الثلاثاء. جزء من المخزون هو معدات مرقمة بقيمة آلاف — أفران كومبي، خزائن ساخنة، غسالات زجاج — وجزء يتم حسابه بالعشرات ويتم شطبه بالصندوق. تصل التوصيلات في نافذة الوصول للمكان، وليس نافذتك، والفرق بين ما خرج وما عاد هو رقم حقيقي يجب إثباته قبل أن تتمكن من تحصيل الرسوم عليه. Renttix يتعامل مع كلا النوعين من المخزون في طلب واحد.
فئات المعدات المدعومة
التحديات الشائعة في تأجير الطعام
الحساب بالمئات، مرتين
يتم حساب كل طلب من المخزن وإعادته. ست صناديق من الأواني الزجاجية واثني عشر صندوقًا من الأطباق تستغرق ساعة من يوم شخص ما في كل طرف، ونادرًا ما تتفق الأرقام في المرة الأولى.
نوعان من المخزون، طلب واحد
طلب حدث واحد يخلط بين فرن كومبي مرقم مع ستمائة كأس محسوبة بالكمية. يحتاجون إلى منطق توافر مختلف، معالجة عودة مختلفة ورسوم مختلفة، لكنهم يخرجون في نفس الشاحنة.
نوافذ الوصول للمكان
يجب أن تكون المعدات في المكان قبل الخدمة وخارجها بعد آخر ضيف. تضيق مواقف التحميل، المصاعد الخدمية والوصول إلى الأرضية في الخيمة الفتحة، والشاحنة المتأخرة هي مشكلة يراها العميل فورًا.
الخلافات حول الكسر لاحقًا
أربعة عشر كأسًا مكسورًا وصينية متشققة تتحول إلى مكالمة هاتفية بعد ثلاثة أسابيع من الحدث. بدون عودة محسوبة وصور، تصبح الرسوم تفاوضًا بدلاً من سطر في الفاتورة.
المخزون الذي ينجرف خارج الساحة
تعود الصناديق إلى الرف الخاطئ، يتم سحبها إلى وظيفة أخرى في اللحظة الأخيرة، أو لا تعود على الإطلاق. ينجرف الرقم في الكتاب والرقم على الرف بهدوء حتى لا يمكن تلبية طلب كبير.
الأوراق الكهربائية والغازية
تحتاج الأفران، الثلاجات وغسالات الزجاج إلى اختبار دوري، وتطلب الأماكن الشهادة. تتبع الوحدة التي تم اختبارها آخر مرة، وإيقاف واحدة منتهية الصلاحية من الخروج، من السهل أن تضيع في صيف مزدحم.
كيف يساعد Renttix
خطوط الكمية المحسوبة دخولًا وخروجًا
يتم إعداد الأواني، الأواني الزجاجية وأدوات المائدة كمنتجات تعتمد على الكمية. يسجل الطلب ما خرج؛ يسجل الإيقاف ما عاد. Renttix يقارن بين الاثنين ويشير إلى النقص لكل سطر بدلاً من كتلة واحدة.
المعدات المرقمة والمخزون بالجملة معًا
يمكن تتبع فرن كومبي كأصل فردي برقم وتاريخ خاص به، بينما يتم تتبع الأواني الزجاجية بجانبه في نفس الطلب بالكمية. يعمل التوافر والعودة بشكل صحيح لكليهما.
الاختيار والحجز المدفوع بالمسح
تسرد قائمة الانتظار في المستودع الطلبات حسب تاريخ التسليم. يقوم الموظفون بمسح الباركود أو أرقام الأصول لاختيار السطر الصحيح، ويمسحون عند العودة مع الحالة. حجز الأصل كمتضرر أو مفقود يغير حالته في الحال، لذلك يتوقف عن كونه متاحًا حتى يتم التعامل معه.
رسوم الكسر أو التنازل
تقارير الأضرار تحمل صورًا، وصفًا، قرارًا بالمسؤولية ورسومًا تحتاج إلى الموافقة. إذا كنت تفضل بيع التغطية، يمكن تكوين مستويات التنازل عن الأضرار مع قسط ومبلغ التغطية، وتتبع المطالبات ضدها.
فتحات التسليم التي سيقبلها المكان
تحمل الطلبات نافذة زمنية للتسليم واتصال بالموقع. يقوم مجلس الإرسال بجدولة التسليم والجمع بشكل منفصل، ويمكن للمركبات حمل حدود الوزن والحجم حتى لا يتم التخطيط لحمل على شاحنة لن تأخذه.
الجرد الذي يحسم الجدل
قم بإجراء جرد عبر كل شيء، فئة أو مستودع واحد. يعرض Renttix الرقم المتوقع مقابل الرقم المحسوب مع التباين لكل سطر، وتعديل الجرد يعدل الكتاب. مستويات المخزون المنخفضة تشير إلى الخطوط قبل نفادها.
سير العمل الرئيسي
الاستفسار والعرض
خذ ملخص الحدث — الأغطية، نمط الخدمة، التاريخ — وقم ببناء عرض مع الأواني، الأواني الزجاجية، البياضات ومعدات الطهي. يتم التحقق من التوافر في تواريخ التأجير قبل إرساله.
تأكيد وجدولة التسليم
قم بتحويل العرض إلى طلب، سجل عنوان المكان، نافذة زمنية للتسليم واتصال بالموقع، ودع مجلس الإرسال يرفع وظيفة التسليم في التاريخ الصحيح.
الاختيار والحساب للخروج
يصل الطلب إلى قائمة انتظار المستودع. يقوم الموظفون بمسح أو حساب كل سطر، يتم تسجيل الكمية المختارة ضد الطلب، ويتم وضع علامة على الحمولة بأنها جاهزة حتى يتمكن الإرسال من رؤيتها جاهزة للذهاب.
التسليم في النافذة
يعمل السائق على تشغيل المهمة من وظيفة الإرسال، مع اتصال المكان، ملاحظات الوصول والنافذة الزمنية على الشاشة. يلتقط إثبات التسليم توقيعًا، اسم المستلم وصورًا لما تم تركه.
الجمع، التسوية والفاتورة
تجلب وظيفة الجمع كل شيء. يتم مقارنة العوائد المحسوبة بالطلب سطرًا بسطر، يرفع النقص والكسر تقريرًا بالأضرار مع رسوم، ويذهب التأجير إلى تشغيل الفاتورة.
عمليات التكامل ذات الصلة
Xero
أرسل فواتير التأجير، رسوم الكسر والملاحظات الائتمانية إلى Xero، حتى يتم إغلاق أوراق الحدث في الدفتر دون إعادة الكتابة.
Stripe
استلم الدفع بالبطاقة على الفواتير والودائع، بما في ذلك من بوابة العميل، حتى يتمكن المكان أو العميل الخاص من التسوية دون مكالمة هاتفية.
Google Maps
البحث عن العناوين في الطلبات والتخطيط خلف تخطيط المسار، حتى يتم ترميز عناوين الأماكن بشكل صحيح ويتم ترتيب التسليمات اليومية بشكل منطقي.
Twilio
قم بتوصيل حساب Twilio الخاص بك. عندما يحدد السائق مهمة في الطريق، يمكن إرسال رسالة نصية إلى جهة اتصال المكان بتقدير وقت الوصول ورابط تتبع مباشر.
WooCommerce
بيع تأجير الحفلات الصغيرة والمستهلكين عبر الإنترنت مع التوافر المباشر، واجعل تلك الطلبات تسقط في نفس المخزون والإرسال مثل عملك التجاري.
Calendar feed
اشترك في جدول الإرسال كتغذية iCal حتى تظهر تسليمات وجمعات الأسبوع في تقويم Google أو Outlook لفريق العمليات.
الأسئلة الشائعة
نعم. قم بإعدادها كمنتجات تعتمد على الكمية ويسجل الطلب الكمية التي خرجت. عندما يتم إيقاف التأجير، تدخل العائد المحسوب، وRenttix يقارنها سطرًا بسطر مع الكمية الأصلية ويشير إلى أي نقص. يجلس النقص على الطلب، لذلك تستند رسوم الكسر إلى عدد مسجل بدلاً من ذاكرة.
نعم. المنتجات إما تعتمد على الأصول، حيث يكون لكل وحدة رقم وتاريخ خدمة خاص بها، أو تعتمد على الكمية، حيث تحتفظ بمجموعة. كلا النوعين يجلسان على نفس الطلب مع تطبيق منطق التوافر الصحيح لكل منهما. يمكن لطلب حدث واحد بالتالي أن يخلط بين فرن كومبي مرقم وصناديق من الأواني الزجاجية والبياضات.
بطريقتين. يمكنك رفع تقرير بالأضرار ضد الطلب مع العناصر، الصور، الوصف وما إذا كان العميل مسؤولًا، ثم تعيين رسوم تمر بمرحلة الموافقة. أو يمكنك تشغيل مستويات التنازل عن الأضرار، كل منها مع قسط ومبلغ التغطية، وتسجيل المطالبات ضد التغطية التي اشتراها العميل.
تحمل الطلبات نافذة زمنية للتسليم، اتصال بالموقع وملاحظات الوصول، ويقوم مجلس الإرسال بجدولة التسليم والجمع كوظائف منفصلة. يمكن تثبيت التوقفات حتى لا يقوم محسن المسار بتحريك تسليم حرج زمنيًا، ويمكن للمركبات حمل حدود الوزن والحجم حتى يتم التخطيط لحمل على شاحنة يمكن أن تأخذه.
نعم. تحدد أنظمة التفتيش بفاصل زمني — PAT هو الشائع للأجهزة الكهربائية للتموين — وتحددها لفئة أو منتج. يتتبع Renttix ما هو مستحق وما هو متأخر، ولكل نظام سياسة: تجاهل، تحذير، أو منع الأصل من الخروج حتى يتم إعادة اختباره.
استأجره من الباطن. يحتوي Renttix على سجل تأجير فرعي يربط المورد، المعدات، السعر المتفق عليه، فترة التأجير والطلب الذي يغطيه، جنبًا إلى جنب مع أرجل النقل بين المورد، المستودع والعميل. تحتفظ بتكلفة المخزون المستأجر مرئية ضد الوظيفة بدلاً من العثور عليها في فاتورة المورد لاحقًا.
هل أنت مستعد لتحديث عمليات التأجير الخاصة بك؟
المدفوعات + الودائع مُفعّلة • إعداد سريع • تجربة بدون بطاقة ائتمان