Vollständiger Auftragslebenszyklus
Jede Vermietung beginnt mit einem Gespräch — einem Telefonanruf, einer E-Mail oder einer persönlichen Anfrage. Renttix bietet Ihrem Team die Werkzeuge, um dieses Gespräch in wenigen Minuten, nicht Stunden, in eine bestätigte Buchung umzuwandeln.
Erstellen Sie Angebote direkt aus dem System mit präzisen Preisen, die aus Ihren Preisdefinitionen abgerufen werden. Wandeln Sie akzeptierte Angebote mit einem einzigen Klick in aktive Aufträge um, wobei jede Position, die Lieferadresse und besondere Anweisungen übernommen werden. Von dort aus durchläuft der Auftrag klare Status — Entwurf, bestätigt, vermietet, zurückgegeben — sodass jeder im Unternehmen genau weiß, wo der Stand der Dinge ist.
Die Zuweisung von Vermögenswerten erfolgt zum Zeitpunkt der Bestätigung. Das System überprüft die Echtzeitverfügbarkeit in Ihren Depots, kennzeichnet Konflikte, bevor sie auftreten, und weist spezifische serialisierte Vermögenswerte oder Lagerbestände dem Auftrag zu. Sobald die Ausrüstung vermietet ist, verfolgt Renttix automatisch die Mietdauer, berechnet die Gebühren, während die Tage anfallen, und informiert Ihr Team, wenn die Mindestmietdauer erreicht oder überschritten wird.
Dies ist kein zusätzliches Workflow-Tool, das über eine generische Datenbank gelegt wurde. Es ist speziell für die tatsächlichen Abläufe von Vermietungsunternehmen entwickelt — wo Aufträge sich ändern, Ausrüstungen während der Mietzeit getauscht werden und Kunden ohne Vorwarnung verlängern.
Rückgaben, Schäden und Abschlussgebühren
Das Ende eines Mietzeitraums ist der Punkt, an dem die meisten Vermietungsunternehmen Zeit und Geld verlieren. Die Ausrüstung kommt ungeprüft zurück, Schäden werden nicht dokumentiert, und die finalen Rechnungen verzögern sich, weil niemand festgehalten hat, was beim Rückgabeprozess passiert ist.
Renttix verwaltet den gesamten Rückgabeprozess in einem strukturierten Workflow. Wenn ein Kunde anruft, um eine Rückgabe zu vereinbaren, erstellt Ihr Team eine Rückgabeanfrage, die einen Abholauftrag auslöst. Bei der Ankunft im Depot erfasst der Buchungsprozess den Zustand jedes einzelnen Artikels – mit Schadensnotizen, Fotos und Kategorisierungen, die in den Workflow integriert sind.
Abgleichlisten sorgen dafür, dass nichts übersehen wird. Jede Rückgabe wird mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen, sodass Ihr Team sofort weiß, ob Artikel fehlen, beschädigt sind oder an das falsche Depot zurückgegeben wurden. Schadensgebühren werden berechnet und der Bestellung hinzugefügt, bevor die finale Rechnung erstellt wird, wodurch das Hin und Her, das Zahlungen verzögert, entfällt.
Das Ergebnis ist ein klarer, prüfbarer Rückgabeprozess, der Ihre Einnahmen schützt und Ihre Bestandsaufzeichnungen genau hält.
Lieferabschluss und Arbeitsabläufe im Außendienst
Die Anlieferung von Equipment ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, zu bestätigen, dass es angekommen ist, die richtigen Artikel geliefert wurden und dass jemand vor Ort den Erhalt anerkannt hat.
Renttix verbindet Ihr Büroteam mit Fahrern und Außendienstmitarbeitern über die Arbeitsabläufe zum Lieferabschluss. Wenn ein Fahrer vor Ort ankommt, bestätigt er die Lieferung über das System – dabei werden Unterschriften, Fotos und GPS-Koordinaten als Nachweis erfasst. Diese Informationen fließen in Echtzeit ins Büro zurück, sodass Ihr Operationsteam genau sehen kann, was wann geliefert wurde.
Für Abholungen läuft derselbe Workflow in umgekehrter Richtung. Fahrer bestätigen, was sie abgeholt haben, vermerken eventuelle Probleme, und das Büro erhält einen vollständigen Bericht, bevor das Equipment überhaupt wieder im Depot ankommt.
So entfallen die Papierliefernachweise, die in Fahrerkabinen verloren gehen, die Streitigkeiten mit Kunden und die Stunden, die damit verbracht werden, Fahrer am Ende jedes Tages um Bestätigung zu bitten.
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Häufige Fragen zu Vermietungsoperationen
Ja. Akzeptierte Angebote werden mit einem einzigen Klick in aktive Bestellungen umgewandelt. Jede Position, die Lieferadresse, der Preis und besondere Anweisungen werden automatisch übernommen, sodass Ihr Team keine Daten doppelt eingeben muss.
Verlängerungen und Wechsel werden direkt im aktiven Auftrag bearbeitet. Ihr Team kann Mietzeiträume verlängern, einzelne Assets tauschen oder Mengen anpassen, ohne einen neuen Auftrag zu erstellen. Die Abrechnungs-Engine berechnet die Gebühren automatisch basierend auf dem aktualisierten Mietzeitraum.
Der Buchungsprozess fordert Ihr Team auf, Schäden mit Notizen, Fotos und einer Schadenskategorie zu dokumentieren. Die Schadensgebühren werden berechnet und der Bestellung hinzugefügt, bevor die endgültige Rechnung erstellt wird, sodass nichts übersehen wird.
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