Insättningar och skadeprocesser som lever utanför ditt uthyrningssystem kan inte försvaras
Utrustning kommer tillbaka skadad. Insättningen togs vid bokningen, men avdragprocessen lever i ett kalkylblad, en separat betalterminal, och ett telefonsamtal till ekonomiteamet. Vid tidpunkten för belastningen, tvistar kunden om skadan, och det utgående tillståendet dokumenterades inte, och det finns ingen uppteckning som kopplar skadan till hyresavtalet. Skador som borde återhämta intäkter blir en avskrivning. Problemet är inte att skador sker - det är att dokumentationen inte är tillräckligt tajt för att försvara avgiften.
Hur Renttix hanterar insättningar och skador
Depositionstagning vid bokning
Säkerhetsdepositioner registreras vid bokningstillfället som en rad i uthyrningsposten. Depositionens belopp är synligt för reception och ekonomi under hela uthyrningsperioden – inte bara vid återlämnandet.
Registrering av utrustningens skick vid överlämning och återlämning
Utrustningens skick loggas både vid utgående och återlämnande inspektioner. Uthyrningsposten håller reda på skicket vid båda punkterna. När skador ifrågasätts visar posten exakt vad som avtalades vid överlämning och vad som upptäcktes vid återlämning.
Skaderapportering vid återlämning
När utrustningen återlämnas skadad, loggas skadan direkt mot uthyrningsposten – inte i ett separat system. Beskrivning, svårighetsgrad och beräknad kostnad registreras och kopplas till uthyrningsavtalet.
Behandling av avdrag på deposition
När skador har registrerats, upprättas en avdragsavgift direkt från depositionen som hålls mot den uthyrningen. Delvisa avdrag, fulla förluster och fullständiga återlämnanden hanteras alla från uthyrningsposten utan ett separat betalningsflöde.
Varför dokumenterad skadahantering skyddar dina marginaler
Dokumentation redo för tvist vid varje uthyrning
Varje deposition, villkorsnotering och skadekostnad lagras mot uthyrningsavtalet. När en kund bestrider en skadekostnad är bevisen - skick vid överlämning, skada vid återlämning, överenskomna depositionsvillkor - omedelbart tillgängliga från en enda post.
Alla depositioner synliga i en översikt
Ekonomiavdelningen kan se vilka uthyrningar som har depositioner, vilka som delvis har dragits av och vilka som ska frigöras - utan att behöva söka i individuella bokningar. Utestående depositioner missas aldrig.
Historik över tillstånd på tillgångar för alla uthyrningar
Skador som registreras vid återlämning lagras mot tillgångens register såväl som uthyrningen. Med tiden bygger varje tillgång en tillståndshistorik som avslöjar mönster - användbart för försäkringsdokumentation och underhållsplanering.
Stripe depåhåll för kortbetalningar
För företag som använder Stripe-integrationen kan depositioner tas som ett kortautoriseringhåll istället för en omedelbar avgift. Hållet släpps eller omvandlas till en avgift från uthyrningsposten när uthyrningen stängs.
Frågor om skador och insättningar
I Renttix registreras utrustningsskador direkt mot uthyrningsposten vid återlämnandet. Skaderegistreringen inkluderar en beskrivning, allvarlighetsgrad och kostnadsberäkning, och kopplas till uthyrningsavtalet. Tillgångspostens register uppdateras också, vilket bygger en historik över tillståndet för alla uthyrningar.
Säkerhetsdepositioner registreras som en post i uthyrningsposten vid bokningstillfället. Depositionen hålls mot uthyrningen och är synlig för reception och ekonomi under hela uthyrningsperioden. När uthyrningen avslutas, frigörs depositionen, dras delvis av för skador, eller förverkas helt — allt sköts från uthyrningsposten.
När skador kostar mindre än hela depositionen, görs ett delvis avdrag från uthyrningsposten. Det avdragna beloppet, orsaken till avdraget, och det kvarvarande saldot registreras alla. Resterande belopp frigörs till kunden. Den fullständiga transaktionshistoriken lagras mot uthyrningen för referens.
Ja. Utrustningens skick registreras vid besiktningen före uthyrningen och lagras mot uthyrningsposten. När samma utrustning återlämnas registreras återlämningsskicket i samma post. Denna dokumentation före och efter utgör grunden för alla skador och skyddar verksamheten vid eventuella kundtvister.
Redo att byta ut dina kalkylblad?
Utforska hela plattformen gratis i 14 dagar. Ingen kreditkort krävs.